Hồ sơ xin visa lao động Việt Nam gồm những gì? |Cập nhật 2025|

Bạn đang tìm hiểu hồ sơ xin visa lao động Việt Nam gồm những gì? Bài viết này cung cấp danh sách đầy đủ các giấy tờ xin visa lao động (LĐ1, LĐ2), phân biệt hồ sơ theo từng loại visa, yêu cầu chi tiết và hướng dẫn nộp tại đúng cơ quan có thẩm quyền. Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ sẽ giúp tăng tỷ lệ được cấp visa, giảm rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Thông tin được cập nhật mới nhất năm 2025, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp bảo lãnh người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

I. Hồ sơ xin visa lao động là gì?

Hồ sơ xin visa lao động (visa LĐ1 hoặc LĐ2) là tập hợp các giấy tờ pháp lý bắt buộc để người nước ngoài được cấp visa lao động Việt Nam, cho phép họ nhập cảnh và làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Hồ sơ này giúp cơ quan chức năng xác minh đối tượng đủ điều kiện cấp thị thực theo quy định của Luật Nhập cảnh và Luật Lao động hiện hành.

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy tờ xin visa lao động sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, tăng khả năng được cấp visa, đồng thời tránh các rủi ro như: bị từ chối hồ sơ, xử phạt hành chính hoặc bị buộc xuất cảnh. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong thủ tục làm visa lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

II. Ai phải chuẩn bị hồ sơ xin visa cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là trách nhiệm chung của doanh nghiệp bảo lãnh và người lao động nước ngoài. Cụ thể:

1. Doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam (bên mời, bảo lãnh):

• Là pháp nhân đứng ra đề nghị cấp visa lao động cho người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

• Phải chuẩn bị các giấy tờ pháp lý như: công văn mời nhập cảnh, giấy phép kinh doanh, hợp đồng lao động, giấy phép lao động (nếu có), và các biểu mẫu theo quy định.

• Đảm bảo hoạt động đúng pháp luật, có mã số thuế, và đủ điều kiện tuyển dụng người nước ngoài.

2. Người lao động nước ngoài:

• Cần cung cấp các giấy tờ cá nhân như: hộ chiếu còn hạn, ảnh 4×6 nền trắng, tờ khai xin visa.

• Tùy theo loại visa (LĐ1 hoặc LĐ2), người lao động phải có thêm giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp.

• Ngoài ra, phải cung cấp giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn nếu được yêu cầu.

Tại sao cần phối hợp chặt chẽ?

Hồ sơ chỉ được chấp nhận khi thông tin giữa hai bên khớp nhau và đầy đủ theo quy định. Sự phối hợp hiệu quả giúp tăng khả năng được cấp visa, rút ngắn thời gian xử lý, và tránh bị từ chối.

III. Hồ sơ xin visa lao động đầy đủ gồm những gì?

1. Hồ sơ từ phía doanh nghiệp bảo lãnh (tổ chức mời)

Doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh người nước ngoài phải chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Công văn đề nghị cấp visa lao động (mẫu NA2)
  Gửi đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Việt Nam.

• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập tổ chức (bản sao y công chứng).

• Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động của người nước ngoài (tuỳ loại visa LĐ1 hay LĐ2).

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu là trường hợp mới).

• Lịch trình nhập cảnh dự kiến của người nước ngoài.

• Giấy giới thiệu và giấy ủy quyền cho người đại diện doanh nghiệp đi nộp hồ sơ.

2. Hồ sơ từ phía người lao động nước ngoài

Người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam cần chuẩn bị:

• Hộ chiếu gốc còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng và còn ít nhất 2 trang trống.

• Tờ khai xin cấp visa lao động (mẫu NA5) – khai đầy đủ và chính xác thông tin.

• Ảnh 4×6 nền trắng, chụp không quá 6 tháng, không đội mũ, không đeo kính.

• Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động nếu có sẵn.

• Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc (tùy yêu cầu từng vị trí, có thể yêu cầu công chứng dịch thuật).

