Bạn đang tìm kiếm thông tin về thủ tục cấp giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam? Đây là một trong những thủ tục hành chính quan trọng, yêu cầu cả người lao động nước ngoài lẫn người sử dụng lao động phải tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây được xây dựng dựa trên Bộ luật lao động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và tham khảo các quy định mới nhất 2024 – 2025, nhằm hướng dẫn chi tiết thủ tục xin giấy phép lao động, từ điều kiện cấp giấy phép lao động, hồ sơ làm giấy phép lao động, đến thời gian xử lý cũng như cơ quan cấp phép.

Công ty Luật HCC xin chia sẻ đầy đủ về thủ tục xin giấy phép lao động, thủ tục làm work permit cho người nước ngoài, hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp, công ty bảo lãnhngười nước ngoài đang có nhu cầu làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Đội ngũ Luật sư Luật lao động – Công ty Luật HCC
Đội ngũ Luật sư tư vấn cho người lao động nước ngoài – Công ty Luật HCC

Nội dung chính

I. Thủ tục – Quy trình xin/cấp/làm giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam


1. Giấy phép lao động (Work Permit) là gì?


Giấy phép lao động (Work Permit) là loại giấy phép bắt buộc đối với người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam, do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại các doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc khu công nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động cũng như đảm bảo nghĩa vụ của nhà tuyển dụng.

✅ Đối tượng cần Giấy phép lao động

  • Người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng đại diện, chi nhánh.
  • Người lao động nước ngoài làm việc tại khu công nghiệp hoặc các dự án đầu tư.
  • Các trường hợp khác theo quy định pháp luật, trừ những đối tượng được miễn giấy phép lao động (cần làm thủ tục xin xác nhận miễn).

✅ Cơ quan cấp giấy phép lao động

  • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương.
  • Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH) trong một số trường hợp đặc thù.

✅ Thủ tục hành chính liên quan

  • Cấp mới giấy phép lao động: Dành cho người nước ngoài lần đầu làm việc tại Việt Nam.
  • Gia hạn giấy phép lao động: Trước khi thời hạn giấy phép lao động hiện tại hết hiệu lực.
  • Miễn giấy phép lao động: Một số đối tượng theo quy định pháp luật được miễn (ví dụ: người lao động di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp thuộc diện ưu đãi).
  • Cấp lại giấy phép lao động: Khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, vị trí làm việc, hoặc thay đổi người sử dụng lao động nhưng vẫn thuộc cùng một nhóm công việc được chấp thuận vị trí công việc.
  • Doanh nghiệp, tổ chức tuyển dụng người nước ngoài cần tuân thủ đầy đủ quy trình, hồ sơ và thời hạn theo quy định.

Tại sao cần Giấy phép lao động?

  • Tuân thủ thủ tục xin phép theo quy định pháp luật, tránh vi phạm pháp luật lao động.
  • Bảo đảm quyền lợi người lao động nước ngoài, được làm việc hợp pháp, hưởng chế độ bảo hiểm, thẻ tạm trú, visa cho người nước ngoài đúng quy định.
  • Giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý như xử phạt doanh nghiệp, phạt tiền, thậm chí trục xuất lao động không có work permit hợp lệ.

Tóm lại: Việc xin Giấy phép lao động (Work Permit) là yêu cầu bắt buộc cho người nước ngoài để làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, đối tượng, cơ quan cấp phép cũng như các trường hợp miễn trừ để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.


2. Các bước chuẩn bị hồ sơ xin/cấp/làm giấy phép lao động cho người nước ngoài


Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị hồ sơ để xin/cấp/làm Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật (theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CPBộ luật lao động). Quy trình này giúp người sử dụng lao động cùng người lao động nước ngoài chuẩn bị đúng và đủ thủ tục xin giấy phép lao động.


Bước 1. Xác định loại Giấy phép lao động phù hợp

Xem xét vị trí công việc

  • Phân loại lao động: Chuyên gia, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Lao động kỹ thuật.
  • Kiểm tra yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, chứng chỉ, bằng đại học (nếu có).

Đánh giá điều kiện làm việc

Lưu ý: Trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động (như người lao động di chuyển nội bộ trong cùng tập đoàn, công ty), doanh nghiệp cần làm thủ tục xin xác nhận miễn thay vì xin mới.


Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ của Người lao động nước ngoài

Hộ chiếu (bản sao y công chứng)

Phiếu lý lịch tư pháp

  • Nếu do nước ngoài cấp, cần hợp pháp hóa lãnh sựdịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
  • Nếu cấp tại Việt Nam, xin tại Sở Tư pháp địa phương hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Giấy khám sức khỏe

  • Thực hiện tại phòng khám đủ điều kiện hoặc bệnh viện do Bộ Y tế cấp phép.
  • Kết luận đủ sức khỏe để làm việc tại Việt Nam.

Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc

  • Tùy theo vị trí công việc: Chuyên gia cần bằng đại học, Lao động kỹ thuật cần chứng chỉ kỹ năng, xác nhận kinh nghiệm, v.v…
  • Các tài liệu do nước ngoài cấp cũng phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng.

Ảnh hồ sơ (4×6 cm)

  • Phông nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng trở lại.

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ của Doanh nghiệp, Tổ chức bảo lãnh

Đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài- Mẫu số 11 PLI

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (bản sao công chứng)

  • Đối với doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, v.v.

Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

  • Đây là bước thủ tục hành chính quan trọng để người sử dụng lao động được cơ quan thẩm quyền (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Cục việc làm) chấp thuận giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài về vị trí công việc cần tuyển lao động nước ngoài.

Quyết định tuyển dụng hoặc Quyết định bổ nhiệm

  • Nếu người lao động là Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, cung cấp quyết định bổ nhiệm.
  • Với vị trí nhân viên, cần có văn bản chấp thuận nhu cầu hoặc kế hoạch tuyển dụng người nước ngoài.

Hợp đồng lao động (dự kiến ký kết)

Các giấy tờ bổ sung khác

  • Tùy theo quy trình xét duyệt tại mỗi địa phương, Sở LĐTBXH có thể yêu cầu thêm.
  • Đảm bảo dịch vụ cấp giấy phép lao động hoặc công ty dịch vụ tư vấn hỗ trợ chuẩn bị đầy đủ, tránh thiếu sót hồ sơ.

Lưu ý về Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng

Tài liệu do nước ngoài cấp (như Phiếu lý lịch tư pháp, bằng cấp):

  • Hợp pháp hóa lãnh sự: Thực hiện tại cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở nước ngoài.
  • Dịch thuật công chứng: Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại đơn vị có chức năng tư pháp.

Việc tuân thủ đúng quy định hợp pháp hóa lãnh sựdịch thuật công chứng đảm bảo hồ sơ của người lao động nước ngoài được cơ quan cấp phép (Sở LĐTBXH, Cục Việc làm) tiếp nhậnxét duyệt nhanh chóng.


Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị Hồ sơ xin giấy phép lao động:

  • Xác định rõ vị trí công việcđiều kiện cấp giấy phép lao động ngay từ đầu giúp tránh sai sót.
  • Người lao động nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân (hộ chiếu, lý lịch tư pháp, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, ảnh hồ sơ).
  • Doanh nghiệp bảo lãnh cần cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản chấp thuận công việc, hợp đồng lao động và các giấy tờ bổ sung khác.
  • Bảo đảm làm đúng quy trình hợp pháp hóa lãnh sựdịch thuật công chứng để thủ tục làm giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ.

Thực hiện đúng hướng dẫn trên, doanh nghiệpngười lao động nước ngoài sẽ nhanh chóng hoàn thành thủ tục xin giấy phép lao động (cấp mới, gia hạn giấy phép lao động, cấp đổi giấy phép lao động, hoặc miễn giấy phép lao động) mà không gặp vướng mắc pháp lý. Điều này giúp quản lý lao động nước ngoài hiệu quả, bảo vệ quyền lợi người lao động, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ nhà tuyển dụng theo quy định pháp luật của Việt Nam.


3. Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý cấp giấy phép


Dưới đây là quy trình nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, cùng với thời gian xử lý và kết quả nhận được. Việc nắm rõ thủ tục này giúp người sử dụng lao độngngười lao động nước ngoài chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị, đảm bảo thủ tục xin giấy phép lao động suôn sẻ và đúng hạn.


3.1. Quy trình nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động


Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

  • Hồ sơ của người lao động nước ngoài (hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, v.v.).
  • Hồ sơ của doanh nghiệp bảo lãnh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động…).

✅ Nộp hồ sơ xin giấy phép

  • Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền:
      • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) của địa phương nơi người lao động làm việc.
      • Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH) hoặc đơn vị được ủy quyền trong các trường hợp đặc biệt.
  • Nộp hồ sơ trực tuyến (nếu địa phương hỗ trợ):
      • Đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Sở LĐTBXH hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền.
      • Làm theo hướng dẫn, tải lên các giấy tờ và điền thông tin theo mẫu.

