Giấy phép lao động

Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động tại Việt Nam – Quy định mới nhất & Hướng dẫn chi tiết

📅 Cập nhật mới nhất: 03/03/2025: 📢 Quy định mới nhất về thời hạn và gia hạn giấy phép lao động tại Việt Nam

📌 Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn một lần theo quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp và người lao động không thực hiện gia hạn đúng hạn, người lao động có thể rơi vào tình trạng làm việc trái phép, đồng thời doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Việc hiểu rõ thời hạn hiệu lực, điều kiện gia hạn và quy trình gia hạn giấy phép lao động là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, đúng quy định. Trong bài viết này, Công ty Luật HCC sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về:

  • Thời hạn tối đa của giấy phép lao động theo quy định pháp luật.
  • Điều kiện, quy trình gia hạn và số lần gia hạn được phép.
  • Những trường hợp không được gia hạn giấy phép lao động.
  • Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định và thực tế tại các địa phương.
  • Các khó khăn thường gặp và cách khắc phục khi xin gia hạn giấy phép lao động.

Nếu bạn đang cần gia hạn giấy phép lao động hoặc muốn tìm hiểu quy trình chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

Thoi Han Cua Giay Phep Lao

I. Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam – Quy định mới nhất

1. Giấy phép lao động là gì? Quy định bắt buộc khi làm việc tại Việt Nam

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động cho người nước ngoài là văn bản do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Nếu làm việc mà không có giấy phép lao động hợp lệ, doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt từ 30 – 75 triệu đồng, thậm chí bị trục xuất khỏi Việt Nam. Vì vậy, đăng ký giấy phép lao động đúng quy trình là điều kiện bắt buộc giúp người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp.

2. Các loại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Tại Việt Nam, người lao động nước ngoài có thể được cấp một trong hai loại giấy phép sau:

  • Giấy phép lao động (Work Permit): Dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam với vai trò chuyên gia, lao động kỹ thuật, nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.
  • Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Miễn giấy phép lao động): Áp dụng cho các trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định pháp luật.

Việc chọn đúng loại giấy phép lao động giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục hành chính.

3. Thời hạn tối đa của giấy phép lao động theo quy định pháp luật

Theo Bộ luật Lao động 2019, thời hạn tối đa của một giấy phép lao động tại Việt Nam là 2 năm.

Thời hạn của giấy phép lao động phụ thuộc vào một trong các yếu tố sau:

  • Thời gian của hợp đồng lao động giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp tại Việt Nam.
  • Văn bản cử lao động sang Việt Nam của công ty mẹ ở nước ngoài.
  • Thời hạn của dự án, hợp đồng kinh tế, thương mại mà người lao động tham gia.
  • Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động nước ngoài.

Tuy nhiên, thời gian cấp phép không được vượt quá 2 năm theo quy định hiện hành.

Vì sao giấy phép lao động chỉ có thời hạn tối đa 2 năm?

Trước đây, giấy phép lao động có thể có thời hạn tối đa 3 năm. Tuy nhiên, từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực (từ năm 2021), thời hạn này giảm xuống còn 2 năm nhằm:

  • Quản lý chặt chẽ hơn lao động nước ngoài tại Việt Nam.
  • Cân bằng thị trường lao động và đảm bảo quyền lợi cho lao động trong nước.
  • Yêu cầu doanh nghiệp và người lao động phải theo dõi và gia hạn đúng hạn để tránh vi phạm.

4. Thời hạn của các loại giấy phép lao động và quy định gia hạn

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của từng loại giấy phép lao động và các hình thức hợp pháp hóa lao động được quy định như sau:

4.1. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

  • Thời hạn tối đa: 2 năm.
  • Phụ thuộc vào hợp đồng lao động, dự án hoặc quyết định cử lao động sang Việt Nam.

4.2. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

4.3. Giấy phép lao động được cấp lại có thời hạn bao lâu?

  • Chỉ áp dụng khi giấy phép lao động bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin cá nhân.
  • Thời hạn của giấy phép cấp lại không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động cũ.

4.4. Thời hạn giấy phép lao động khi gia hạn là bao lâu?

  • Gia hạn giấy phép lao động chỉ được thực hiện một lần, với thời gian tối đa không quá 2 năm.
  • Người lao động và doanh nghiệp phải nộp hồ sơ gia hạn trước khi giấy phép hết hạn ít nhất 30 – 45 ngày để tránh gián đoạn công việc.