Lưu ý quan trọng:

• Cả hai bên phải thống nhất thông tin cá nhân, chức danh, công việc và thời gian làm việc để tránh bị từ chối hồ sơ.

• Mọi bản sao giấy tờ cần có công chứng hoặc dấu xác nhận hợp pháp.

✅ Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ xin visa lao động là bước quyết định để người nước ngoài được cấp thị thực hợp pháp, đúng mục đích lao động tại Việt Nam. Nếu thiếu sót giấy tờ, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.

IV. Phân loại hồ sơ theo từng loại visa: LĐ1 và LĐ2

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ xin visa LĐ1 hoặc visa LĐ2. Mỗi loại visa lao động yêu cầu bộ hồ sơ riêng biệt, đặc biệt liên quan đến giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

Giải thích chi tiết:

• Visa LĐ1: Dành cho người nước ngoài được miễn giấy phép lao động theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Hồ sơ xin visa LĐ1 bắt buộc phải có giấy xác nhận miễn GPLĐ hợp lệ từ cơ quan quản lý lao động.

• Visa LĐ2: Áp dụng cho người nước ngoài phải có giấy phép lao động mới đủ điều kiện xin visa. Giấy phép này phải được cấp trước và có thời hạn tương ứng với thời gian đề nghị cấp visa lao động.

💡 Lưu ý: Không thể dùng chung một bộ hồ sơ cho cả visa LĐ1 và LĐ2. Người nộp hồ sơ cần xác định rõ diện xin visa để chuẩn bị đúng loại giấy tờ bắt buộc.

👉 Nếu chưa rõ bạn thuộc diện LĐ1 hay LĐ2, hãy liên hệ công ty dịch vụ visa hoặc tra cứu tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP để được hướng dẫn cụ thể.

V. Yêu cầu chi tiết đối với từng loại giấy tờ trong hồ sơ xin visa lao động

Để đảm bảo hồ sơ xin visa lao động Việt Nam (visa LĐ1 hoặc LĐ2) được xét duyệt nhanh chóng và hợp lệ, từng loại giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ, đúng định dạng và còn hiệu lực theo quy định hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Hộ chiếu gốc của người lao động nước ngoài

• Yêu cầu: Còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh.

• Tình trạng: Không rách, không mờ số, còn ít nhất 2 trang trống để dán visa.

2. Ảnh chân dung 4×6 nền trắng

• Quy cách: Chụp chính diện, nền trắng, không đội mũ, không đeo kính.

• Thời gian: Chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

3. Tờ khai xin cấp visa lao động (Mẫu NA5)

• Yêu cầu: Khai thông tin đầy đủ, chính xác, có chữ ký của người nước ngoài và đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp bảo lãnh.

4. Công văn bảo lãnh từ doanh nghiệp Việt Nam

• Nội dung: Đề nghị cấp visa lao động cho người nước ngoài theo hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.

• Mẫu chuẩn: Theo mẫu NA2 (nếu làm công văn nhập cảnh).

5. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp

• Bản sao công chứng, ghi rõ ngành nghề có sử dụng lao động nước ngoài.

6. Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận miễn GPLĐ

• Đối với visa LĐ1: Phải có Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động do Sở Lao động cấp, nêu rõ lý do miễn (ví dụ: nhà quản lý, chuyên gia…).

• Đối với visa LĐ2: Phải có Giấy phép lao động hợp lệ, còn thời hạn ít nhất bằng thời gian đề nghị cấp visa.

7. Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của doanh nghiệp

• Cần thiết khi người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.

8. Lịch trình nhập cảnh (nếu có yêu cầu cụ thể)

• Bao gồm thông tin ngày nhập cảnh dự kiến, địa điểm làm việc, nơi cư trú tại Việt Nam.

