Thủ tục xin visa cần gì? Hướng dẫn từng bước cho người mới |2025|

Bạn chưa từng xin visa và không biết phải bắt đầu từ đâu? Đừng lo. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa cần gì cho người mới: từ việc xác định loại visa, chuẩn bị hồ sơ xin visa đầy đủ, cách làm visa online, đến thời gian xét duyệt và mẹo dễ đậu visa ngay từ lần đầu. Dù bạn muốn đi du lịch, công tác, lao động hay thăm thân, nội dung này được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, giúp bạn tự tin nộp hồ sơ đúng chuẩn mà không cần phụ thuộc vào các công ty dịch vụ visa.

I. Visa là gì? Vì sao bạn cần xin visa?

Visa – hay còn gọi là thị thực nhập cảnh – là giấy tờ do chính phủ hoặc cơ quan lãnh sự của một quốc gia cấp cho người nước ngoài. Visa xác nhận rằng người được cấp có quyền nhập cảnh, lưu trú hoặc quá cảnh hợp pháp tại quốc gia đó trong thời gian nhất định.

1. Visa là gì?

Visa là một loại giấy phép nhập cảnh hợp pháp, thường được dán hoặc đóng dấu vào hộ chiếu, nhằm xác nhận rằng bạn được phép vào và ở lại một quốc gia khác với mục đích cụ thể như du lịch, công tác, học tập, lao động, kết hôn…

Tại Việt Nam, visa do Cục xuất nhập cảnh Việt Nam cấp cho người nước ngoài theo mục đích nhập cảnh.

2. Vì sao bạn cần xin visa?

Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều yêu cầu người nước ngoài phải xin visa trước khi nhập cảnh, trừ những trường hợp được miễn thị thực theo thỏa thuận song phương hoặc đơn phương.

Bạn cần xin visa vì:

• Đảm bảo nhập cảnh hợp pháp: Không có visa, bạn sẽ không được phép vào lãnh thổ của nước khác (trừ trường hợp được miễn visa).

• Tuân thủ quy định pháp luật quốc tế: Mỗi quốc gia có quy trình kiểm soát người nước ngoài nhằm đảm bảo an ninh và trật tự xã hội.

• Phân loại mục đích rõ ràng: Tùy theo mục đích chuyến đi (du lịch, công tác, lao động, du học…), visa sẽ được cấp theo dạng khác nhau, kèm theo điều kiện và giới hạn cụ thể.

3. Trường hợp nào không cần visa?

Một số trường hợp được miễn visa bao gồm:

• Công dân thuộc quốc gia có hiệp định miễn visa song phương với nước bạn đến.

• Người sở hữu thẻ tạm trú hoặc hộ chiếu ngoại giao theo diện đặc biệt.

• Một số quốc gia áp dụng chính sách miễn visa có điều kiện (ví dụ: visa điện tử, thị thực tại cửa khẩu…).

Visa là gì? Visa là giấy tờ do chính phủ một quốc gia cấp cho người nước ngoài, cho phép họ nhập cảnh, lưu trú hợp pháp trong thời gian nhất định. Xin visa là bước bắt buộc nếu bạn không thuộc diện miễn thị thực.

II. Cách làm visa lần đầu – nên bắt đầu từ đâu?

Làm visa lần đầu không khó nếu bạn đi đúng quy trình. Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp bạn dễ đậu visa ngay từ lần đầu:

1. Xác định loại visa phù hợp
   Bạn đi với mục đích gì? Du lịch, công tác, du học, hay lao động? Mỗi mục đích cần một loại visa khác nhau và giấy tờ đi kèm riêng.

2. Tra cứu thủ tục chính thức
   Vào website đại sứ quán/lãnh sự quán nước bạn định đến để xem hồ sơ, lệ phí và thời gian xử lý. Luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
   Hồ sơ thường gồm: hộ chiếu, ảnh thẻ, đơn xin visa, giấy tờ chứng minh công việc – tài chính – mục đích nhập cảnh. Dịch công chứng nếu cần.

