Chuẩn bị hồ sơ xin visa Việt Nam đúng chuẩn là yếu tố quyết định giúp hồ sơ của bạn được xét duyệt nhanh chóng, tránh bị từ chối. Tùy theo từng loại visa như du lịch, lao động, doanh nghiệp, kết hôn hay thăm thân, giấy tờ cần nộp sẽ có sự khác biệt. Bài viết này hướng dẫn đầy đủ, cập nhật theo quy định visa Việt Nam mới nhất 2025, giúp bạn nắm rõ từng loại giấy tờ, yêu cầu dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự, hạn chế tối đa thiếu sót khi nộp hồ sơ xin visa.
Nội dung chính
I. Hồ sơ xin visa cơ bản cần chuẩn bị cho mọi loại visa
Khi xin visa Việt Nam, dù là visa du lịch, lao động, thăm thân hay doanh nghiệp, người nộp hồ sơ đều cần chuẩn bị trước những giấy tờ cơ bản sau:
-
Đơn xin cấp visa: sử dụng mẫu NA1, NA2 hoặc NA3 tùy vào mục đích nhập cảnh.
-
Hộ chiếu gốc: còn hạn sử dụng ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh.
-
Ảnh thẻ: kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
-
Công văn nhập cảnh: yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các loại visa trừ e-visa.
-
Lệ phí cấp visa: nộp theo biểu phí visa hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
👉 Xem chi tiết thủ tục xin visa Việt Nam đầy đủ cập nhật 2025.
Việc chuẩn bị hồ sơ làm visa đúng và đủ không chỉ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng mà còn tăng đáng kể khả năng đậu visa. Nếu thông tin trong hồ sơ thiếu, sai lệch hoặc không rõ ràng, khả năng bị từ chối visa sẽ rất cao – và thường không được hoàn lại lệ phí đã nộp.
II. Hồ sơ bổ sung theo từng loại visa Việt Nam (Mục đích nhập cảnh)
Tùy theo mục đích nhập cảnh, hồ sơ xin visa sẽ có những yêu cầu riêng biệt. Việc chuẩn bị đúng loại hồ sơ không chỉ giúp bạn tăng tỉ lệ đậu visa, mà còn rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ làm visa theo từng loại phổ biến năm 2025.
1. Hồ sơ xin visa du lịch
-
Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng
-
Ảnh thẻ đúng kích thước và thời gian quy định
-
Tờ khai xin visa du lịch (điền online hoặc bản giấy)
-
Lịch trình chi tiết chuyến đi
-
Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi
-
Xác nhận đặt phòng khách sạn
-
Giấy tờ chứng minh tài chính: sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất
-
Giấy tờ chứng minh công việc: hợp đồng lao động, bảng lương, đơn xin nghỉ phép có xác nhận
Xem thêm: Thủ tục xin visa du lịch Việt Nam cho người nước ngoài
2. Hồ sơ xin visa công tác
-
Hộ chiếu, ảnh thẻ, tờ khai xin visa công tác
-
Thư mời công tác từ công ty đối tác tại nước đến
-
Quyết định cử đi công tác từ công ty tại Việt Nam
-
Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc
-
Chứng minh tài chính: bảng lương, sổ tiết kiệm, tài sản cá nhân (nếu cần)
-
Vé máy bay, kế hoạch làm việc, xác nhận chỗ ở
Xem thêm: Thủ tục xin visa doanh nghiệp, công tác, thương mại (Visa DN1, Visa DN2)
3. Hồ sơ xin visa thăm thân
-
Hộ chiếu và ảnh thẻ chuẩn quốc tế
-
Tờ khai xin visa thăm thân
-
Thư mời từ người thân đang cư trú tại nước ngoài
-
Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, ảnh chụp chung…)
-
Bản sao hộ chiếu, giấy cư trú, visa hoặc ID của người mời
-
Giấy tờ chứng minh tài chính của người được mời hoặc người mời
-
Vé máy bay, lịch trình, xác nhận chỗ ở
Xem thêm: Thủ tục xin visa thăm thân cho người nước ngoài (Visa TT, Visa VR)
4. Hồ sơ xin visa du học
-
Hộ chiếu, ảnh thẻ, tờ khai xin visa du học
-
Thư mời nhập học hoặc thư xác nhận từ trường
-
Giấy tờ học vấn: học bạ, bằng cấp, bảng điểm
-
Chứng chỉ ngoại ngữ nếu được yêu cầu (IELTS, TOEFL…)
-