VI. Lưu ý khi nộp hồ sơ xin visa lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa lao động tuy không quá phức tạp, nhưng nếu sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối cấp visa, ảnh hưởng đến kế hoạch nhập cảnh và làm việc. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ:

1. Hồ sơ phải đồng nhất và hợp lệ

• Tất cả thông tin trong hộ chiếu, giấy phép lao động và công văn bảo lãnh phải trùng khớp tuyệt đối (họ tên, số hộ chiếu, thời gian, chức danh…).

• Hồ sơ có thông tin mâu thuẫn dễ bị trì hoãn xử lý hoặc yêu cầu nộp lại từ đầu.

2. Không nộp hồ sơ khi đang sử dụng visa sai mục đích

• Người đang sử dụng visa du lịch, visa miễn thị thực, visa thương mại không có bảo lãnh sẽ không được chuyển đổi trực tiếp sang visa lao động nếu không thuộc diện hợp pháp.

• Trường hợp này cần xuất cảnh, xin lại visa lao động theo đúng diện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Không sử dụng giấy tờ scan hoặc bản sao không công chứng

• Ảnh, giấy đăng ký kinh doanh, GPLĐ… đều phải là bản gốc hoặc bản sao công chứng hợp pháp.

• Bản scan hoặc ảnh chụp giấy tờ không có giá trị pháp lý và dễ bị trả hồ sơ.

4. Thời điểm nộp hồ sơ rất quan trọng

• Nên nộp trước ít nhất 7–10 ngày làm việc so với thời điểm visa cũ hết hạn.

• Tránh nộp quá sát ngày, dễ gặp rủi ro trễ hạn và bị xử phạt hành chính.

5. Doanh nghiệp bảo lãnh phải đang hoạt động hợp pháp

• Cơ quan xét duyệt thường kiểm tra tình trạng thuế, hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

• Nếu công ty đang bị đình chỉ hoặc có dấu hiệu vi phạm, hồ sơ sẽ bị đình lại hoặc từ chối.

6. Cần có người đại diện hợp pháp đi nộp

• Người nộp hồ sơ phải là người được ủy quyền hoặc đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, mang theo CMND/CCCD và giấy giới thiệu hợp lệ.

VII. Nộp hồ sơ xin visa lao động ở đâu?

Người nước ngoài muốn xin visa lao động Việt Nam (visa LĐ1 hoặc LĐ2) cần nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền về quản lý xuất nhập cảnh, tùy thuộc vào việc xin mới, gia hạn, hoặc chuyển đổi loại visa. Dưới đây là các địa điểm chính:

1. Nộp tại Việt Nam (nội địa)

Nếu người lao động đã có mặt tại Việt Nam và được phép chuyển đổi visa trong nước, doanh nghiệp bảo lãnh có thể nộp hồ sơ tại:

Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an:

• Hà Nội: 44 Trần Phú, Ba Đình

• TP. Hồ Chí Minh: 333-335-337 Nguyễn Trãi, Quận 1

• Đà Nẵng: 7 Trần Quý Cáp, Hải Châu

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an tỉnh/thành phố:

• Nếu doanh nghiệp hoạt động ở tỉnh, có thể nộp tại công an địa phương (phòng XNC thuộc công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh).

📌 Lưu ý: Không phải mọi trường hợp đều được nộp hồ sơ trong nước. Một số loại visa (như visa du lịch, e-visa, visa miễn thị thực…) buộc phải xuất cảnh và xin visa mới từ nước ngoài.

Xem thêm: Có thể xin visa lao động khi đang ở Việt Nam không? |2025|

2. Nộp tại nước ngoài (tại cơ quan đại diện Việt Nam)

Với trường hợp xin visa mới từ đầu hoặc không thuộc diện được chuyển đổi tại Việt Nam, người nước ngoài cần nộp hồ sơ tại:

Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia nơi đang cư trú:

Ví dụ:

• Tại Bangkok – Thái Lan
• Tại Phnom Penh – Campuchia
• Tại Bắc Kinh, Quảng Châu – Trung Quốc
• Tại Los Angeles, Washington D.C – Hoa Kỳ

Hồ sơ cần có công văn nhập cảnh do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Việt Nam cấp trước, do doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam thực hiện.