✅ Xác nhận tiếp nhận hồ sơ

  • Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan thụ lý sẽ cấp giấy biên nhận hoặc thông báo trực tuyến qua cổng thông tin điện tử.

3.2. Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động


  • Thông thường, 7 – 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Trong một số trường hợp, thời gian này có thể thay đổi (phụ thuộc quy định pháp luậtquy trình xét duyệt tại từng địa phương).

3.3. Kết quả nhận được


  • Giấy phép lao động (Work Permit) có thời hạn tối đa 2 năm.
  • Trường hợp cần làm gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nên chuẩn bị hồ sơ trước khi giấy phép hết hạn (Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn).
  • Nếu thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ, cơ quan thụ lý sẽ thông báo để bổ sung kịp thời.

Tóm lại, việc tuân thủ đúng thủ tục làm giấy phép lao động, nộp hồ sơ và chờ xử lý 7–10 ngày làm việc là bước quan trọng để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ nhà tuyển dụngquyền lợi người lao động theo quy định pháp luật.


4. Lưu ý thời hạn, khi gia hạn, cấp lại Giấy phép lao động


Dưới đây là những lưu ý quan trọng liên quan đến thời hạn giấy phép lao động, gia hạn, và cấp lại Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc nắm rõ giúp doanh nghiệp cùng người lao động nước ngoài chủ động duy trì hồ sơ hợp pháp, đảm bảo quyền lợi người lao độngnghĩa vụ nhà tuyển dụng theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CPBộ luật lao động.


4.1. Thời hạn Giấy phép lao động


  • Tối đa 2 năm cho mỗi lần cấp mới (hoặc lần gia hạn).
  • Trường hợp hợp đồng lao động dưới 12 tháng, thời hạn Work Permit sẽ tương ứng với thời gian còn lại của hợp đồng.

Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc thù, thời hạn có thể rút ngắn hoặc kéo dài thêm (không quá 2 năm), tùy vào văn bản pháp lý, quy định pháp luậtthẩm quyền cấp giấy phép lao động.


4.2. Thời điểm nộp Gia hạn Giấy phép lao động


  • Cần phải nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
  • Nộp hồ sơ gia hạn tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Cục Việc làm) nơi đã cấp giấy phép lần đầu.
  • Việc chuẩn bị sớm tránh tình trạng giấy phép hết hạn, dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật lao động hoặc bị xử phạt.

4.3. Điều kiện Gia hạn giấy phép lao động


✅ Tiếp tục vị trí công việc

  • Gia hạn hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ.

✅ Thay đổi vị trí nhưng vẫn trong cùng doanh nghiệp

  • Trường hợp người lao động chuyển từ vị trí này sang vị trí khác nhưng vẫn do công ty bảo lãnh hiện tại sử dụng.

✅ Kéo dài thời gian công tác

  • Nếu có văn bản thỏa thuận hoặc quyết định tiếp tục làm việc dài hạn (để quản lý lao động nước ngoài ổn định).

4.4. Cấp lại Giấy phép lao động


✅ Trường hợp cấp lại thường do:

  • Mất, hư hỏng Giấy phép lao động.
  • Thay đổi hộ chiếu (ví dụ: hộ chiếu cũ hết hạn, đổi quốc tịch).
  • Thay đổi thông tin cá nhân (tên, quốc tịch…) mà vẫn tiếp tục làm việc trong doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp

✅ Hồ sơ cấp lại cần tương tự hồ sơ cấp mới nhưng bổ sung tài liệu chứng minh lý do mất hoặc thay đổi thông tin.


Tóm lại:

  • Thời hạn Giấy phép lao động tối đa 2 năm; nên nộp gia hạn 45 ngày trước khi hết hạn để tránh rủi ro.
  • Trường hợp thay đổi vị trí công việc hay kéo dài hợp đồng, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn kịp thời.
  • Cấp lại Giấy phép lao động nếu mất, hư hỏng, thay đổi thông tin cá nhân hoặc hộ chiếu.
  • Việc tuân thủ đúng thủ tục làm giấy phép lao động không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho người lao động nước ngoài, mà còn giúp doanh nghiệp tránh xử phạt hoặc trục xuất lao động không có work permit còn giá trị.

II. Phí, chi phí làm Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài


Dưới đây là thông tin tổng quan về phí, chi phí làm Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc nắm rõ các khoản phí này giúp doanh nghiệp và người lao động chủ động ước tính ngân sách khi thực hiện thủ tục làm giấy phép lao động.


