Hồ sơ xin visa gồm những gì – Hướng dẫn các loại hồ sơ |2025|

Bạn đang chuẩn bị xin visa nhưng chưa rõ cần nộp những giấy tờ gì? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ xin visa cho từng mục đích cụ thể: du lịch, công tác, thăm thân, du học, lao động… Cùng với đó là checklist hồ sơ cấp visa chuẩn mới nhất năm 2025, giúp bạn dễ đậu, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

I. Hồ sơ xin visa là gì?

Hồ sơ xin visa (hay còn gọi là hồ sơ làm visa hoặc hồ sơ cấp visa) là tập hợp các giấy tờ và thông tin cần thiết mà bạn cần nộp cho cơ quan có thẩm quyền (Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực) để được xem xét cấp thị thực nhập cảnh vào một quốc gia khác.

Mỗi loại visa sẽ có yêu cầu hồ sơ khác nhau tùy vào mục đích chuyến đi như du lịch, công tác, du học, thăm thân hay lao động. Tuy nhiên, hầu hết hồ sơ xin visa gồm những giấy tờ cơ bản sau:

• Giấy tờ tùy thân: Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng, ảnh thẻ đúng chuẩn

• Tờ khai xin visa: Điền theo mẫu quy định của từng nước

• Giấy tờ chứng minh tài chính: Sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản, bảng lương

• Giấy tờ chứng minh công việc hoặc học tập: Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công ty hoặc trường học

• Tài liệu chứng minh mục đích chuyến đi: Lịch trình, thư mời, vé máy bay, xác nhận khách sạn

Việc chuẩn bị hồ sơ làm visa đúng và đủ không chỉ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng mà còn tăng đáng kể khả năng đậu visa. Nếu thông tin trong hồ sơ thiếu, sai lệch hoặc không rõ ràng, khả năng bị từ chối visa sẽ rất cao – và thường không được hoàn lại lệ phí đã nộp.

II. Làm visa cần giấy tờ gì? 

Làm visa cần những giấy tờ gì để dễ được cấp thị thực là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Dù bạn xin visa du lịch, công tác, thăm thân, du học hay lao động, đều cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ cơ bản dưới đây.

Danh sách giấy tờ cần thiết để xin visa:

1. Hộ chiếu gốc còn thời hạn ít nhất 6 tháng

2. Ảnh thẻ 4x6cm nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất

3. Tờ khai xin visa theo mẫu quy định của từng quốc gia

4. Giấy tờ chứng minh tài chính: sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng, giấy xác nhận số dư

5. Giấy tờ chứng minh công việc: hợp đồng lao động, bảng lương, giấy xác nhận công tác

6. Giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi:

   • Đối với visa du lịch: lịch trình, xác nhận đặt khách sạn, vé máy bay khứ hồi

   • Đối với visa công tác: thư mời từ công ty nước ngoài, quyết định cử đi

   • Đối với visa thăm thân: thư mời từ người thân, giấy tờ chứng minh quan hệ

   • Đối với visa du học: thư mời nhập học, học bạ, giấy tờ chứng minh khả năng tài chính

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ làm visa:

• Tài liệu bằng tiếng Việt cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu

• Ảnh thẻ cần đúng quy chuẩn từng quốc gia về kích thước, nền và thời gian chụp

• Tờ khai visa phải khớp hoàn toàn với thông tin trong lịch trình, thư mời và giấy tờ liên quan

• Nên chuẩn bị hồ sơ ít nhất 2–3 tuần trước ngày hẹn nộp để có thời gian bổ sung nếu thiếu

III. Hồ sơ cấp visa theo từng mục đích

Tùy theo mục đích nhập cảnh, hồ sơ xin visa sẽ có những yêu cầu riêng biệt. Việc chuẩn bị đúng loại hồ sơ không chỉ giúp bạn tăng tỉ lệ đậu visa, mà còn rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hồ sơ làm visa theo từng loại phổ biến năm 2025.

1. Hồ sơ xin visa du lịch

• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng

• Ảnh thẻ đúng kích thước và thời gian quy định

• Tờ khai xin visa du lịch (điền online hoặc bản giấy)

• Lịch trình chi tiết chuyến đi

• Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi

• Xác nhận đặt phòng khách sạn

• Giấy tờ chứng minh tài chính: sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất

• Giấy tờ chứng minh công việc: hợp đồng lao động, bảng lương, đơn xin nghỉ phép có xác nhận

Xem thêm: Thủ tục xin visa du lịch Việt Nam cho người nước ngoài

2. Hồ sơ xin visa công tác

• Hộ chiếu, ảnh thẻ, tờ khai xin visa công tác

• Thư mời công tác từ công ty đối tác tại nước đến

• Quyết định cử đi công tác từ công ty tại Việt Nam

• Hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc

• Chứng minh tài chính: bảng lương, sổ tiết kiệm, tài sản cá nhân (nếu cần)