5. Lưu ý quan trọng khi làm giấy phép lao động

  • Theo dõi thời hạn giấy phép lao động để thực hiện gia hạn hoặc cấp mới đúng hạn.
  • Chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu để tránh bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
  • Chọn đúng loại giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép theo đúng quy định pháp luật.
  • Thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 30 – 45 ngày để tránh gián đoạn công việc và bị phạt do hết hạn giấy phép lao động.
Loại giấy phép lao động Thời hạn tối đa Gia hạn tối đa

Giấy phép lao động (Work Permit)

 2 năm 2 năm (chỉ được gia hạn 1 lần)
Giấy miễn giấy phép lao động 2 năm 2 năm (chỉ được gia hạn 1 lần)
Cấp lại giấy phép lao động  Theo thời hạn còn lại

Không được gia hạn

6. Cách theo dõi và gia hạn giấy phép lao động đúng hạn

  • Ghi nhớ thời hạn hết hạn trên hợp đồng lao động.
  • Lưu trữ ngày hết hạn giấy phép lao động vào hệ thống quản lý nhân sự.
  • Chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước 45 ngày để tránh bị xử phạt.
  • Sử dụng dịch vụ tư vấn gia hạn giấy phép lao động để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và xử lý nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ xin cấp, gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn miễn phí.

Chỉ cần cung cấp hồ sơ, chúng tôi lo tất cả!

Tư vấn dịch vụ

Phone 090-627-1359 Zalo Zalo Official

Bài viết liên quan:

II. Quy định về gia hạn giấy phép lao động – Điều kiện, số lần gia hạn và thời gian tối đa

Việc gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài tại Việt Nam được quy định rõ ràng nhằm quản lý chặt chẽ lao động nước ngoài và giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị phù hợp. Dưới đây là các quy định về số lần gia hạn, thời gian gia hạn tối đa và điều kiện gia hạn GPLĐ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

1. Số lần và thời gian gia hạn giấy phép lao động

  • Mỗi giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời gian tối đa là 2 năm.
  • Tổng thời gian một người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam trên cùng một giấy phép (bao gồm cả gia hạn) là tối đa 4 năm.
  • Sau khi hết thời gian gia hạn, nếu người lao động nước ngoài muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động (cấp mới).

Ví dụ minh họa:

  • Một giấy phép lao động được cấp tối đa 2 năm.
  • Trước khi hết hạn, doanh nghiệp có thể xin gia hạn thêm một lần với thời gian tối đa 2 năm.
  • Tổng cộng, người lao động có thể làm việc liên tục tại Việt Nam trong tối đa 4 năm nếu được gia hạn đúng hạn.
  • Sau khi hết thời gian này, doanh nghiệp sử dụng lao động phải xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (xin cấp mới) để tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

2. Điều kiện để được gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, để gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

2.1. Giấy phép lao động hiện tại phải còn hiệu lực

Giấy phép lao động đang sử dụng phải còn hiệu lực ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn hợp lệ:

  • Sớm nhất: Trước 45 ngày tính từ ngày giấy phép lao động hết hạn.
  • Muộn nhất: Trước 5 ngày tính từ ngày giấy phép lao động hết hạn.

Nếu nộp hồ sơ muộn hơn thời gian quy định, doanh nghiệp sẽ không thể gia hạn GPLĐ mà phải xin cấp mới.

2.2. Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

2.3. Người lao động nước ngoài phải tiếp tục làm đúng công việc ghi trên giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài phải làm đúng vị trí công việc, chức danh và nội dung công việc đã được cấp phép trước đó.

Các giấy tờ chứng minh việc tiếp tục làm việc bao gồm:

  • Hợp đồng lao động mới (nếu có).
  • Văn bản gia hạn hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp.
  • Văn bản của công ty nước ngoài cử lao động tiếp tục ở lại Việt Nam.
  • Thỏa thuận tiếp tục tham gia dự án, hợp đồng thương mại phù hợp với trường hợp cụ thể.

3. Quy định về thời hạn sau khi gia hạn giấy phép lao động

Thời gian gia hạn giấy phép lao động sẽ tương ứng với thời hạn của các yếu tố liên quan, như:

  • Thời gian của hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp.
  • Thời gian của dự án, hợp đồng kinh tế hoặc văn bản cử lao động từ công ty nước ngoài.