1. Lệ phí Nhà nước


  • Mức phí:
    • Thông thường dao động 400.000 – 600.000 VNĐ (có thể thay đổi tùy địa phương hoặc quy định của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).
  • Hình thức thanh toán:
    • Nộp trực tiếp tại Sở LĐTBXH, Ban Quản lý khu công nghiệp hoặc
    • Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng do cơ quan cấp phép chỉ định.

Lệ phí nhà nước là khoản phí bắt buộc để cơ quan thẩm quyền xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động.


2. Các chi phí khác


✅ Chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự

  • Dao động tùy số lượng tài liệu và ngôn ngữ cần dịch.
  • Các giấy tờ do nước ngoài cấp (như Phiếu lý lịch tư pháp, bằng cấp) phải trải qua hợp pháp hóa lãnh sự rồi dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

✅ Chi phí khám sức khỏe

  • Khoảng vài trăm nghìn đến 1 – 2 triệu đồng, tùy theo bệnh viện hoặc phòng khám đủ điều kiện.
  • Giấy khám sức khỏePhiếu lý lịch tư pháp là điều kiện bắt buộc khi thủ tục cấp giấy phép lao động.

✅ Phí làm Work Permit qua trung gian

  • Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động sử dụng công ty dịch vụ tư vấn để thực hiện thủ tục hành chính, sẽ tốn thêm thù lao dịch vụ (phí thu xếp hồ sơ, đi lại, hỗ trợ nộp…).
  • Mức chi phí này dao động tùy vào thỏa thuận và phạm vi công việc hỗ trợ (ví dụ: tư vấn pháp lý, dịch thuật, nộp hồ sơ trực tuyến hay nộp hồ sơ trực tiếp, theo dõi quy trình xét duyệt,…).

Lưu ý quan trọng

  • Kiểm tra và cập nhật mức phí: Mỗi địa phương có thể áp dụng mức lệ phí khác nhau tùy theo quyết định của Hội đồng nhân dân Tỉnh quy định hàng năm.
  • Chuẩn bị tài chính: Tính toán toàn bộ chi phí (lệ phí nhà nước, chi phí khám sức khỏe, dịch thuật công chứng) để tránh phát sinh trong quá trình xin giấy phép lao động.
  • So sánh dịch vụ: Nếu lựa chọn công ty bảo lãnh sử dụng dịch vụ bên ngoài, người lao động nên tham khảo giá, chất lượngtư vấn trước khi ký hợp đồng dịch vụ.

Tóm lại, chi phí làm Work Permit gồm nhiều khoản khác nhau: từ lệ phí nhà nước chính thức đến chi phí hồ sơ, dịch thuật, khám sức khỏethù lao dịch vụ. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp người lao động nước ngoài cũng như doanh nghiệp hoàn thành thủ tục xin giấy phép lao động hiệu quả và tiết kiệm thời gian.


III. Điều kiện, quy định pháp lý về Giấy phép lao động cho người nước ngoài


Dưới đây là tổng quan về điều kiện, quy định pháp lý và các yêu cầu liên quan đến Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài. Nội dung được dựa trên Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn mới nhất, giúp người sử dụng lao độngngười lao động nước ngoài tuân thủ thủ tục xin giấy phép lao động đúng quy định.


1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài


✅ Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm

  • Người lao động nước ngoài phải đáp ứng yêu cầu công việc theo vị trí (như Chuyên gia, Nhà quản lý, Lao động kỹ thuật).
  • bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp.

Không thuộc diện cấm nhập cảnh

  • Không trong thời gian trục xuất.
  • Không đang thi hành án hoặc phạm tội theo quy định pháp luật Việt Nam.

Lưu ý: Một số trường hợp đặc biệt có thể miễn giấy phép lao động, ví dụ người lao động di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp, nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.


2. Điều kiện đối với doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài


✅ Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

  • Doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) hoặc Cục Việc làm (tùy từng trường hợp).
  • văn bản chấp thuận công việc hoặc quyết định về vị trí lao động nước ngoài.

✅ Thực hiện đầy đủ trách nhiệm kê khai, lập hồ sơ

  • Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ làm giấy phép lao động đầy đủ: Phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, bằng cấp, quyết định bổ nhiệm, giấy chứng nhận đầu tư hoặc đăng ký kinh doanh
  • Bảo đảm nghĩa vụ nhà tuyển dụngquyền lợi người lao động theo Bộ luật lao động.

3. Quy định mới về Giấy phép lao động


✅ Căn cứ pháp lý

  • Áp dụng các quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và thông tư hướng dẫn từ Bộ LĐTBXH.
  • Cập nhật thường xuyên để phù hợp với giai đoạn 2025–2026.