4. Nộp hồ sơ đúng cách
   Có thể nộp trực tiếp tại đại sứ quán hoặc làm visa online nếu nước đó hỗ trợ thị thực điện tử (e-visa). Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi.

5. Theo dõi kết quả
   Thời gian xét duyệt từ 3 – 15 ngày làm việc. Một số nước yêu cầu phỏng vấn, số khác chỉ xét hồ sơ.

III. Hồ sơ xin visa gồm những gì?

👉 Bạn cần chuẩn bị hồ sơ xin visa từ đâu? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ bạn nhất định phải có nếu muốn đậu visa ngay từ lần đầu.

1. Hộ chiếu gốc còn hạn

• Đây là giấy tờ quan trọng nhất.

• Phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tính từ ngày bạn nhập cảnh.

• Nên có ít nhất 2 trang trống để dán visa.

👉 Mẹo: Hộ chiếu mới hoặc còn “sạch” quá dễ bị nghi ngờ là “visa run”, nên hãy mang theo hộ chiếu cũ nếu có.

2. Ảnh thẻ theo chuẩn quốc tế

• Kích thước thường gặp: 3.5 x 4.5 cm hoặc 4 x 6 cm (xem yêu cầu cụ thể của nước bạn định đến).

• Chụp nền trắng, không đeo kính, không đội mũ, mặt nhìn thẳng.

• Ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

👉 Mẹo: Đừng cắt ảnh từ ảnh thẻ cũ hoặc tự chỉnh sửa bằng app — nhiều đơn xin visa bị từ chối chỉ vì ảnh không đạt chuẩn.

3. Tờ khai xin visa (visa application form)

• Có thể là form điền online (e-visa) hoặc bản in ra viết tay (visa truyền thống).

• Mọi thông tin phải trùng khớp 100% với hộ chiếu, từ họ tên, số hộ chiếu đến ngày sinh.

👉 Mẹo: Nếu điền online, hãy lưu bản PDF để in ra khi cần. Một số quốc gia yêu cầu mang cả bản mềm lẫn bản in.

4. Giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi

Tùy loại visa bạn xin, cần chuẩn bị đúng loại giấy tờ sau:

👉 Mẹo: Những giấy tờ này càng rõ ràng, chi tiết thì càng dễ đậu visa.

5. Giấy tờ chứng minh tài chính

Để chứng minh bạn có đủ tiền chi trả chuyến đi và không có ý định trốn ở lại:

• Sao kê tài khoản ngân hàng 3–6 tháng gần nhất.

• Sổ tiết kiệm, xác nhận số dư (càng nhiều càng tốt).

• Giấy tờ nhà đất, tài sản lớn nếu có.

👉 Mẹo: Với visa du lịch, số dư nên tương đương 1.000–2.000 USD cho mỗi tuần lưu trú (tùy nước).

6. Giấy tờ chứng minh công việc

Tùy bạn làm gì sẽ cần chuẩn bị khác nhau:

• Nhân viên: Hợp đồng lao động, bảng lương 3 tháng, đơn xin nghỉ phép.

• Chủ doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh, báo cáo thuế gần nhất.

• Người nghỉ hưu: Sổ hưu hoặc xác nhận trợ cấp.

👉 Mẹo: Một công việc ổn định cho thấy bạn có lý do quay về — giúp tăng tỷ lệ đậu visa.

7. Bảo hiểm du lịch quốc tế

Một số quốc gia (châu Âu – Schengen, Úc, Canada…) bắt buộc phải có:

• Hiệu lực trong suốt thời gian lưu trú.

• Mức bồi thường tối thiểu: 30.000 EUR (với Schengen).

• Nên mua của các hãng bảo hiểm quốc tế uy tín.