Tuy nhiên, thời hạn tối đa cho mỗi lần gia hạn không vượt quá 2 năm.

4. Lưu ý quan trọng khi gia hạn giấy phép lao động

  • Nộp hồ sơ gia hạn đúng thời gian quy định (trước khi giấy phép lao động hết hạn từ 45 đến 5 ngày).
  • Xác nhận vị trí công việc được tiếp tục phê duyệt bởi cơ quan quản lý lao động.
  • Đảm bảo giấy tờ hợp lệ và chính xác để tránh bị từ chối gia hạn.
  • Nếu giấy phép lao động đã hết hạn hoặc không đủ điều kiện gia hạn, doanh nghiệp phải xin cấp mới giấy phép lao động thay vì gia hạn.

5. Khi nào cần xin cấp mới giấy phép lao động thay vì gia hạn?

Nếu người lao động thuộc một trong các trường hợp sau, họ sẽ không được gia hạn giấy phép lao động mà phải xin cấp mới:

  • Giấy phép lao động đã được gia hạn một lần trước đó.
  • Người lao động thay đổi vị trí công việc, chức danh hoặc chuyển sang doanh nghiệp khác.
  • Giấy phép lao động đã hết hiệu lực trước thời điểm nộp hồ sơ gia hạn.
  • Doanh nghiệp không còn được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
  • Hồ sơ gia hạn bị từ chối do không đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.

6. Dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định

Nếu bạn cần dịch vụ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn miễn phí.

  • Hỗ trợ tư vấn điều kiện và thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
  • Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh sai sót.
  • Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước để xử lý nhanh chóng.
  • Đảm bảo thời gian xử lý đúng quy định, tránh gián đoạn công việc.

Chỉ cần cung cấp hồ sơ, chúng tôi lo tất cả!

III. Các trường hợp không được gia hạn giấy phép lao động

Pháp luật quy định rõ ràng những trường hợp không đủ điều kiện gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) nhằm đảm bảo việc gia hạn tuân thủ đúng quy định và ngăn chặn tình trạng kéo dài thời gian làm việc không hợp lệ. Dưới đây là các trường hợp không thể gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

1. Nộp hồ sơ gia hạn quá thời hạn quy định

Thời gian nộp hồ sơ gia hạn hợp lệ: Từ 5 – 45 ngày trước khi GPLĐ hết hạn.

Không được gia hạn nếu:

  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ muộn hơn 5 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
  • Giấy phép lao động chỉ còn hiệu lực dưới 5 ngày mới nộp hồ sơ. Trong trường hợp này, hồ sơ bị từ chối và doanh nghiệp buộc phải xin cấp mới GPLĐ nếu muốn tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.

Lưu ý quan trọng:

Khi giấy phép lao động hết hiệu lực, người lao động không thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam cho đến khi được cấp giấy phép mới.

2. Giấy phép lao động đã được gia hạn một lần trước đó

  • Mỗi giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn tối đa 2 năm.
  • Nếu giấy phép đã được gia hạn một lần, tức tổng thời gian làm việc hợp pháp đã đạt tối đa 4 năm, thì không thể tiếp tục gia hạn.
  • Doanh nghiệp bắt buộc phải xin cấp mới giấy phép lao động nếu muốn người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

3. Thay đổi về công việc hoặc người sử dụng lao động

Gia hạn GPLĐ chỉ áp dụng khi người lao động tiếp tục làm đúng công việc, đúng người sử dụng lao động như trên giấy phép cũ.

Không được gia hạn nếu:

  • Người lao động chuyển sang làm cho doanh nghiệp khác.
  • Người lao động đảm nhiệm một công việc khác không đúng với nội dung ghi trên giấy phép lao động cũ.

Lưu ý:

Trường hợp này cần làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới, không thể gia hạn GPLĐ cũ.

4. Giấy phép lao động hết hiệu lực do vi phạm hoặc lý do khác

Theo quy định, giấy phép lao động hết hiệu lực trước thời hạn trong một số trường hợp, bao gồm:

  • Hợp đồng lao động chấm dứt giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp.
  • Công việc trong giấy phép không còn phù hợp hoặc bị hủy bỏ.
  • Doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động nước ngoài ngừng hoạt động.
  • Người lao động bị trục xuất khỏi Việt Nam hoặc có vi phạm pháp luật dẫn đến chấm dứt hiệu lực giấy phép.

