Hồ sơ xin visa công tác cần gì? Những giấy tờ bắt buộc |2025|

Bạn đang chuẩn bị sang nước ngoài để làm việc ngắn hạn, ký kết hợp đồng hoặc tham dự hội nghị? Dù đi với mục đích gì, nếu không có quốc tịch được miễn thị thực, bạn bắt buộc phải xin visa công tác hoặc visa doanh nghiệp. Và điều quan trọng nhất trước khi nộp hồ sơ chính là chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ cần thiết.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ xin visa công tác gồm những gì, có gì khác so với visa du lịch, và làm sao để dễ được chấp thuận.

I. Hồ sơ xin visa công tác là gì?

Hồ sơ xin visa công tác, còn gọi là visa thương mại, visa doanh nghiệp hoặc Business Visa, là bộ giấy tờ mà người xin visa cần chuẩn bị để được cấp phép nhập cảnh vào một quốc gia với mục đích công việc ngắn hạn. Các hoạt động điển hình bao gồm: gặp đối tác, ký kết hợp đồng, tham dự hội nghị, hội chợ, triển lãm, khảo sát thị trường, đàm phán kinh doanh…

Không giống như visa du lịch hay visa lao động, visa công tác không dùng để nghỉ dưỡng hoặc lao động dài hạn. Đây là loại thị thực dành riêng cho các hoạt động doanh nghiệp chính đáng nhưng không phát sinh quan hệ lao động tại nước sở tại.

Thông thường, một bộ hồ sơ xin visa công tác sẽ bao gồm:

1. Giấy tờ cá nhân: hộ chiếu, ảnh thẻ, thông tin cá nhân

2. Giấy tờ từ công ty cử đi: quyết định cử đi công tác, giấy giới thiệu

3. Thư mời từ đối tác nước ngoài: thể hiện rõ nội dung làm việc và thời gian

4. Lịch trình công tác: ngày đi, ngày về, các địa điểm dự kiến

5. Giấy tờ doanh nghiệp: giấy phép kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng hoặc thư trao đổi

6. Giấy tờ chứng minh tài chính, bảo hiểm (nếu có yêu cầu)

Tùy vào từng quốc gia, hình thức visa công tác có thể khác nhau: xin trực tiếp, qua trung tâm tiếp nhận thị thực, hoặc qua hệ thống e-visa.

Phân biệt visa công tác với visa lao động và visa du lịch

II. Hồ sơ xin visa công tác gồm những gì?

Khi xin visa công tác (hay còn gọi là visa thương mại, business visa), bạn cần nộp một bộ hồ sơ thể hiện rõ ràng thân nhân, công việc, mục đích chuyến đi, và mối quan hệ công tác với tổ chức tại nước đến. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng – đủ – hợp lý sẽ giúp tăng tỉ lệ đậu visa ngay từ lần đầu.

Hồ sơ xin visa công tác gồm các giấy tờ chính sau:

Hộ chiếu gốc

• Còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh
• Còn trang trống để dán visa

Đơn xin visa công tác

• Điền theo mẫu của từng quốc gia
• Ký tên đầy đủ, thông tin chính xác

Ảnh thẻ

• 2 ảnh nền trắng, đúng kích thước theo yêu cầu (thường là 3.5×4.5cm hoặc 4x6cm)
• Chụp không quá 6 tháng

Thư mời công tác từ đối tác nước ngoài

• Ghi rõ tên người được mời, lý do mời, nội dung làm việc, thời gian lưu trú
• Nêu rõ ai là người chi trả chi phí

Quyết định cử đi công tác của công ty tại Việt Nam

• Nêu rõ lý do cử đi, thời gian, tên người được cử
• Có dấu công ty và chữ ký người đại diện hợp pháp

Lịch trình chi tiết chuyến đi

• Gồm ngày đi, ngày về, lịch làm việc từng ngày
• Thể hiện rõ các hoạt động chính và nơi lưu trú