👉 Mẹo: Nếu chưa biết mua ở đâu, hỏi các Công ty dịch vụ visa – họ thường có gói combo rẻ hơn.

IV. Các bước trong thủ tục xin visa cho người mới

Bạn chưa từng làm visa và không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo. Dưới đây là 6 bước cơ bản, rõ ràng, dễ hiểu – dành riêng cho người mới lần đầu thực hiện thủ tục làm visa: xin visa du lịch, công tác, lao động hay thăm thân.

Bước 1: Xác định loại visa bạn cần

Hãy tự trả lời:

• Bạn đi nước ngoài để làm gì? (du lịch, công tác, học tập…)

• Thời gian lưu trú bao lâu?

• Nước đó có yêu cầu phỏng vấn không?

👉 Chọn đúng loại visa sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tránh bị từ chối do sai mục đích.

Bước 2: Tra cứu thông tin chính thức

• Truy cập website của đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực (VFS, TLS…)

• Xác minh các loại giấy tờ, mẫu đơn, phí visa và quy trình nộp mới nhất

👉 Tuyệt đối không tin vào hướng dẫn trên mạng xã hội nếu không rõ nguồn gốc.

Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin visa

• Xem kỹ hướng dẫn và sắp xếp hồ sơ đúng thứ tự

• Kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ trước khi nộp

• Lỗi phổ biến khiến nhiều người rớt visa là do thiếu hoặc sai giấy tờ nhỏ

👉 Nếu hồ sơ nộp trực tuyến, hãy scan rõ nét, đúng định dạng yêu cầu (PDF, JPEG…).

Bước 4: Đặt lịch hẹn và nộp hồ sơ

• Một số quốc gia yêu cầu đặt lịch online trước khi nộp

• Đến đúng giờ, ăn mặc lịch sự, mang đầy đủ hồ sơ bản gốc & bản sao

👉 Nếu bạn làm visa online (e-visa), vẫn nên lưu lại mã hồ sơ và email xác nhận để tra cứu sau này.

Bước 5: Phỏng vấn visa (nếu có)

Không phải quốc gia nào cũng yêu cầu phỏng vấn, nhưng nếu có:

• Trả lời trung thực, đúng trọng tâm
• Không “nói quá” hoặc bịa đặt hồ sơ – điều này dễ khiến bạn bị từ chối vĩnh viễn

👉 Câu hỏi phổ biến: Bạn làm gì? Thu nhập bao nhiêu? Ai trả tiền cho chuyến đi? Có ý định quay lại không?

Bước 6: Chờ kết quả và nhận visa

Thời gian xét duyệt thường từ 5 – 20 ngày làm việc, tùy từng nước và loại visa

Bạn sẽ nhận kết quả:

• Qua email (visa online)
• Tận nơi (trường hợp trả qua bưu điện)
• Hoặc đến lấy trực tiếp

👉 Khi nhận visa, hãy kiểm tra họ tên, số hộ chiếu, ngày nhập cảnh, loại visa có đúng không – nếu sai phải báo ngay.

Các bước làm visa gồm: xác định loại visa, tra cứu thủ tục từ đại sứ quán, chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu, đặt lịch hẹn và nộp hồ sơ, phỏng vấn nếu cần, chờ xét duyệt và nhận kết quả visa.

V. Mẹo đậu visa lần đầu – Hạn chế bị từ chối

Làm visa lần đầu có thể gặp nhiều khó khăn nếu bạn chưa chuẩn bị đúng cách. Dưới đây là những mẹo quan trọng giúp tăng tỉ lệ đậu visa ngay lần đầu, tránh bị từ chối:

• Chuẩn bị hồ sơ logic, đồng nhất và chính xác 100%
  → Các thông tin trên đơn xin visa, hồ sơ tài chính, công việc và lịch trình phải khớp nhau.

• Trình bày mục đích chuyến đi rõ ràng, không mập mờ
  → Tránh các nội dung dễ gây nghi ngờ như “đi thăm bạn” nhưng không có thư mời cụ thể.