Giấy tờ chứng minh tài chính: tài khoản ngân hàng, cam kết tài chính, giấy tờ người bảo lãnh
-
Kế hoạch học tập, lý do chọn ngành/trường
Xem thêm: Visa du học Việt Nam: Điều kiện, thủ tục và hướng dẫn xin visa DH từ A-Z [2025]
5. Hồ sơ xin visa lao động
-
Hộ chiếu, ảnh, tờ khai xin visa lao động
-
Giấy phép lao động (hoặc văn bản miễn nếu có)
-
Hợp đồng lao động đã ký với doanh nghiệp tại nước cấp visa
-
Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tuyển dụng
-
Văn bản bảo lãnh từ doanh nghiệp
-
Giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp (theo yêu cầu quốc gia)
Xem thêm: Thủ tục xin visa lao động cho người nước ngoài (Visa LĐ1, Visa LĐ2)
6. Hồ sơ xin visa đầu tư
-
Hộ chiếu và ảnh thẻ
-
Tờ khai xin visa đầu tư
-
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy phép kinh doanh tại nước sở tại
-
Báo cáo tài chính công ty/chi nhánh đầu tư
-
Hồ sơ chứng minh vốn và mục tiêu đầu tư
-
Văn bản bảo lãnh từ đối tác hoặc cơ quan tại nước sở tại
-
Một số quốc gia yêu cầu thêm xác nhận lý lịch tư pháp, lý lịch tài chính cá nhân
Xem thêm: Thủ tục xin visa đầu tư cho người nước ngoài (Visa ĐT1 – Visa ĐT4)
Gợi ý thêm
-
Mỗi quốc gia có thể có quy định cụ thể về mẫu tờ khai và yêu cầu bổ sung hồ sơ. Luôn kiểm tra website chính thức của Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
-
Nếu không chắc chắn về loại visa hoặc không rõ cách trình bày hồ sơ, bạn nên tham khảo công ty tư vấn visa để tránh bị từ chối.
Bài viết liên quan: Thủ tục làm visa mới nhất theo Luật di trú 2025| Nhanh nhất|
III. Giấy tờ dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với các giấy tờ được cấp tại nước ngoài khi sử dụng để xin visa Việt Nam, bắt buộc phải thực hiện các bước dịch thuật và hợp pháp hóa theo quy định:
1️⃣ Dịch thuật công chứng
-
Tất cả giấy tờ bằng ngôn ngữ nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt.
-
Bản dịch phải được công chứng tư pháp hoặc chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp tại Việt Nam.
2️⃣ Hợp pháp hóa lãnh sự
-
Giấy tờ nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ.
-
Sau đó hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao Việt Nam) hoặc Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố được ủy quyền.
-
Một số quốc gia tham gia công ước La Hay có thể sử dụng dấu chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa.
IV. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa Việt Nam
Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa Việt Nam, người nộp cần đặc biệt chú ý một số vấn đề quan trọng để tránh sai sót, bị yêu cầu bổ sung hoặc thậm chí bị từ chối visa:
-
Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng: Hạn hộ chiếu tính từ ngày dự kiến nhập cảnh vào Việt Nam.
-
Giấy tờ kê khai chính xác, đồng nhất thông tin: Thông tin cá nhân, mục đích nhập cảnh, ngày tháng phải khớp giữa các giấy tờ.
-
Ảnh thẻ đúng chuẩn quy định: Kích thước 4x6cm, nền trắng, không chỉnh sửa, chụp trong vòng 6 tháng.
-
Giấy tờ dịch thuật và công chứng hợp lệ: Mọi giấy tờ nước ngoài cần dịch sang tiếng Việt, công chứng tư pháp, hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ.
-
Không tẩy xóa, chỉnh sửa hồ sơ bằng tay: Những lỗi nhỏ như gạch xóa cũng có thể làm hồ sơ bị nghi ngờ tính hợp lệ.
-
Nộp hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu: Giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, hạn chế phát sinh bổ sung hồ sơ.
-
Trường hợp hồ sơ phức tạp nên nhờ dịch vụ visa uy tín hỗ trợ: Giúp tăng tỷ lệ đậu visa và xử lý nhanh hơn.