✅ Thời hạn hiệu lực của giấy phép

  • Tối đa 2 năm cho mỗi lần cấp mới hoặc gia hạn.
  • Có thể gia hạn giấy phép lao động 1 lần, tổng thời gian của giấy phép lao động (bao gồm cả gia hạn) không quá 4 năm.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép lao động


  • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc: Xử lý hầu hết các hồ sơ cấp mới giấy phép lao động, gia hạn giấy phép lao độngcấp đổi giấy phép lao động, miễn giấy phép lao động.
  • Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH): Áp dụng cho các trường hợp đặc thù, trong khu công nghiệp, khu chế xuất, hoặc phân cấp theo địa phương.

5. Những việc cần làm sau khi được cấp Giấy phép lao động


Ký hợp đồng lao động chính thức

  • Sau khi có work permit, doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng lao động ràng buộc pháp lý.

Làm thẻ tạm trú hoặc gia hạn visa cho người nước ngoài

  • Giúp người lao động lưu trú hợp pháp, thuận tiện cho quản lý lao động nước ngoài.

Báo cáo, quản lý lao động nước ngoài theo quy định pháp luật

  • Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo hiểm, báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài.

6. Xử lý vi phạm về Giấy phép lao động


Đối với lao động nước ngoài không có Giấy phép lao động

  • Mức xử phạt có thể là phạt tiền, trục xuất, cấm nhập cảnh nếu tái phạm. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhưng không có giấy phép lao động có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và bị trục xuất khỏi Việt Nam

Đối với doanh nghiệp vi phạm

    • Phạt tiền, đình chỉ hoạt động, hoặc tước giấy phép kinh doanh theo mức độ vi phạm. Người sử dụng lao động có hành vi sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng.
    • Doanh nghiệp có thể buộc chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài nếu không có work permit hợp pháp.

Cảnh báo: Việc không tuân thủ thủ tục hành chính khi làm giấy phép lao động gây rủi ro pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp.


7. Các trường hợp Giấy phép lao động hết hiệu lực


Hết thời hạn ghi trên giấy phép lao động

  • Hết 2 năm (hoặc thời hạn gia hạn), người lao động phải làm cấp mới hoặc xuất cảnh.

Chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn

  • Giấy phép lao động không còn giá trị nếu không còn mối quan hệ lao động.

Giấy phép bị thu hồi do vi phạm

  • Cung cấp thông tin không trung thực, làm giả giấy tờ hoặc vi phạm pháp luật lao động.

Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi cả người sử dụng lao độngngười lao động phải hiểu rõ điều kiện cấp giấy phép, nắm vững thủ tục làm work permit, tuân thủ quy định pháp luật tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Sau khi được cấp mới hoặc gia hạn giấy phép lao động, người nước ngoài cần đảm bảo visa, thẻ tạm trú và cập nhật với cơ quan chức năng. Trường hợp vi phạm pháp luật lao động, cả doanh nghiệp và người lao động có thể chịu phạt tiền, thậm chí trục xuất hoặc đình chỉ hoạt động. Do đó, việc thực hiện đúng thủ tục xin phép và duy trì giấy phép lao động còn hiệu lực là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo quyền lợi người lao độngnghĩa vụ nhà tuyển dụng tại Việt Nam.


IV. Mẫu Giấy phép lao động


Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động, bạn cần kiểm tra các nội dung thông tin đảm bảo đúng Mẫu Giấy phép lao động theo quy định hiện hành và một số biểu mẫu kèm theo, nhằm giúp người sử dụng lao độngngười lao động nước ngoài nắm rõ cấu trúc, nội dung và cách thức chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định pháp luật (Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, Bộ luật lao động).


1. Mẫu Giấy phép lao động theo quy định hiện hành


Nội dung chính của Giấy phép lao động

  • Thông tin cá nhân: Họ tên, quốc tịch, ngày sinh, số hộ chiếu…
  • Vị trí công việc: Chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật, giám đốc điều hành…
  • Tên doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh: Thể hiện rõ địa chỉ, thông tin pháp lý (Đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư…).
  • Thời hạn: Thời điểm bắt đầu và kết thúc hiệu lực (tối đa 2 năm).

Cơ quan cấp Giấy phép lao động

  • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) tại địa phương nơi người lao động làm việc.
  • Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH) hoặc đơn vị được ủy quyền (tùy trường hợp cụ thể).
  • Thời gian cấp: Được ghi rõ trên Mẫu Giấy phép lao động và thường trùng với ngày ký cấp phép.