Lưu ý:

Nếu giấy phép lao động đã hết hiệu lực vì một trong những lý do trên, không thể gia hạn mà phải thực hiện thủ tục cấp mới nếu muốn tiếp tục làm việc.

5. Kết luận: Khi nào cần xin cấp mới giấy phép lao động?

✔ Gia hạn GPLĐ chỉ áp dụng nếu:

  • Người lao động tiếp tục làm công việc cũ, với cùng người sử dụng lao động.
  • Giấy phép lao động còn hiệu lực từ 5 – 45 ngày trước ngày hết hạn.
  • Chưa từng gia hạn trước đó.

❌ Không thể gia hạn GPLĐ nếu:

  • Nộp hồ sơ quá trễ (dưới 5 ngày trước khi giấy phép hết hạn).
  • GPLĐ đã được gia hạn một lần trước đó (tổng thời gian làm việc đạt 4 năm).
  • Người lao động thay đổi công việc hoặc chuyển sang doanh nghiệp khác.
  • Giấy phép lao động đã hết hiệu lực do vi phạm, doanh nghiệp đóng cửa hoặc bị trục xuất.

Lưu ý:

📌 Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp bắt buộc phải xin cấp mới giấy phép lao động nếu muốn tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.

Tóm lại:

  • Gia hạn GPLĐ chỉ áp dụng trong các trường hợp hạn chế, cụ thể là khi người lao động tiếp tục làm công việc cũ, giấy phép còn thời hạn và chưa gia hạn lần nào trước đó.
  • Những trường hợp khác đều không đủ điều kiện gia hạn và phải xin cấp giấy phép lao động mới.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về gia hạn hoặc cấp mới giấy phép lao động hoặc sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn miễn phí.

IV. Hướng dẫn quy trình thủ tục nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc giúp người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép cũ sắp hết hạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thời điểm nộp hồ sơ, địa điểm tiếp nhận, thành phần hồ sơ và quy trình xử lý theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

1. Thời điểm và địa điểm nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Thời gian nộp hồ sơ hợp lệ

  • Hồ sơ gia hạn GPLĐ phải được nộp trong khoảng từ 5 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
  • Nếu nộp muộn hơn 5 ngày trước khi GPLĐ hết hạn, hồ sơ có thể bị từ chối, doanh nghiệp sẽ phải xin cấp mới GPLĐ thay vì gia hạn.

Nơi nộp hồ sơ

  • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) tỉnh/thành phố nếu giấy phép ban đầu do Sở cấp.
  • Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Bộ LĐTBXH) đối với các trường hợp đặc biệt do Bộ cấp phép.

Phương thức nộp hồ sơ

  • Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan tiếp nhận.
  • Nộp qua đường bưu chính (nếu địa phương có hỗ trợ).
  • Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của địa phương (nếu áp dụng).

Lưu ý quan trọng:

  • Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh gián đoạn công việc của người lao động.

2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn GPLĐ bao gồm:

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11 PLI, Phụ lục I – Nghị định 152/2020/NĐ-CP).

Bản gốc giấy phép lao động hiện tại (còn hiệu lực, chưa hết hạn).

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (công văn chấp thuận vị trí công việc) do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp đặc biệt không yêu cầu theo quy định).

Giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc đúng nội dung đã được cấp GPLĐ, bao gồm:

  • Hợp đồng lao động mới (đối với lao động làm việc theo hợp đồng).
  • Quyết định điều chuyển nội bộ kéo dài thời gian (đối với lao động di chuyển nội bộ).
  • Thỏa thuận với đối tác về việc tiếp tục thực hiện dự án (đối với lao động cung cấp dịch vụ theo hợp đồng).

Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe (có hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).

Bản sao hộ chiếu (trang có ảnh và thông tin cá nhân của người lao động nước ngoài), có chứng thực hoặc xác nhận đối chiếu bản chính của người sử dụng lao động.

Ảnh chân dung:

  • 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm.
  • Phông nền trắng, chụp thẳng mặt, đầu để trần, không đeo kính màu.
  • Ảnh chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Lưu ý:

  • Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.
  • Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh bị trả lại do thiếu sót giấy tờ.