• Vé máy bay, kế hoạch làm việc, xác nhận chỗ ở

Xem thêm: Thủ tục xin visa doanh nghiệp, công tác, thương mại (Visa DN1, Visa DN2)

3. Hồ sơ xin visa thăm thân

• Hộ chiếu và ảnh thẻ chuẩn quốc tế

• Tờ khai xin visa thăm thân

• Thư mời từ người thân đang cư trú tại nước ngoài

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, ảnh chụp chung…)

• Bản sao hộ chiếu, giấy cư trú, visa hoặc ID của người mời

• Giấy tờ chứng minh tài chính của người được mời hoặc người mời

• Vé máy bay, lịch trình, xác nhận chỗ ở

Xem thêm: Thủ tục xin visa thăm thân cho người nước ngoài (Visa TT, Visa VR)

4. Hồ sơ xin visa du học

• Hộ chiếu, ảnh thẻ, tờ khai xin visa du học

• Thư mời nhập học hoặc thư xác nhận từ trường

• Giấy tờ học vấn: học bạ, bằng cấp, bảng điểm

• Chứng chỉ ngoại ngữ nếu được yêu cầu (IELTS, TOEFL…)

• Giấy tờ chứng minh tài chính: tài khoản ngân hàng, cam kết tài chính, giấy tờ người bảo lãnh

• Kế hoạch học tập, lý do chọn ngành/trường

Xem thêm: Visa du học Việt Nam: Điều kiện, thủ tục và hướng dẫn xin visa DH từ A-Z [2025]

5. Hồ sơ xin visa lao động

• Hộ chiếu, ảnh, tờ khai xin visa lao động

• Giấy phép lao động (hoặc văn bản miễn nếu có)

• Hợp đồng lao động đã ký với doanh nghiệp tại nước cấp visa

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tuyển dụng

• Văn bản bảo lãnh từ doanh nghiệp

• Giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp (theo yêu cầu quốc gia)

Xem thêm: Thủ tục xin visa lao động cho người nước ngoài (Visa LĐ1, Visa LĐ2)

6. Hồ sơ xin visa đầu tư

• Hộ chiếu và ảnh thẻ

• Tờ khai xin visa đầu tư

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy phép kinh doanh tại nước sở tại

• Báo cáo tài chính công ty/chi nhánh đầu tư

• Hồ sơ chứng minh vốn và mục tiêu đầu tư

• Văn bản bảo lãnh từ đối tác hoặc cơ quan tại nước sở tại

• Một số quốc gia yêu cầu thêm xác nhận lý lịch tư pháp, lý lịch tài chính cá nhân

Xem thêm: Thủ tục xin visa đầu tư cho người nước ngoài (Visa ĐT1 – Visa ĐT4)

Gợi ý thêm

• Mỗi quốc gia có thể có quy định cụ thể về mẫu tờ khai và yêu cầu bổ sung hồ sơ. Luôn kiểm tra website chính thức của Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ.

• Nếu không chắc chắn về loại visa hoặc không rõ cách trình bày hồ sơ, bạn nên tham khảo công ty tư vấn visa để tránh bị từ chối.

Bài viết liên quan: Thủ tục làm Visa nhanh – Đúng luật |Cách xin bao đậu 100%|

IV. Cách chuẩn bị hồ sơ xin visa đúng chuẩn, tránh bị rớt

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa đúng chuẩn là yếu tố then chốt quyết định bạn có được cấp visa hay không. Rất nhiều trường hợp bị từ chối visa không phải vì lý do nghiêm trọng, mà đơn giản do thiếu giấy tờ, nộp sai định dạng, khai thông tin không thống nhất hoặc không chứng minh được mục đích chuyến đi một cách rõ ràng.

1. Xác định đúng loại visa

• Du lịch, công tác, lao động, du học, kết hôn…

• Mỗi loại visa sẽ có bộ hồ sơ và yêu cầu riêng.