Lưu ý: Hình thức, kích thước, màu sắc, con dấu và bố cục của Giấy phép lao động thường thống nhất trên toàn quốc, nhưng có thể có số seri và ký hiệu riêng từng địa phương.


2. Một số biểu mẫu kèm theo


✅ Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động

  • Tên đầy đủ: Đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài (theo Mẫu số 11 PLI Phụ lục của Nghị định 152/2020/NĐ-CP hoặc văn bản hướng dẫn từng địa phương).
  • Nội dung: Thông tin về người lao động nước ngoài, công ty bảo lãnh, vị trí công việc, lý do xin cấp (cấp mới, gia hạn, cấp đổi…).
  • Hình thức: Có thể nộp trực tuyến (khi địa phương hỗ trợ) hoặc trực tiếp tại Sở LĐTBXH.

Mẫu cam kết hoặc đơn giải trình của doanh nghiệp/tổ chức

  • Trong một số trường hợp, cơ quan cấp phép yêu cầu văn bản giải trình về việc tuyển dụng lao động nước ngoài:
      • Chứng minh chưa tuyển được lao động Việt Nam có chuyên môn phù hợp.
      • Giải trình các điều kiện về trình độ, kinh nghiệm, mục đích sử dụng lao động nước ngoài.
  • Tên mẫu: Bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc Cam kết của doanh nghiệp (phụ thuộc hướng dẫn của từng địa phương).

Mẹo: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các biểu mẫu, tải đúng phiên bản cập nhật từ Cổng thông tin điện tử của Sở LĐTBXH hoặc Cục Việc làm để tránh sai sót.


  • Mẫu Giấy phép lao động chứa đầy đủ thông tin cá nhân, vị trí công việc, thời hạn và cơ quan cấp; đây là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận quyền lợi người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
  • Các biểu mẫu kèm theo (đơn đề nghị, đơn giải trình, cam kết…) là một phần không thể thiếu trong hồ sơ xin giấy phép lao động.
  • Để hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động thành công, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện đúng, đủ và chính xác các biểu mẫu theo quy định pháp luật hiện hành.

Việc hiểu rõ mẫu giấy phép cùng các mẫu đơn kèm theo sẽ giúp quá trình nộp hồ sơquy trình xét duyệt được thuận lợi, tiết kiệm thời gianchi phí, đồng thời tránh các vi phạm pháp luật lao động.


V. Dịch vụ làm Giấy phép lao động (Work Permit) – Giải pháp tối ưu cho Người lao động nước ngoài


Công ty Luật HCC chuyên cung cấp dịch vụ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (Work Permit) với quy trình khép kín, hỗ trợ toàn diện từ A-Z. Từ thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đến việc hỗ trợ nhập cảnh, gia hạn visalàm thẻ tạm trú, chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, người sử dụng lao độngngười lao động nước ngoài để đảm bảo quyền lợi người lao động cùng nghĩa vụ nhà tuyển dụng theo đúng quy định pháp luật.


1. Tại sao nên sử dụng Dịch vụ của Công ty Luật HCC?


Tiết kiệm thời gian & chi phí: Chúng tôi hiểu rõ những khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ làm giấy phép lao động, từ dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, khám sức khỏe đến việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến. Sử dụng dịch vụ tư vấn giúp tránh sai sót, tiết kiệm công sức và thời gian.

Tư vấn đúng luật, cập nhật quy định mới nhất: Đội ngũ luật sư am hiểu chuyên sâu Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CPBộ luật lao động, đảm bảo thủ tục hành chính tuân thủ quy định hiện hành. Chúng tôi cập nhật liên tục các văn bản pháp lý mới, đặc biệt giai đoạn 2024 – 2025.

Hỗ trợ đa dạng các loại thủ tục:

  • Cấp mới giấy phép lao động
  • Gia hạn giấy phép lao động
  • Cấp đổi giấy phép lao động (trường hợp thay đổi hộ chiếu, thông tin cá nhân…)
  • Miễn giấy phép lao động (nếu thuộc diện miễn theo quy định)

Phù hợp mọi đối tượng: Người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp, dự án đầu tư, hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ… Bao gồm Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật, Người lao động di chuyển nội bộ.


2. Phạm vi Dịch vụ làm Giấy phép lao động tại các khu vực


TP.HCM, Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc giang, Bình Dương, Đồng Nai…:

  • Đội ngũ luật sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm, trực tiếp làm việc với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH), Ban quản lý khu công nghiệp hoặc Cục Việc làm.
  • Tốc độ xử lý nhanh, linh hoạt trong việc đăng ký nhu cầu sử dụng lao độngchấp thuận vị trí công việc.

