Hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài là tập hợp các giấy tờ bắt buộc khi thực hiện thủ tục kéo dài thời hạn Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) tại Việt Nam.
Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ – gồm Mẫu NA5, Mẫu NA6, hộ chiếu gốc, thẻ tạm trú hiện tại, ảnh 2x3cm và giấy tờ theo từng loại thẻ (LĐ1, LĐ2, ĐT, TT…) – sẽ giúp hồ sơ được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xử lý nhanh chóng, tránh bị trả lại và đảm bảo người nước ngoài tiếp tục cư trú hợp pháp. Bài viết này hướng dẫn checklist hồ sơ, link tải mẫu và yêu cầu pháp lý mới nhất.
Nội dung chính
I. Khái quát về hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú
Hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài là tập hợp các giấy tờ bắt buộc phải nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh khi người nước ngoài muốn kéo dài thời hạn của Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) tại Việt Nam.
1. Khái niệm và ý nghĩa pháp lý
-
Thẻ tạm trú (TRC) là giấy tờ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp, cho phép người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam theo mục đích nhập cảnh hợp pháp (lao động LĐ1, LĐ2; đầu tư ĐT1–ĐT4; thăm thân TT; học tập, nghiên cứu…).
-
Gia hạn thẻ tạm trú là thủ tục hành chính nhằm kéo dài hiệu lực của TRC, giúp người nước ngoài tiếp tục sinh sống, làm việc hoặc đoàn tụ hợp pháp mà không phải xin cấp mới từ đầu.
2. Tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ đúng
Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú đúng mẫu (NA5, NA6), đủ giấy tờ và được hợp pháp hóa đầy đủ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn:
-
Rút ngắn thời gian xử lý: Thông thường chỉ 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
-
Giảm rủi ro bị trả lại: Hồ sơ sai, thiếu hoặc không đúng mẫu sẽ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài tiến độ và có thể ảnh hưởng đến tình trạng cư trú hợp pháp.
-
Tránh bị xử phạt: Quá hạn thẻ tạm trú mà chưa gia hạn có thể bị phạt từ 500.000 – 20.000.000 VNĐ, thậm chí buộc xuất cảnh.
3. Hệ quả nếu hồ sơ không đạt yêu cầu
-
Chậm trễ trong xét duyệt → ảnh hưởng công việc, đầu tư hoặc đoàn tụ gia đình.
-
Nguy cơ bị từ chối gia hạn nếu không đáp ứng đủ điều kiện hoặc giấy tờ hợp pháp.
-
Tăng chi phí do phải dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lại giấy tờ.
II. Hồ sơ gia hạn chung bắt buộc (áp dụng cho mọi loại thẻ tạm trú)
Khi thực hiện gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài, dù thuộc diện lao động, đầu tư, thăm thân hay học tập, người nộp hồ sơ đều phải chuẩn bị bộ giấy tờ chung sau. Đây là yêu cầu bắt buộc của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.
| STT | Giấy tờ bắt buộc | Mẫu/ghi chú | Link tải |
|---|---|---|---|
| 1 | Tờ khai đề nghị gia hạn thẻ tạm trú | Mẫu NA5 – có chữ ký người đề nghị và dấu của tổ chức/cá nhân bảo lãnh | Tải PDF / Tải Word |
| 2 | Giấy tờ bảo lãnh | Mẫu NA6 (đối với tổ chức/doanh nghiệp) hoặc giấy bảo lãnh cá nhân (đối với thẻ TT) | Tải PDF / Tải Word |
| 3 | Hộ chiếu gốc | Còn hạn tối thiểu 13 tháng, còn đủ trang trống | — |
| 4 | Thẻ tạm trú hiện tại | Còn nguyên vẹn, thông tin chính xác | — |
| 5 | 02 ảnh 2x3cm | Nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất | — |
Yêu cầu pháp lý khi chuẩn bị hồ sơ chung
-
Mẫu NA5 và NA6 phải in trên giấy A4, điền đầy đủ thông tin, không tẩy xóa, sai sót.
-
Hộ chiếu và thẻ tạm trú cần bản gốc để đối chiếu, kèm bản sao công chứng nếu cơ quan yêu cầu lưu.
-
Ảnh thẻ đúng kích thước, nền trắng, gương mặt nhìn thẳng, không đội mũ hoặc kính màu.