Giấy tờ chứng minh mối quan hệ công việc giữa hai bên

• Hợp đồng hợp tác, biên bản ghi nhớ (MOU), email trao đổi công việc, thư xác nhận đối tác…

Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi

• Có thể là vé giữ chỗ hợp lệ

Xác nhận đặt phòng khách sạn hoặc nơi ở

• Trùng khớp với lịch trình chuyến đi

Giấy phép kinh doanh của công ty tại Việt Nam

• Bản sao công chứng đăng ký kinh doanh
• Mã số thuế, giấy phép hoạt động liên quan (nếu có)

Chứng minh tài chính (tùy nước yêu cầu)

• Sao kê tài khoản công ty hoặc cá nhân
• Giấy xác nhận số dư, tài sản nếu đi với tư cách cá nhân

Bảo hiểm công tác hoặc bảo hiểm du lịch quốc tế (nếu bắt buộc)

• Một số nước yêu cầu bảo hiểm bao phủ toàn bộ thời gian lưu trú và chi phí y tế

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

• Tất cả giấy tờ bằng tiếng Việt phải dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu của nước tiếp nhận, kèm theo bản công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nếu được yêu cầu.

• Mỗi quốc gia có thể yêu cầu mẫu đơn, nội dung thư mời và lịch trình khác nhau. Cần tra cứu kỹ tại trang chính thức hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực được ủy quyền.

III. Hồ sơ xin visa doanh nghiệp là gì? Có gì khác visa công tác?

Trong nhiều trường hợp, khái niệm visa doanh nghiệp và visa công tác thường được dùng thay thế cho nhau vì cả hai đều là visa ngắn hạn phục vụ mục đích công việc. Tuy nhiên, ở một số quốc gia hoặc trong từng bối cảnh cụ thể, chúng có thể có những khác biệt nhất định về đối tượng, mục đích sử dụng và yêu cầu hồ sơ xin visa.

Visa doanh nghiệp là gì?

Visa doanh nghiệp (còn gọi là visa business hoặc visa thương mại) là loại thị thực cấp cho doanh nhân, đại diện công ty, nhà đầu tư hoặc nhân sự cấp cao sang nước ngoài để thực hiện các hoạt động có liên quan đến giao thương, như:

• Gặp gỡ đối tác, khách hàng

• Đàm phán và ký kết hợp đồng

• Tham gia hội chợ thương mại, triển lãm

• Khảo sát thị trường, tìm hiểu cơ hội đầu tư

• Làm việc tạm thời theo diện đại diện doanh nghiệp

Trong nhiều trường hợp, visa doanh nghiệp được cấp theo diện bảo lãnh từ một doanh nghiệp hoặc tổ chức hợp pháp tại quốc gia đến.

Khác biệt giữa visa doanh nghiệp và visa công tác

Hồ sơ xin visa doanh nghiệp có gì khác?

Về cơ bản, hồ sơ xin visa doanh nghiệp vẫn bao gồm các thành phần tương tự hồ sơ visa công tác, nhưng thường yêu cầu kỹ hơn về:

• Giấy tờ chứng minh hoạt động kinh doanh của công ty tại Việt Nam và nước ngoài

• Hợp đồng thương mại, báo giá, thư trao đổi hoặc thư mời chi tiết hơn

• Giấy giới thiệu từ hiệp hội ngành nghề hoặc cơ quan chủ quản (nếu đi theo đoàn hoặc đại diện quốc gia)

• Chứng minh tài chính doanh nghiệp hoặc chứng minh khả năng chi trả của người xin visa (đối với nhà đầu tư)

Nên chọn visa công tác hay visa doanh nghiệp?

Câu trả lời tùy vào mục đích chuyến đi:

• Nếu bạn là nhân viên công ty được cử đi họp, đào tạo, làm việc ngắn hạn, nên xin visa công tác.