3. Trình tự xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Bước 1: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

  • Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) nộp hồ sơ gia hạn GPLĐ theo đúng quy định, trước khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn từ 5 đến 45 ngày.

Bước 2: Xem xét và xử lý hồ sơ

  • Cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Sở LĐTBXH hoặc Bộ LĐTBXH) sẽ xem xét và xử lý hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan chức năng sẽ cấp gia hạn GPLĐ.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung: Cơ quan chức năng sẽ yêu cầu điều chỉnh trong thời gian quy định.

Bước 3: Nhận kết quả giấy phép lao động đã gia hạn

  • Thời gian xét duyệt: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động mới (nếu có)

  • Sau khi được gia hạn giấy phép lao động, nếu người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động mới với thời hạn phù hợp với thời gian gia hạn.
  • Doanh nghiệp cần gửi bản sao hợp đồng lao động mới đến cơ quan đã cấp phép trước ngày người lao động tiếp tục làm việc.

Lưu ý quan trọng:

  • Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ để tránh kéo dài thời gian xử lý.
  • Người lao động không được tiếp tục làm việc nếu giấy phép lao động đã hết hạn mà chưa được gia hạn hoặc cấp mới.
  • Nếu không đủ điều kiện gia hạn, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới thay vì gia hạn.

4. Liên hệ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng

Việc gia hạn GPLĐ yêu cầu doanh nghiệp theo dõi thời hạn giấy phép và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định để đảm bảo người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp.

  • Tại một số địa phương, khi cấp gia hạn GPLĐ, cơ quan chức năng sẽ ghi thông tin gia hạn (thời hạn mới) trên giấy phép lao động hiện tại hoặc cấp một văn bản xác nhận gia hạn kèm theo.
  • Người sử dụng lao động nên kiểm tra kỹ thông tin sau khi nhận kết quả gia hạn để tránh sai sót.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn miễn phí.

V. Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động theo quy định pháp luật

Thời gian giải quyết thủ tục gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) được pháp luật quy định rõ ràng nhằm giúp doanh nghiệp và người lao động sắp xếp công việc hợp lý cũng như đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn theo quy định

  • Theo Điều 18 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cơ quan chức năng phải hoàn thành việc gia hạn GPLĐ trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Nếu hồ sơ không đủ điều kiện gia hạn, cơ quan quản lý lao động phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Lưu ý quan trọng:

  • Thời gian 5 ngày làm việc được tính theo lịch hành chính, không bao gồm Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ.
  • Thời hạn xét duyệt bắt đầu từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, thời gian xử lý chỉ được tính từ ngày doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

 

2. Thời gian xử lý thực tế tại các địa phương

5 ngày làm việc là thời gian xử lý hành chính theo luật định.

Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể khác nhau tùy địa phương, do một số yếu tố sau:

  • Nhiều địa phương giải quyết hồ sơ đúng hoặc sớm hơn 5 ngày do quy trình gia hạn đơn giản hơn so với cấp mới.
  • Một số trường hợp có thể bị chậm hơn do:
      • Số lượng hồ sơ tại địa phương quá nhiều.
      • Hồ sơ có vướng mắc liên quan đến tính pháp lý hoặc sai sót thông tin.
      • Cơ quan chức năng yêu cầu xác minh thêm các tài liệu.

Lời khuyên hữu ích:

  • Nộp hồ sơ gia hạn trước thời gian quy định từ 15 – 30 ngày để tránh bị gián đoạn công việc nếu có vướng mắc.
  • Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo hợp lệ ngay từ đầu, tránh mất thời gian bổ sung.
  • Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ thông qua Cổng dịch vụ công hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận.

3. Kết luận: Thời gian xử lý hồ sơ và những lưu ý quan trọng

  • Thời gian xét duyệt hồ sơ gia hạn GPLĐ theo quy định: 5 ngày làm việc.
  • Nếu bị từ chối gia hạn, cơ quan chức năng phải thông báo bằng văn bản trong vòng 5 ngày.
  • Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy địa phương, do đó doanh nghiệp nên nộp sớm ít nhất 15 – 30 ngày trước khi GPLĐ hết hạn.

  • Trường hợp không đủ điều kiện gia hạn, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục xin cấp mới GPLĐ để đảm bảo người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp.