👉 Xem ngay dịch vụ làm visa trọn gói uy tín hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ visa Việt Nam đầy đủ.
V. Cách chuẩn bị hồ sơ xin visa đúng chuẩn, tránh bị rớt
Để tăng tỷ lệ đậu visa và hạn chế tối đa việc phải bổ sung hoặc bị từ chối hồ sơ, bạn nên thực hiện đúng quy trình chuẩn bị hồ sơ như sau:
1️⃣ Chuẩn bị đầy đủ theo từng loại visa
- Xác định chính xác loại visa cần xin (du lịch, lao động, doanh nghiệp, kết hôn, thăm thân…).
- Đối chiếu danh sách giấy tờ yêu cầu cho từng loại visa.
- Chuẩn bị đầy đủ mọi giấy tờ gốc và bản sao theo quy định.
2️⃣ Đảm bảo giấy tờ hợp lệ, chính xác
- Hộ chiếu phải còn hạn trên 6 tháng.
- Ảnh thẻ đúng kích thước 4x6cm, nền trắng, không chỉnh sửa.
- Thông tin trong đơn xin visa phải trùng khớp hoàn toàn với giấy tờ đi kèm.
- Không để sai sót về ngày tháng, số hộ chiếu, tên họ, quốc tịch.
3️⃣ Xử lý giấy tờ nước ngoài đúng quy trình
- Dịch thuật sang tiếng Việt tại đơn vị được công chứng hợp pháp.
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài theo đúng quy định.
4️⃣ Kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng trước khi nộp
- Soát xét toàn bộ giấy tờ, tránh thiếu sót.
- Nộp đủ số lượng bản gốc, bản sao theo yêu cầu.
- Lưu ý nộp hồ sơ sớm trước thời gian dự kiến nhập cảnh ít nhất 15 – 30 ngày.
5️⃣ Ưu tiên sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp
- Nếu hồ sơ phức tạp hoặc chưa có kinh nghiệm, nên nhờ đơn vị dịch vụ làm visa hỗ trợ kiểm tra, xử lý, hạn chế rủi ro bị từ chối.
VI. Nộp hồ sơ xin visa ở đâu? Hướng dẫn đặt lịch và nộp đúng quy trình
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nộp hồ sơ xin visa tại đúng cơ quan tiếp nhận theo loại visa và quốc tịch của mình:
1️⃣ Nơi nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam
Cục Quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam
- Cục tại Hà Nội: 44-46 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Cục tại TP.HCM: 333-335-337 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP.HCM
- Cục tại Đà Nẵng: 7 Trần Quý Cáp, Đà Nẵng
Sở Ngoại vụ (một số địa phương cấp phép visa)
Đối với visa điện tử (e-visa):
- Đăng ký trực tuyến tại Cổng dịch vụ cấp thị thực điện tử của Việt Nam: https://evisa.xuatnhapcanh.gov.vn/
2️⃣ Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ
-
Một số trường hợp nộp trực tiếp có thể cần đặt lịch hẹn trước qua website của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
-
Với hồ sơ phức tạp, nên liên hệ trước để được tư vấn lịch nộp thuận lợi, tránh mất thời gian chờ đợi.
3️⃣ Quy trình nộp hồ sơ làm thủ tục xin visa
-
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bản gốc và bản sao kèm theo.
-
Xuất trình giấy tờ tùy thân khi nộp hồ sơ.
-
Đóng lệ phí visa theo bảng phí tại thời điểm nộp.
-
Nhận giấy hẹn trả kết quả visa.
4️⃣ Thời gian xét duyệt hồ sơ visa
-
Thông thường: từ 3 – 5 ngày làm việc.
-
Dịch vụ khẩn cấp: có thể xét duyệt từ 1 – 2 ngày làm việc (tùy loại visa).
👉 Xem thêm dịch vụ hỗ trợ nộp hồ sơ visa trọn gói nhanh, đúng quy trình.
VII. Mẫu hồ sơ xin visa Việt Nam
Để hỗ trợ người nộp chuẩn bị hồ sơ chính xác, dưới đây là tổng hợp các mẫu giấy tờ thường dùng khi xin visa Việt Nam:
1️⃣ Mẫu đơn xin cấp visa Việt Nam
-
Mẫu NA1: Đơn xin cấp visa cho người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam (thường dùng với các loại visa du lịch, thăm thân, công tác ngắn hạn).