Các tỉnh/thành khác:

  • Dịch vụ tư vấn online, hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ cần thiết; hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thẩm quyền.
  • Giúp Người sử dụng lao động hạn chế tối đa việc đi lại, đảm bảo quản lý lao động nước ngoài đúng quy định.

3. Quy trình hỗ trợ tư vấn Giấy phép lao động của Công ty Luật HCC


Tiếp nhận thông tin của khách hàng

  • Tư vấn ban đầu về điều kiện cấp giấy phép lao động, kiểm tra kinh nghiệm làm việc, bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn, không thuộc diện cấm nhập cảnh.
  • Xác định rõ loại giấy phépđối tượng được cấp (cấp mới, gia hạn, cấp đổi…).

Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ

  • Chuẩn bị Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe (từ phòng khám đủ điều kiện), Giấy chứng nhận đầu tư, Đăng ký kinh doanh (nếu có), Hợp đồng lao động hoặc Quyết định bổ nhiệm.
  • Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng.

Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ

  • Đại diện Công ty bảo lãnh làm Giấy giới thiệu, liên hệ bộ phận một cửa tại Sở LĐTBXH, Ban quản lý khu công nghiệp hoặc Cục Việc làm để nộp hồ sơ.
  • Theo dõi quy trình xét duyệt và cập nhật liên tục cho khách hàng.

Nhận kết quả & bàn giao Work Permit

  • Thông thường thời gian xử lý kéo dài 7–15 ngày làm việc (tùy địa phương).
  • Hỗ trợ thêm thủ tục xin thẻ tạm trú, visa cho người nước ngoài, chuyển mục đích visa (nếu cần).

4. Cam kết và thời gian hoàn thành


  • Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo không vi phạm pháp luật lao động, tuân theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các văn bản pháp lý liên quan.
  • Tiết kiệm chi phí, không phát sinh: Mọi khoản phí, lệ phí được báo trước và hợp đồng dịch vụ rõ ràng.
  • Đảm bảo kịp thời hạn: Tránh gián đoạn công việc của lao động nước ngoài và giúp người sử dụng lao động nắm quyền chủ động.

5. Giải pháp mở rộng: Visa, Thẻ tạm trú & Quản lý lao động nước ngoài


Bên cạnh thủ tục làm work permit cho người nước ngoài, Công ty Luật HCC còn cung cấp dịch vụ:

  • Xin visa cho người nước ngoài, gia hạn visa, thẻ tạm trú.
  • Chuyển đổi mục đích visa nếu thay đổi công việc hoặc cấp đổi giấy phép lao động.
  • Tư vấn báo cáo định kỳ về sử dụng lao động nước ngoài theo đúng Pháp lý về lao động nước ngoài.

✅ Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC

Hãy để chúng tôi chào bán dịch vụ và đồng hành cùng bạn trong gói thầu hoặc dự án đầu tư cần tuyển dụng người lao động nước ngoài. Chúng tôi cam kết giúp khách hàng hoàn thành thủ tục xin giấy phép lao động một cách nhanh chóng, chính xácan toàn pháp lý, bảo đảm quyền lợi người lao động cũng như nghĩa vụ nhà tuyển dụng.


VI. Kết luận


Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ các thông tin về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (Work Permit) tại Việt Nam, bao gồm điều kiện cấp giấy phép lao động, hồ sơ cần thiết, quy trình xét duyệt, thời hạn giấy phép lao động, chi phí cùng các quy định pháp luật quan trọng (theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, Bộ luật lao động và hướng dẫn mới nhất giai đoạn 2024 – 2025). Để đảm bảo quyền lợi người lao động nước ngoài cũng như nghĩa vụ nhà tuyển dụng, cả người sử dụng lao độngngười lao động cần tuân thủ đúng thủ tục hành chính về đăng ký nhu cầu sử dụng lao động, chấp thuận vị trí công việc, nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan thẩm quyền (có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến).

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong các bước làm giấy phép lao động, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, hay cần tư vấn chuyên sâu về gia hạn giấy phép lao động, cấp đổi giấy phép lao động, miễn giấy phép lao động, hoặc hỗ trợ về visa cho người nước ngoài, thẻ tạm trú và các thủ tục quản lý lao động nước ngoài, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn và xử lý hồ sơ một cách nhanh chóng, hiệu quảtuân thủ pháp luật.