• Nếu bạn đi với tư cách đại diện doanh nghiệp, ký kết hợp đồng thương mại, mở rộng đầu tư, nên chuẩn bị hồ sơ xin visa doanh nghiệp, vì hồ sơ sẽ cần chuyên sâu hơn về hoạt động kinh doanh.

Bài viết liên quan: Thủ tục xin visa doanh nghiệp, công tác, thương mại (Visa DN1, Visa DN2)

IV. Hồ sơ xin visa công tác có gì khác hồ sơ xin visa du lịch?

Một câu hỏi phổ biến mà nhiều người thường đặt ra là: hồ sơ xin visa công tác khác gì hồ sơ xin visa du lịch? Mặc dù cả hai đều là visa ngắn hạn, nhưng mục đích và giấy tờ cần chuẩn bị lại hoàn toàn khác nhau. Việc nộp sai loại visa hoặc hồ sơ không phù hợp với mục đích có thể dẫn đến việc bị từ chối ngay từ vòng xét duyệt đầu tiên khi làm thủ tục làm visa.

So sánh hồ sơ xin visa công tác và Hồ sơ xin visa du lịch:

Vì sao phải phân biệt rõ?

Việc xin visa đúng loại không chỉ giúp tăng khả năng được cấp visa, mà còn đảm bảo tính pháp lý trong thời gian lưu trú. Nếu bạn đi công tác nhưng lại xin visa du lịch, có thể bị từ chối nhập cảnh hoặc gặp rắc rối về mặt pháp lý ở nước sở tại.

Tốt nhất, bạn nên xác định rõ mục đích chuyến đi ngay từ đầu để chuẩn bị đúng loại hồ sơ. Trong trường hợp có yếu tố công việc xen lẫn tham quan (như kết hợp hội nghị và du lịch), hãy ưu tiên chuẩn bị theo hướng visa công tác, và trình bày rõ ràng trong thư mời, lịch trình.

V. Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ visa công tác/doanh nghiệp

• Thư mời nên có đầy đủ nội dung: mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, thông tin bên mời, xác nhận chi phí do ai chi trả
• Quyết định cử đi công tác phải có chữ ký, dấu công ty rõ ràng
• Nộp hồ sơ ít nhất 3 tuần trước ngày dự kiến khởi hành
• Không nên làm hồ sơ mập mờ giữa công tác và du lịch để tránh bị từ chối
• Dịch thuật và công chứng đầy đủ các giấy tờ không phải tiếng Anh

VI. Nộp hồ sơ visa công tác/doanh nghiệp ở đâu?

Việc nộp hồ sơ xin visa công tác hoặc visa doanh nghiệp phụ thuộc vào quốc gia bạn dự định đến và quy định cụ thể của từng nước. Dưới đây là hướng dẫn chung và một số ví dụ cụ thể:

1. Nộp hồ sơ xin visa công tác/doanh nghiệp tại nước ngoài

Đối với các quốc gia như Mỹ, Đức, Trung Quốc, Úc…, hồ sơ xin visa công tác thường được nộp tại:

• Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia đó tại Việt Nam.

• Trung tâm tiếp nhận thị thực được ủy quyền, chẳng hạn như VFS Global.

Ví dụ:

• Visa công tác Mỹ: Nộp hồ sơ và phỏng vấn tại Đại sứ quán Mỹ ở Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Mỹ tại TP. Hồ Chí Minh.

• Visa công tác Đức: Nộp hồ sơ tại Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global.

• Visa công tác Trung Quốc: Nộp hồ sơ tại Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc tại Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP. Hồ Chí Minh.

2. Nộp hồ sơ xin visa doanh nghiệp vào Việt Nam

Nếu bạn là doanh nghiệp tại Việt Nam mời đối tác nước ngoài sang công tác, quy trình xin visa doanh nghiệp (DN1, DN2) như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh

Doanh nghiệp bảo lãnh nộp hồ sơ tại:

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh:

• Hà Nội: Số 44-46 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• TP. Hồ Chí Minh: Số 333-335-337 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Hoặc:

• Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bước 2: Nhận công văn chấp thuận nhập cảnh

Sau 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ được chấp thuận, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ cấp Công văn nhập cảnh gửi cho doanh nghiệp bảo lãnh.