-
Mẫu NA2: Đơn đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự để mời, bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam (do tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nộp).
-
Mẫu NA3: Danh sách đề nghị cấp visa cho đoàn khách nước ngoài (áp dụng với đoàn từ 2 người trở lên).
👉 Tải mẫu đơn xin visa Việt Nam chuẩn nhất tại đây (cập nhật 2025).
2️⃣ Mẫu thư mời, bảo lãnh
-
Thư mời nhập cảnh (visa DN1, DN2; LĐ1, LĐ2).
-
Thư bảo lãnh cho visa kết hôn, visa thăm thân.
-
Thư cam kết bảo lãnh của doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam.
3️⃣ Mẫu giấy tờ bổ sung
-
Giấy chứng nhận quan hệ nhân thân (bản sao khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…).
-
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (dành cho visa kết hôn).
-
Giấy phép lao động (áp dụng cho visa LĐ1, LĐ2).
-
Giấy chứng nhận đầu tư (áp dụng cho visa đầu tư).
4️⃣ Mẫu giấy tờ dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự
-
Mẫu giấy đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
-
Mẫu giấy chứng nhận công chứng dịch thuật.
👉 Tham khảo trọn bộ mẫu hồ sơ xin visa Việt Nam cho từng trường hợp.
VIII. Dịch vụ hỗ trợ làm visa trọn gói – Tăng tỉ lệ đậu
Để tăng khả năng xét duyệt visa thành công ngay từ lần đầu, đặc biệt với các bộ hồ sơ phức tạp, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm visa trọn gói là lựa chọn tối ưu cho người nước ngoài và doanh nghiệp:
1️⃣ Lợi ích khi sử dụng dịch vụ visa trọn gói
-
Tư vấn chính xác loại visa phù hợp: Phân tích nhu cầu, mục đích nhập cảnh để lựa chọn đúng loại visa.
-
Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Soát xét chi tiết từng giấy tờ, tránh thiếu sót hoặc sai sót.
-
Xử lý dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự: Đảm bảo giấy tờ hợp pháp đúng chuẩn Việt Nam.
-
Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ: Đại diện liên hệ với Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Sở Ngoại vụ.
-
Theo dõi tiến trình xét duyệt hồ sơ: Cập nhật liên tục tình trạng xử lý hồ sơ.
-
Hỗ trợ làm visa khẩn cấp: Thực hiện hồ sơ nhanh từ 1–3 ngày trong các trường hợp cần gấp.
2️⃣ Đối tượng nên sử dụng dịch vụ visa trọn gói
-
Người nước ngoài lần đầu xin visa vào Việt Nam.
-
Doanh nghiệp bảo lãnh chuyên gia, lao động nước ngoài.
-
Các cặp đôi làm hồ sơ visa kết hôn.
-
Gia đình làm hồ sơ visa thăm thân.
-
Nhà đầu tư cần làm hồ sơ nhanh, chuẩn xác.
👉 Xem ngay dịch vụ visa trọn gói uy tín — hỗ trợ đầy đủ mọi thủ tục từ A–Z.
Tư vấn dịch vụ
Kết luận:
Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa Việt Nam đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ ngay từ đầu để tăng tỷ lệ xét duyệt thành công. Tùy từng loại visa như du lịch, lao động, doanh nghiệp, kết hôn, thăm thân hay đầu tư, các giấy tờ cần nộp sẽ có sự khác biệt nhất định. Ngoài ra, khâu dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự cũng là bước bắt buộc với giấy tờ nước ngoài.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ visa trọn gói để được hỗ trợ từ khâu tư vấn đến hoàn thiện hồ sơ, giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng đậu visa ngay từ lần nộp đầu tiên.
👉 Liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn visa Việt Nam để được hỗ trợ đầy đủ, chính xác và nhanh chóng.
- Visa thăm thân TT là gì? Hướng dẫn xin visa cho thân nhân người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam |2025| Temporary residence card Vietnam - 19/06/2025
- Các loại Visa thăm thân Việt Nam cho người nước ngoài |2025| - 17/06/2025
- Visa Việt Nam là gì? Toàn bộ hệ thống thị thực Việt Nam - 13/06/2025