Lưu ý: Nội dung trong bài viết chỉ mang tính tham khảo. Vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật HCC hoặc chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ trường hợp cụ thể, tránh vi phạm pháp luật lao động, xử phạt doanh nghiệp hoặc rủi ro trục xuất.

NHỮNG THẮC MẮC THƯỜNG GẶP

- 1. Ai bắt buộc phải xin Giấy phép lao động?
  • Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (trừ các trường hợp miễn giấy phép lao động theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CPNghị định 70/2023/NĐ-CP).
  • Bao gồm các vị trí: Chuyên gia, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Lao động kỹ thuật, người lao động di chuyển nội bộ.
- 2. Thời hạn của Giấy phép lao động là bao lâu?
  • Thông thường, Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm.
  • Có thể gia hạn một lần, tổng thời gian không quá 4 năm (tính cả thời gian gia hạn).
- 3. Hồ sơ xin Giấy phép lao động gồm những gì?
  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài – Mẫu số 11 PLI
  • Phiếu lý lịch tư pháp (cấp ở nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng).
  • Giấy khám sức khỏe (từ phòng khám đủ điều kiện hoặc bệnh viện chỉ định).
  • Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp vị trí.
  • Hộ chiếu (bản sao công chứng).
  • Ảnh 4×6 cm, phông nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
  • Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, hoặc văn bản chấp thuận vị trí công việc từ người sử dụng lao động.
- 4. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Giấy phép lao động?
  • Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) nơi người lao động dự kiến làm việc.
  • Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH) hoặc cơ quan được ủy quyền, trong trường hợp đặc biệt.
- 5. Thủ tục xin giấy phép lao động thực hiện như thế nào?
  1. Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp báo cáo và xin chấp thuận vị trí công việc tại Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý khu công nghiệp.
  2. Chuẩn bị hồ sơ: Người lao động cung cấp giấy tờ cá nhân, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, doanh nghiệp chuẩn bị văn bản chấp thuận nhu cầu, đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)…
  3. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Sở LĐTBXH hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin (nếu địa phương cho phép).
  4. Nhận kết quả: Cơ quan có thẩm quyền cấp Work Permit (thường trong 7 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ).
- 6. Mức lệ phí Nhà nước và chi phí làm Giấy phép lao động?
  • Lệ phí Nhà nước: Thường dao động từ 400.000 – 600.000 VNĐ (tùy địa phương).
  • Chi phí dịch vụ (nếu thông qua công ty dịch vụ tư vấn): Dao động theo thỏa thuận, gồm phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, giấy khám sức khỏe, đi lại

 

- 7. Điều gì xảy ra nếu người nước ngoài làm việc không có Giấy phép lao động?
  • Người lao động nước ngoài có thể bị phạt tiền, trục xuất khỏi Việt Nam.
  • Doanh nghiệp sử dụng lao động bất hợp pháp bị xử phạt doanh nghiệp, thậm chí đình chỉ hoạt động hoặc tước giấy phép kinh doanh.
- 8. Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động?
  • Người lao động di chuyển nội bộ trong cùng công ty thuộc phạm vi hiệp định thương mại Việt Nam tham gia.
  • Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.
  • Thành viên góp vốn, thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần.
  • Một số trường hợp khác theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
  • Tuy nhiên, vẫn cần làm thủ tục xác nhận miễn theo quy định.
- 9. Khi nào nên làm thủ tục gia hạn Giấy phép lao động?
  • Nên nộp hồ sơ gia hạn trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
  • Đảm bảo thời hạn giấy phép liên tục, tránh gián đoạn dẫn đến vi phạm pháp luật lao động.
- 10. Làm Giấy phép lao động xong có cần visa hay thẻ tạm trú không?
  • . Sau khi được cấp Work Permit, người nước ngoài nên làm thẻ tạm trú (nếu lưu trú dài hạn) hoặc gia hạn visa (nếu ngắn hạn).
  • Đây là thủ tục hành chính quan trọng để bảo đảm quyền lợi người lao động trong suốt thời gian làm việc tại Việt Nam.
- 11. Working permit là gì?

Working Permit (thường được gọi là Work Permit hoặc Giấy phép lao động) là loại giấy phép bắt buộc đối với người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam. Giấy phép này do cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại các doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc khu công nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động cũng như đảm bảo nghĩa vụ của nhà tuyển dụng.

Để tìm hiểu thêm về ⚖️ Thủ tục xin/cấp/làm giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam, mời bạn liên hệ với Công ty luật HCC qua số Điện thoại/ Zalo: 0906271359 . Luật sư của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí 24/7.
Luật sư Hoàng
5/5 - (107 bình chọn)