-
Nếu giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, phải dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
💡 Kinh nghiệm thực tế từ luật sư di trú:
-
Nên tải mẫu NA5, NA6 mới nhất từ website của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đơn vị tư vấn uy tín để tránh dùng mẫu cũ.
-
Chuẩn bị 02 bộ hồ sơ (1 bản nộp, 1 bản lưu) để phòng khi cần bổ sung hoặc điều chỉnh.
-
Kiểm tra kỹ ngày hết hạn hộ chiếu và thẻ tạm trú trước khi nộp hồ sơ để tránh bị từ chối.
III. Hồ sơ bổ sung theo từng loại hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú
Ngoài hồ sơ chung bắt buộc (Mục II), mỗi loại thẻ tạm trú sẽ yêu cầu giấy tờ bổ sung để chứng minh người nước ngoài vẫn đáp ứng điều kiện cư trú hợp pháp theo diện đã được cấp thẻ.
1. Thẻ lao động (LĐ1, LĐ2)
Áp dụng cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
-
Giấy phép lao động hoặc Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động còn hiệu lực.
-
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động của công ty/tổ chức bảo lãnh (bản sao công chứng).
-
Văn bản giải trình hoặc hợp đồng lao động mới (nếu có thay đổi).
2. Thẻ đầu tư (ĐT1, ĐT2, ĐT3, ĐT4)
Áp dụng cho nhà đầu tư, người đại diện pháp luật doanh nghiệp.
-
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (còn hiệu lực).
-
Giấy tờ chứng minh tư cách nhà đầu tư: văn bản xác nhận vốn góp, cổ phần, điều lệ công ty.
-
Báo cáo hoạt động kinh doanh (nếu cơ quan quản lý yêu cầu).
3. Thẻ thăm thân (TT)
Áp dụng cho vợ/chồng, cha mẹ, con của người lao động, nhà đầu tư hoặc công dân Việt Nam.
-
Giấy tờ chứng minh quan hệ: Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (bản sao công chứng).
-
Thẻ tạm trú hoặc giấy phép cư trú của người bảo lãnh.
-
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người bảo lãnh (bản sao công chứng).
4. Thẻ học tập, nghiên cứu, hoạt động phi chính phủ (DH, NG3, LV1…)
-
Quyết định tiếp nhận, thư mời hoặc hợp đồng đào tạo, nghiên cứu.
-
Văn bản xác nhận của cơ quan/tổ chức chủ quản.
-
Giấy phép hoạt động của tổ chức (nếu yêu cầu).
Yêu cầu chung đối với hồ sơ bổ sung
-
Giấy tờ nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
-
Tất cả bản sao phải rõ ràng, đủ thông tin, còn hiệu lực.
-
Nộp kèm bản gốc để đối chiếu khi cần.
💡 Kinh nghiệm thực tế:
-
Nộp hồ sơ bổ sung đồng thời với hồ sơ chung để tiết kiệm thời gian.
-
Nếu quan hệ bảo lãnh hoặc tình trạng làm việc/đầu tư thay đổi, nên cập nhật giấy tờ mới trước khi nộp.
-
Chuẩn bị trước ít nhất 30 ngày để xử lý kịp mọi tình huống phát sinh.
IV. Yêu cầu dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự
Trong hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài, bất kỳ giấy tờ nào được cấp ở nước ngoài đều cần dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu.
1. Yêu cầu về dịch thuật công chứng
-
Ngôn ngữ: Toàn bộ giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt.
-
Đơn vị thực hiện: Nên sử dụng văn phòng công chứng hoặc công ty dịch thuật có chứng thực chữ ký người dịch.
-
Bố cục bản dịch: Phải đầy đủ thông tin, không tẩy xóa, không viết tắt khó hiểu.
-
Kẹp cùng bản gốc để đối chiếu khi nộp hồ sơ.
2. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự
-
Đối tượng áp dụng: Giấy tờ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy phép kinh doanh, bằng cấp…).
-
Quy trình chung:
-
Xác nhận của cơ quan ngoại giao nước sở tại.
-
Chứng nhận của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước cấp giấy tờ.
-
Dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt tại Việt Nam.
-
-
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự: Một số quốc gia/vùng lãnh thổ có hiệp định song phương với Việt Nam được miễn thủ tục này.
3. Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ nước ngoài
-
Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ trước khi dịch và hợp pháp hóa.