2. Chuẩn bị hồ sơ cá nhân

• Hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 6 tháng và còn trang trống

• Ảnh thẻ đúng chuẩn (2 ảnh 4×6, nền trắng, chụp không quá 6 tháng)

• Đơn xin visa (điền theo mẫu chính thức của nước muốn đến)

3. Bổ sung hồ sơ chứng minh mục đích chuyến đi

Tùy từng loại visa, bạn cần nộp thêm các giấy tờ sau:

4. Chứng minh tài chính và ràng buộc

• Sổ tiết kiệm, bảng lương, sao kê ngân hàng (thường từ 100 triệu VNĐ trở lên)

• Giấy tờ nhà đất, hợp đồng lao động, xác nhận công việc

5. Kiểm tra và nộp hồ sơ đúng nơi – đúng thời điểm

• Kiểm tra yêu cầu từ lãnh sự quán hoặc đại sứ quán

• Nộp trực tiếp hoặc online nếu quốc gia hỗ trợ e-visa

• Nộp ít nhất 3–4 tuần trước ngày khởi hành

V. Nộp hồ sơ xin visa ở đâu? Hướng dẫn đặt lịch và nộp đúng quy trình

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bước tiếp theo là nộp hồ sơ xin visa đúng nơi, đúng thời gian, và đúng quy trình. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xét duyệt cũng như khả năng được cấp visa. Dưới đây là hướng dẫn từng bước nộp hồ sơ theo quy trình mới nhất năm 2025.

1. Xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ visa

Tùy theo quốc gia và loại visa, bạn sẽ cần nộp hồ sơ tại một trong các đơn vị sau:

Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán
Đây là nơi xử lý trực tiếp các hồ sơ visa tại quốc gia sở tại. Một số quốc gia vẫn yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại đây, đặc biệt là visa lao động, visa đầu tư hoặc visa đặc biệt (du học học bổng, thị thực định cư…).

Trung tâm tiếp nhận thị thực được ủy quyền
Nhiều quốc gia như Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Schengen, Canada sử dụng các trung tâm như:

• VFS Global

• TLScontact

• BLS International

• Korea Visa Application Center

Các trung tâm này phụ trách tiếp nhận hồ sơ, lấy sinh trắc học (nếu có), thu phí và gửi hồ sơ về cơ quan lãnh sự xét duyệt.

Tại Việt Nam, hồ sơ xin visa được nộp tại Cục Xuất nhập cảnh Việt Nam

Nộp hồ sơ xin visa online
Một số quốc gia cho phép nộp toàn bộ hồ sơ trực tuyến như Úc, New Zealand, Singapore, Ấn Độ (e-Visa). Bạn cần đăng ký tài khoản trên cổng thông tin visa chính thức và upload hồ sơ theo định dạng yêu cầu.

2. Cách đặt lịch hẹn nộp hồ sơ visa

Hầu hết các quốc gia yêu cầu đặt lịch trước khi nộp hồ sơ. Bạn có thể đặt lịch theo 1 trong 3 cách:

• Đặt lịch trực tuyến trên website của trung tâm tiếp nhận visa (VFS, TLS…)

• Gọi điện đến trung tâm hoặc Đại sứ quán để xin lịch hẹn

• Đăng ký lịch hẹn qua email (áp dụng với một số nước như Nhật, Hàn, Ba Lan…)

Sau khi đặt lịch thành công, bạn sẽ nhận được xác nhận lịch hẹn (Appointment Letter) và cần in ra mang theo cùng bộ hồ sơ.

3. Lưu ý khi đi nộp hồ sơ xin visa

• Đến sớm ít nhất 15–30 phút so với giờ hẹn

• Mang theo đầy đủ hồ sơ bản gốc và bản sao

• Kiểm tra kỹ giấy tờ đã sắp xếp đúng thứ tự

• Ăn mặc lịch sự, giữ thái độ nghiêm túc khi làm việc với nhân viên tiếp nhận

• Một số trường hợp có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ, hoặc lên phỏng vấn

VI. Mẫu hồ sơ xin visa phổ biến

Việc tham khảo mẫu hồ sơ xin visa phổ biến sẽ giúp bạn dễ hình dung cách trình bày, sắp xếp và hoàn thiện giấy tờ một cách chính xác, đúng yêu cầu của cơ quan xét duyệt. Dưới đây là tổng hợp một số mẫu hồ sơ làm visa thông dụng nhất theo từng quốc gia và loại visa, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Mẫu tờ khai xin visa

Mỗi quốc gia sẽ có một mẫu tờ khai visa riêng, thường được phát hành dưới dạng PDF, bản in trực tiếp hoặc khai trực tuyến. Một số mẫu phổ biến gồm:

• Mẫu DS-160: Tờ khai xin visa Mỹ (điền online, bắt buộc đối với visa du lịch, công tác B1/B2)

• Mẫu Schengen Visa Application Form: Áp dụng cho khối EU, nộp qua VFS hoặc TLS

• Mẫu xin visa Hàn Quốc: Có bản PDF và bản điền tay nộp trực tiếp hoặc qua trung tâm KVAC

• Mẫu xin visa Nhật Bản: Điền tay, kèm theo tờ khai nhân thân nếu đi thăm thân

• Mẫu 1419 (Úc): Xin visa du lịch Úc qua hệ thống ImmiAccount

• Mẫu e-Visa: Ấn Độ, Thổ Nhĩ Kỳ, Việt Nam (nộp hồ sơ trực tuyến)