• Không nên đặt vé máy bay, khách sạn thật khi chưa có visa
  → Thay vào đó, sử dụng xác nhận đặt giữ chỗ tạm thời từ các đơn vị hỗ trợ.

• Lịch trình chuyến đi càng chi tiết càng tốt
  → Nên có mô tả ngày – giờ – địa điểm cụ thể theo từng ngày để chứng minh sự chuẩn bị nghiêm túc.

• Nếu hồ sơ yếu hoặc lo lắng bị từ chối, nên nhờ đơn vị tư vấn visa uy tín hỗ trợ
  → Họ sẽ giúp bạn hoàn thiện hồ sơ, định hướng mục đích và chuẩn bị phỏng vấn nếu cần.

Hỏi: Làm sao để tăng cơ hội đậu visa ngay lần đầu?
Trả lời: Cần chuẩn bị hồ sơ logic, thông tin chính xác, mục đích nhập cảnh rõ ràng, không đặt vé máy bay thật trước khi có visa, và nên có lịch trình chi tiết. Nếu hồ sơ yếu, nên nhờ đơn vị tư vấn visa uy tín.

VI. Xin visa cần lưu ý điều gì?

Khi xin visa lần đầu hoặc gia hạn visa, hãy ghi nhớ các lưu ý quan trọng dưới đây để tránh bị từ chối không đáng có:

• Chuẩn bị kỹ ảnh thẻ và hộ chiếu
  → Kích thước ảnh, chất lượng hộ chiếu, chữ ký, số trang… phải đúng tiêu chuẩn – lỗi kỹ thuật nhỏ cũng có thể khiến bạn trượt visa.

• Tuyệt đối không nộp hồ sơ giả hoặc khai sai thông tin
  → Cung cấp thông tin sai lệch là lý do bị từ chối hoặc cấm nhập cảnh phổ biến nhất.

• Nộp hồ sơ sớm
  → Nên nộp trước ngày khởi hành ít nhất 3 tuần để có đủ thời gian xử lý và bổ sung nếu cần.

• Luôn kiểm tra yêu cầu mới nhất từ cơ quan có thẩm quyền
  → Mỗi quốc gia hoặc loại visa có thể thay đổi biểu mẫu, quy định mà không thông báo trước.

• Nếu không có kinh nghiệm, nên nhờ dịch vụ visa uy tín hỗ trợ
  → Họ có thể kiểm tra hồ sơ, tư vấn lộ trình phù hợp và giúp tăng tỉ lệ đậu visa.

🔚 Kết luận

Xin visa sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nắm rõ các thủ tục cần thiết và thực hiện từng bước một cách chính xác.
Đừng để những lỗi nhỏ hoặc thiếu thông tin khiến bạn mất cơ hội được cấp visa. Hãy:

• Chủ động tìm hiểu thông tin từ nguồn chính thống

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, logic, đúng quy định

• Chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp: trực tiếp tại lãnh sự hoặc nộp online nếu có hỗ trợ e-visa

👉 Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, xin visa khẩn, hoặc xử lý các trường hợp đặc biệt, hãy liên hệ dịch vụ visa chuyên nghiệp để được tư vấn chi tiết và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Hỏi: Thủ tục xin visa cần lưu ý điều gì?
Trả lời: Cần chuẩn bị hộ chiếu và ảnh đúng quy chuẩn, không khai sai thông tin, nộp hồ sơ sớm, theo dõi quy định mới nhất và nên nhờ dịch vụ hỗ trợ nếu chưa có kinh nghiệm.

• About
• Latest Posts

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Cách làm visa online| Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z| Cập nhật 2025| - 05/06/2025
• Các loại Visa cho người nước ngoài vào Việt Nam |2025| - 05/06/2025
• Hồ sơ xin visa thăm thân cần những gì- Hướng dẫn chuẩn |2025| - 05/06/2025