VI. Thời gian xử lý thực tế, khó khăn thường gặp và cách khắc phục khi gia hạn giấy phép lao động

Mặc dù pháp luật quy định thời gian xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) là 5 ngày làm việc, nhưng trên thực tế, quy trình có thể kéo dài hơn tùy vào tình huống cụ thể. Nhiều doanh nghiệp nhận kết quả trong vòng 1 tuần, nhưng cũng có trường hợp mất nhiều thời gian hơn do vướng mắc về hồ sơ hoặc thủ tục.

1. Những khó khăn thực tế khi gia hạn giấy phép lao động

Dưới đây là một số lý do phổ biến khiến thời gian gia hạn GPLĐ kéo dài hơn dự kiến:

1.1. Quá trình chuẩn bị hồ sơ mất nhiều thời gian

  • Doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian thu thập đủ giấy tờ hợp lệ, đặc biệt là:
    • Giấy khám sức khỏe (phải thực hiện tại cơ sở y tế đủ điều kiện).
    • Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài (nếu có bằng cấp, kinh nghiệm làm việc do nước ngoài cấp).
    • Xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu yêu cầu).
  • Thực tế, tổng thời gian chuẩn bị và xử lý hồ sơ có thể kéo dài từ 25 – 30 ngày, thậm chí 45 – 60 ngày nếu có vướng mắc về giấy tờ hoặc thủ tục.

1.2. Cần xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi gia hạn

  • Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng chỉ cần nộp hồ sơ gia hạn trong 5 ngày là đủ, nhưng thực tế nếu chưa có công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục này trước khi nộp hồ sơ gia hạn.
  • Thời gian xử lý công văn chấp thuận này thường mất 10 – 15 ngày làm việc.
  • Nếu không tính toán trước, doanh nghiệp có thể không kịp có công văn chấp thuận để nộp cùng hồ sơ gia hạn, dẫn đến chậm trễ toàn bộ quá trình.

1.3. Số lượng hồ sơ quá lớn tại các địa phương

  • Tại các tỉnh, thành phố có nhiều lao động nước ngoài như TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, số lượng hồ sơ lớn có thể khiến cơ quan quản lý quá tải.
  • Các Sở LĐTBXH phải thẩm định hồ sơ kỹ hơn để kiểm soát việc cấp phép đúng quy định.
  • Các yêu cầu về kinh nghiệm, bằng cấp theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP khiến quy trình xác minh hồ sơ chặt chẽ hơn, có thể kéo dài thời gian xử lý.
  • Ví dụ, Sở LĐTBXH Bình Dương từng ghi nhận rằng việc xác minh chặt chẽ hơn đã làm chậm quá trình gia hạn GPLĐ.

1.4. Hồ sơ sai sót hoặc thiếu giấy tờ

  • Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
  • Các lỗi thường gặp:
    • Thiếu giấy khám sức khỏe hợp lệ.
    • Hợp đồng lao động chưa đầy đủ chữ ký hoặc không khớp với nội dung giấy phép cũ.
    • Giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa dịch thuật công chứng.
    • Sai lệch thông tin cá nhân (hộ chiếu, giấy phép cũ, lý lịch tư pháp… ).
  • Hậu quả:
    • Nếu doanh nghiệp không kịp bổ sung hồ sơ trước khi GPLĐ hết hạn, người lao động sẽ rơi vào tình trạng làm việc trái phép.

2. Cách khắc phục để gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng và hiệu quả

2.1. Chuẩn bị hồ sơ sớm và kỹ lưỡng

✔ Lên kế hoạch gia hạn trước ít nhất 1 – 2 tháng.
✔ Ngay khi GPLĐ còn khoảng 60 ngày, cần bắt đầu thu thập giấy tờ, bao gồm:

  • Giấy khám sức khỏe mới.
  • Gia hạn hợp đồng lao động (nếu có).
  • Xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu cần).

    ✔ Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài trước khi nộp để tránh mất thời gian bổ sung.

2.2. Nộp hồ sơ trong khung thời gian quy định (5 – 45 ngày trước hạn)

✔ Tốt nhất nên nộp sớm từ 30 – 40 ngày trước khi giấy phép hết hạn để tránh các tình huống phát sinh.
✔ Không nên nộp sát ngày hết hạn (dưới 5 ngày), vì lúc đó không được gia hạn và phải xin cấp mới.