-
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự thường mất 3–7 ngày làm việc, cần tính trước để không ảnh hưởng tiến độ gia hạn thẻ.
-
Giữ lại bản scan màu của giấy tờ gốc và bản dịch để dùng cho những thủ tục sau này.
💡 Kinh nghiệm thực tế từ luật sư di trú:
-
Luôn hỏi trước Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đơn vị tư vấn về yêu cầu hợp pháp hóa của từng loại giấy tờ, tránh làm thừa hoặc thiếu.
-
Chỉ sử dụng dịch vụ dịch thuật uy tín để tránh sai sót trong thuật ngữ pháp lý, đặc biệt với giấy phép lao động, giấy chứng nhận đầu tư, giấy tờ chứng minh quan hệ.
-
Nếu cần gấp, có thể nhờ dịch vụ gia hạn thẻ tạm trú trọn gói vừa hợp pháp hóa vừa dịch thuật để tiết kiệm thời gian.
V. Hướng dẫn tải form hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú
Khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài, hai biểu mẫu quan trọng nhất là Mẫu NA5 (tờ khai đề nghị) và Mẫu NA6 (giấy bảo lãnh). Việc sử dụng đúng phiên bản mới nhất sẽ giúp tránh bị trả lại hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.
1. Link tải form mới nhất [2025]
-
Mẫu NA5 – Tờ khai đề nghị gia hạn thẻ tạm trú
-
Mẫu NA6 – Giấy bảo lãnh của tổ chức/doanh nghiệp
2. Lưu ý pháp lý khi sử dụng mẫu NA5 & NA6
-
Khổ giấy: In trên giấy A4, không thay đổi định dạng.
-
Điền đầy đủ thông tin: Họ tên, số hộ chiếu, loại thẻ tạm trú, thời hạn đề nghị gia hạn.
-
Dán ảnh: Ảnh 2x3cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
-
Ký tên & đóng dấu:
-
Cá nhân bảo lãnh: ký và ghi rõ họ tên.
-
Tổ chức/doanh nghiệp: ký tên người đại diện pháp luật và đóng dấu đỏ.
-
-
Không tẩy xóa hoặc sửa chữa trên tờ khai; nếu sai, nên in lại form mới để điền lại.
💡 Kinh nghiệm thực tế:
-
Luôn tải form từ nguồn chính thức hoặc đơn vị tư vấn pháp lý uy tín để đảm bảo tính hợp lệ.
-
Điền thông tin bằng chữ in hoa, rõ ràng để tránh lỗi đánh máy khi cơ quan nhập dữ liệu.
-
Nếu không quen điền, có thể nhờ dịch vụ gia hạn thẻ tạm trú hỗ trợ để đảm bảo chính xác ngay từ lần đầu.
VI. Lời khuyên từ luật sư di trú
Để thủ tục gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và đúng pháp luật, luật sư di trú khuyến nghị bạn lưu ý các điểm sau:
-
Kiểm tra điều kiện gia hạn trước khi nộp
-
Đảm bảo thẻ tạm trú còn hạn tối thiểu 5–10 ngày, hộ chiếu còn hạn ít nhất 13 tháng.
-
Giấy tờ chứng minh mục đích cư trú như giấy phép lao động, giấy chứng nhận đầu tư, giấy tờ chứng minh quan hệ phải còn hiệu lực.
-
-
Chuẩn bị hồ sơ sớm
-
Nên hoàn thiện hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú trước 30 ngày so với ngày hết hạn để có thời gian bổ sung nếu thiếu sót.
-
Tải và điền mẫu NA5, NA6 đúng phiên bản mới nhất, kèm ảnh 2x3cm, dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần.
-
-
Sử dụng dịch vụ gia hạn trọn gói khi cần
-
Nếu chưa nắm rõ thủ tục gia hạn thẻ tạm trú hoặc thiếu giấy tờ, nên chọn dịch vụ gia hạn thẻ tạm trú của đơn vị uy tín.
-
Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn soạn hồ sơ chuẩn, nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và nhận kết quả nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị trả lại hồ sơ.
-
📞 Liên hệ tư vấn & hỗ trợ hồ sơ
Công ty Luật Hành chính Công
Hotline: 0906271359
Email: congtyluat.hcc@gmail.com
Website: Công ty Luật HCC