Bước 3: Dán visa cho người nước ngoài

Người được mời có thể dán visa tại:

• Cửa khẩu quốc tế khi nhập cảnh vào Việt Nam.

• Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại.

Lưu ý:

• Thời gian xử lý hồ sơ: Thường từ 3–5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Lệ phí visa: Tùy thuộc vào loại visa và thời hạn, dao động từ 25–135 USD.

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Bao gồm mẫu đơn NA2, giấy phép kinh doanh, thư mời, hộ chiếu của người được mời và các giấy tờ liên quan khác.

Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về quy trình nộp hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ hoặc tư vấn về visa công tác/doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể.

VII. Dịch vụ làm visa công tác: Khi nào nên sử dụng?

Tự chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác là hoàn toàn có thể nếu bạn đã có kinh nghiệm, hiểu rõ yêu cầu từng quốc gia và có đủ thời gian để xử lý giấy tờ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều hồ sơ bị từ chối vì thiếu sót nhỏ hoặc không hiểu rõ quy trình. Dịch vụ làm visa công tác chuyên nghiệp sẽ là giải pháp hiệu quả trong những trường hợp sau:

1. Hồ sơ phức tạp, khó tự xử lý

• Người đi công tác chưa từng xin visa nước đó

• Thiếu thư mời hoặc thư mời không rõ ràng

• Không có quyết định cử đi hợp lệ hoặc giấy tờ doanh nghiệp còn thiếu

• Khó chứng minh mối quan hệ giữa hai bên

2. Doanh nghiệp cần cử nhân sự đi công tác gấp

Dịch vụ visa có thể giúp xử lý thủ tục khẩn, hỗ trợ đặt lịch hẹn, dịch thuật, công chứng, chuẩn bị công văn mời hoặc hồ sơ xin công văn nhập cảnh trong thời gian ngắn.

3. Không có thời gian tìm hiểu và xử lý hồ sơ

Dịch vụ làm visa sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình: kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn điền đơn, đặt lịch hẹn, xử lý các tình huống phát sinh với đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực.

4. Đã từng bị từ chối visa trước đó

Nếu hồ sơ từng bị đánh rớt, bạn cần một đơn vị hiểu rõ lý do để điều chỉnh chiến lược, bổ sung tài liệu cần thiết và trình bày lại hồ sơ một cách hợp lý hơn.

Kết luận

Visa công tác và visa doanh nghiệp là hai loại thị thực quan trọng dành cho những ai có nhu cầu đi nước ngoài làm việc ngắn hạn, gặp gỡ đối tác, đàm phán thương mại hoặc đại diện cho doanh nghiệp. Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng, nhưng điểm chung là: hồ sơ cần rõ ràng, minh bạch và thể hiện đúng mục đích chuyến đi.

Để tăng khả năng được cấp visa ngay từ lần đầu, bạn nên:

• Phân biệt rõ giữa visa công tác, visa doanh nghiệp và visa du lịch

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo checklist

• Hiểu đúng quy trình nộp hồ sơ và cơ quan tiếp nhận

• Cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ khi cần thiết

Nếu bạn cần kiểm tra hồ sơ, xử lý visa khẩn, hoặc tư vấn từng bước theo từng nước, đừng ngần ngại liên hệ:

Hotline: 0906 271 359
Email: congtyluat.hcc@gmail.com
Website: https://dichvuhanhchinhcong.vn

• About
• Latest Posts

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Cách làm visa online| Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z| Cập nhật 2025| - 05/06/2025
• Các loại Visa cho người nước ngoài vào Việt Nam |2025| - 05/06/2025
• Hồ sơ xin visa thăm thân cần những gì- Hướng dẫn chuẩn |2025| - 05/06/2025