2.3. Kiểm tra hồ sơ đầy đủ và hợp lệ trước khi nộp

✔ Đối chiếu danh mục giấy tờ theo quy định mới nhất (Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
✔ Kiểm tra tính hợp lệ của tất cả tài liệu:

  • Giấy khám sức khỏe phải còn hạn trong vòng 12 tháng.
  • Hợp đồng lao động gia hạn phải đúng vị trí đã được cấp phép.
  • Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

    ✔ Nếu không chắc chắn, nên tham khảo hướng dẫn từ Sở LĐTBXH hoặc nhờ chuyên gia tư vấn.

2.4. Theo dõi và phối hợp với cơ quan cấp phép

✔ Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên theo dõi tiến trình xử lý:

  • Liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận để cập nhật thông tin.
  • Tra cứu tình trạng hồ sơ qua Cổng dịch vụ công (nếu nộp online).

    ✔ Nếu cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung giấy tờ, cần thực hiện nhanh chóng để tránh kéo dài thời gian xử lý.

2.5. Tuân thủ nghĩa vụ sau khi gia hạn thành công

✔ Nếu GPLĐ được gia hạn, doanh nghiệp cần:

  • Ký hợp đồng lao động mới (nếu có yêu cầu) và gửi bản sao đến Sở LĐTBXH.
  • Gia hạn visa hoặc thẻ tạm trú của người lao động (vì thời hạn tạm trú thường gắn với thời hạn GPLĐ).

    ✔ Tránh tình trạng GPLĐ gia hạn nhưng visa hết hạn, dẫn đến người lao động bị cư trú trái phép.

3. Kết luận: Cách gia hạn giấy phép lao động hiệu quả

✔ Chuẩn bị hồ sơ sớm và đầy đủ để tránh mất thời gian bổ sung.
✔ Nộp hồ sơ đúng thời gian quy định (5 – 45 ngày trước hạn), tốt nhất trước 30 – 40 ngày.
✔ Kiểm tra kỹ các giấy tờ quan trọng như giấy khám sức khỏe, hợp đồng lao động, công văn chấp thuận nhu cầu.
✔ Theo dõi quá trình xử lý và phản hồi nhanh chóng khi có yêu cầu bổ sung.

VII. Kết luận

Việc gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) tại Việt Nam được quy định chặt chẽ theo pháp luật, với thời hạn tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn một lần. Doanh nghiệp và người lao động cần tuân thủ đúng quy trình, thời gian quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh vướng mắc hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Thực tế cho thấy:

✔ Nếu chủ động nộp hồ sơ sớm, đầy đủ và hợp lệ, việc gia hạn GPLĐ có thể hoàn thành trong khoảng 1 tuần.
❌ Ngược lại, nếu nộp hồ sơ chậm trễ hoặc thiếu giấy tờ, quá trình gia hạn có thể bị kéo dài hàng tháng, thậm chí dẫn đến gián đoạn công việc của người lao động.

Giải pháp giúp doanh nghiệp gia hạn GPLĐ thuận lợi

✔ Nắm rõ mốc thời gian quan trọng (nộp hồ sơ từ 5 – 45 ngày trước khi GPLĐ hết hạn).
✔ Chuẩn bị hồ sơ sớm, kiểm tra đầy đủ các giấy tờ hợp lệ để tránh thiếu sót.
✔ Theo dõi các quy định mới từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để tránh vi phạm.
✔ Hợp tác tốt với cơ quan cấp phép để xử lý nhanh chóng nếu có yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Việc cập nhật các quy định mới nhất từ Bộ LĐTBXH, chủ động tuân thủ thủ tục và phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn và đảm bảo gia hạn giấy phép lao động đúng hạn.

Nguồn tài liệu tham khảo

  • Bộ luật Lao động 2019
  • Nghị định 152/2020/NĐ-CP & Nghị định 70/2023/NĐ-CP
  • Cổng Dịch vụ công Quốc gia
  • Thư viện Pháp luật
  • Các trang thông tin pháp lý và báo điện tử

Liên hệ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn miễn phí.

Chỉ cần cung cấp hồ sơ, chúng tôi lo tất cả!

Để tìm hiểu thêm về Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động tại Việt Nam – Quy định mới nhất & Hướng dẫn chi tiết, mời bạn liên hệ với Công ty luật HCC qua số Điện thoại/ Zalo: 0906271359 . Luật sư của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí 24/7.
Luật sư Hoàng
Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)
5/5 - (49 bình chọn)
Liên hệ