Xem thêm: Visa lao động Việt Nam: Quy định về điều kiện, thủ tục, thời hạn |2025|

3. Nộp tại cửa khẩu quốc tế (trường hợp đặc biệt)

Nếu được chấp thuận nhập cảnh khẩn, người lao động có thể được dán visa ngay tại các cửa khẩu quốc tế như:

• Sân bay Nội Bài (Hà Nội)

• Sân bay Tân Sơn Nhất (TP.HCM)

• Cửa khẩu Mộc Bài, Hữu Nghị, Lao Bảo…

Điều kiện: Phải có công văn nhập cảnh hợp lệ, và thuộc diện được cấp visa tại cửa khẩu.

Xem thêm: Visa on Arrival Vietnam: Visa nhanh lấy tại sân ở quầy cấp thị thực |2025|

VIII. Thời gian xử lý và lệ phí nhà nước khi xin visa lao động tại Việt Nam

Khi nộp hồ sơ xin visa lao động Việt Nam (LĐ1 hoặc LĐ2), người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian xử lý và lệ phí cấp visa theo quy định hiện hành. Dưới đây là thông tin chi tiết:

1. Thời gian xét duyệt hồ sơ

• Thời gian xử lý thông thường: từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

• Trường hợp xử lý nhanh (visa khẩn): Có thể yêu cầu xử lý trong 1–3 ngày làm việc, nếu cần gấp và có lý do chính đáng.

• Thời gian có thể thay đổi nếu hồ sơ thiếu sót, có nghi ngờ thông tin hoặc cần xác minh thêm từ các cơ quan liên quan.

2. Lệ phí cấp visa lao động (phí nhà nước)

Mức phí cấp visa lao động được quy định tại Thông tư 25/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể:

Lưu ý: Phí trên là lệ phí nhà nước. Nếu bạn sử dụng dịch vụ làm visa lao động, sẽ có phí dịch vụ riêng tùy từng đơn vị.

3. Các khoản chi phí khác có thể phát sinh

• Phí công chứng, dịch thuật giấy tờ (nếu có): Tùy khối lượng hồ sơ

• Chi phí xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ: Không bao gồm trong lệ phí visa

• Chi phí đi lại, nộp hồ sơ, lấy kết quả: Do cá nhân hoặc doanh nghiệp tự chi trả

4. Một số lưu ý quan trọng

• Nộp hồ sơ càng sớm trước hạn càng tốt (ít nhất 7–10 ngày), tránh bị phạt do visa hết hạn

• Lệ phí có thể thay đổi tùy chính sách từng thời điểm, nên kiểm tra cập nhật từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đơn vị hỗ trợ uy tín

• Không nên sử dụng dịch vụ không rõ nguồn gốc để tránh bị lừa đảo hoặc làm sai quy định

IX. Kết luận

Hồ sơ xin visa lao động Việt Nam là yếu tố bắt buộc và quan trọng giúp người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ theo quy định sẽ giúp quy trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị từ chối visa, yêu cầu xuất cảnh hoặc bị xử phạt. Tùy vào loại visa (LĐ1 hoặc LĐ2), hồ sơ sẽ có yêu cầu giấy tờ khác nhau như giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ.

Do đó, cả người lao động và doanh nghiệp bảo lãnh cần nắm rõ thành phần hồ sơ, nơi nộp, thời gian xử lý và lệ phí để chủ động trong kế hoạch tuyển dụng, làm việc, cư trú. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên tham khảo đơn vị dịch vụ visa lao động chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói và tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam.

• About
• Latest Posts

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Làm visa lao động online: Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z |2025| - 02/06/2025
• Cách chuyển đổi visa du lịch sang visa làm việc ở Việt Nam [2025] - 01/06/2025
• Hồ sơ xin visa lao động Việt Nam gồm những gì? |Cập nhật 2025| - 31/05/2025