2. Mẫu thư mời

Nếu bạn xin visa công tác hoặc thăm thân, thư mời là một phần quan trọng trong hồ sơ. Một số lưu ý khi trình bày:

• Ghi rõ thông tin người mời: họ tên, số hộ chiếu, địa chỉ, điện thoại, email

• Trình bày rõ mục đích mời, thời gian mời, cam kết tài chính (nếu có)

• Có chữ ký tay hoặc chữ ký số hợp lệ

• Đính kèm giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người mời

3. Mẫu xác nhận công việc

Một số nước yêu cầu giấy xác nhận công việc kèm theo nội dung:

• Xác nhận vị trí, chức danh, thời gian công tác

• Mức lương hàng tháng (nếu có)

• Cam kết cho phép nghỉ trong thời gian xin visa

• Ký tên và đóng dấu xác nhận của công ty

4. Mẫu chứng minh tài chính

Tùy từng quốc gia, bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều mẫu sau:

• Sổ tiết kiệm bản sao có xác nhận ngân hàng

• Sao kê tài khoản ngân hàng 3 hoặc 6 tháng gần nhất

• Giấy xác nhận số dư tài khoản

• Hợp đồng thuê nhà, sổ đỏ, giấy tờ sở hữu tài sản (nếu cần bổ sung năng lực tài chính)

5. Mẫu lịch trình chuyến đi

Được khuyến nghị trình bày dạng bảng hoặc danh sách:

Lịch trình nên phù hợp với vé máy bay, thư mời và toàn bộ nội dung tờ khai.

VIII. Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ visa trọn gói – Tăng tỉ lệ đậu

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa tưởng đơn giản nhưng lại đòi hỏi độ chính xác cao, sự nhất quán và khả năng xử lý linh hoạt từng trường hợp cụ thể. Với những người lần đầu làm visa, hồ sơ yếu, từng bị từ chối hoặc cần xử lý nhanh, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ hồ sơ visa trọn gói là lựa chọn thông minh.

1. Khi nào nên dùng dịch vụ làm hồ sơ visa?

• Bạn chưa từng làm visa, không rõ bắt đầu từ đâu

• Bạn từng bị từ chối visa hoặc phỏng vấn rớt

• Hồ sơ tài chính hoặc công việc của bạn không rõ ràng

• Bạn không có thời gian để tìm hiểu và chuẩn bị giấy tờ

• Bạn cần xin visa khẩn trong thời gian ngắn

2. Lợi ích của dịch vụ hỗ trợ hồ sơ visa

• Được tư vấn loại visa phù hợp với mục đích thực tế

• Được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chi tiết, đúng định dạng từng nước

• Được rà soát hồ sơ trước khi nộp để phát hiện và xử lý lỗi

• Có đội ngũ theo sát quá trình xử lý, hỗ trợ bổ sung kịp thời

• Tiết kiệm thời gian, tăng tỉ lệ đậu visa đáng kể

3. Tiêu chí lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín

• Có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực visa

• Minh bạch chi phí, quy trình rõ ràng

• Có phản hồi tích cực từ khách hàng cũ

• Cung cấp hợp đồng dịch vụ, cam kết hỗ trợ hồ sơ đầy đủ

Tại Việt Nam, các công ty luật, đơn vị dịch vụ hành chính – xuất nhập cảnh có thể cung cấp dịch vụ làm visa chuyên nghiệp, đúng pháp lý.

Tổng kết

Việc xin visa không khó nếu bạn hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đúng ngay từ đầu. Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về hồ sơ xin visa, từ định nghĩa, checklist cơ bản, phân loại theo từng mục đích, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, đến các mẫu giấy tờ phổ biến và cách nộp hồ sơ hiệu quả.

Nếu bạn còn băn khoăn về cách khai hồ sơ, trình bày giấy tờ, hoặc từng bị rớt visa, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ hồ sơ visa trọn gói để tăng tỷ lệ đậu và tiết kiệm thời gian.

Đừng để sai sót nhỏ khiến bạn lỡ mất chuyến đi quan trọng. Chuẩn bị kỹ, xác minh đầy đủ, và nếu cần, hãy tìm đến sự trợ giúp chuyên nghiệp.

• About
• Latest Posts

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Cách làm visa online| Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z| Cập nhật 2025| - 05/06/2025
• Các loại Visa cho người nước ngoài vào Việt Nam |2025| - 05/06/2025
• Hồ sơ xin visa thăm thân cần những gì- Hướng dẫn chuẩn |2025| - 05/06/2025