Việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là quy trình quan trọng, được thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài đều tuân thủ đúng tư cách pháp nhân và các điều kiện lao động hợp pháp. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 18/9/2023) hướng dẫn của Bộ Luật lao động 2019, giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm. Người lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động 1 lần, với thời hạn tối đa cũng không quá 02 năm.
Điều quan trọng là: Cần phải gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài trước bao lâu? Theo quy định hiện hành, thời gian nộp hồ sơ đề nghị gia hạn phải được thực hiện trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép lao động hết hạn. Đây là mốc thời gian thủ tục hành chính có tính bắt buộc, nhằm tránh việc người nước ngoài bị gián đoạn quyền làm việc tại Việt Nam, cũng như tránh xử phạt vi phạm hành chính cho người sử dụng lao động.
Trong bài viết chi tiết dưới đây, Công ty Luật HCC sẽ cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý, dịch vụ tư vấn, hướng dẫn quy trình và thủ tục gia hạn theo Quy định mới nhất 2025 – 2026, đồng thời cập nhật những nội dung nổi bật từ Nghị định 70/2023/NĐ-CP và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hướng dẫn từ Thông tư 35/2016/TT-BCT, Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH.
Nếu Quý khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ nhanh chóng, vui lòng liên hệ Công ty Luật HCC qua:
- Hotline: 0906271359
- Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- Website: Công ty Luật HCC
Nội dung chính
I. Quy định pháp luật lao động về gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để trả lời câu hỏi: Cần phải gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài trước bao lâu?, chúng ta cần nắm rõ các quy định cốt lõi trong Luật lao động, Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP cùng các văn bản pháp lý liên quan. Bên cạnh đó, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cũng phải chú ý đến những điều kiện gia hạn giấy phép lao động cũng như thủ tục hành chính nhằm đảm bảo thời gian gia hạn kịp thời.
1. Thời hạn của giấy phép lao động (work permit)
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động tối đa cho một người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là 02 năm. Bộ Luật lao động 2019 cũng khẳng định nguyên tắc này để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ nguồn lao động nước ngoài vào Việt Nam.
- Quy định mới nhất 2025 – 2026 có thể tiếp tục giữ nguyên hoặc điều chỉnh chi tiết hơn về thời hạn này, nhưng hiện tại, mức 02 năm vẫn là chuẩn mực được áp dụng.
- Sau khi hết 02 năm, nếu vẫn có nhu cầu lao động, việc gia hạn giấy phép lao động được tiến hành với thời hạn tiếp theo không vượt quá 02 năm và tối đa chỉ được gia hạn 01 lần.
2. Thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
- Theo quy định hiện hành, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động phải được nộp trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
- Các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động gồm Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở.
Việc tuân thủ thời gian gia hạn này không chỉ tránh bị gián đoạn công việc, mà còn giúp người sử dụng lao động không bị xử phạt vi phạm hành chính do chậm trễ hoặc quên gia hạn giấy phép lao động.
3. Số lần được phép gia hạn giấy phép lao động
- Người lao động nước ngoài chỉ được gia hạn giấy phép lao động 01 lần duy nhất, theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Sau khi gia hạn xong, nếu lại hết hạn tiếp, giấy phép lao động không còn được gia hạn mà phải làm lại thủ tục cấp mới work permit (nếu vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam).
4. Thời hạn của giấy phép lao động sau khi gia hạn
- Theo quy định pháp luật hiện hành, thời hạn tối đa sau khi gia hạn vẫn là 02 năm.
- Trường hợp người nước ngoài có nhu cầu tiếp tục ở lại làm việc sau khi hết thời hạn gia hạn, cần tiến hành thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động với tư cách là hồ sơ cấp lần đầu.
5. Các trường hợp không được gia hạn giấy phép lao động
Không phải tất cả người lao động nước ngoài đều đủ điều kiện để gia hạn giấy phép lao động. Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp không phải gia hạn giấy phép lao động hoặc không được gia hạn, ví dụ:
- Giấy phép lao động đã hết hiệu lực do chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hết thời hạn của dự án, hoặc người sử dụng lao động không còn tư cách pháp nhân.
- Người nước ngoài không đảm bảo điều kiện sức khỏe, hoặc vi phạm các quy định của Luật lao động và các văn bản pháp lý khác.
- Hết thời gian được chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
6. Cách xử lý khi gia hạn giấy phép lao động không đúng quy định
- Nếu người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ hay vi phạm các điều kiện gia hạn giấy phép lao động, cơ quan cấp phép có quyền từ chối gia hạn và ra thông báo bằng văn bản.
- Trường hợp cố tình để giấy phép lao động hết hạn mà vẫn tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài, cả hai bên có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn khác.
7. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động
Để được gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện như sau:
- Vẫn được chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của người sử dụng lao động (trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu).
- Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc với người sử dụng lao động vẫn còn hiệu lực.
- Đảm bảo giấy chứng nhận sức khỏe có giá trị theo quy định, thường là không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
- Trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm nghề nghiệp hoặc vị trí quản lý vẫn phù hợp với văn bản pháp lý (cụ thể do Thông tư 35/2016/TT-BCT, Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH và các quy định khác hướng dẫn).
- Tuân thủ Luật lao động, không vi phạm quy định pháp luật về lao động và nhập cảnh, xuất cảnh.
8. Kinh nghiệm để không bị xử phạt hành chính khi không gia hạn đúng quy định
- Theo dõi thời hạn giấy phép lao động: Lên lịch nhắc nhở trước ít nhất 45-60 ngày để có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ cần thiết.
- Đảm bảo hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ bản sao chứng thực hoặc dịch thuật phải đúng quy trình, nộp đủ thủ tục gia hạn.
- Liên hệ sớm với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để xác định rõ nơi nộp hồ sơ, tránh nộp sai nơi thẩm quyền.
- Cập nhật các quy định mới nhất 2025 – 2026: Đặc biệt chú ý đến Nghị định 70/2023/NĐ-CP (có hiệu lực từ 18/9/2023) nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách lao động nước ngoài tại Việt Nam.
II. Hồ sơ cần thiết để gia hạn giấy phép lao động
Để thủ tục gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết theo đúng trình tự gia hạn. Danh mục cơ bản gồm:
1. Văn bản đề nghị gia hạn:
- Sử dụng Mẫu số 11 PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Đây là văn bản pháp lý thể hiện rõ thông tin của người lao động nước ngoài, thông tin về người sử dụng lao động và lý do xin gia hạn.
2. Ảnh hồ sơ (4×6 cm):
- 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, chụp chính diện, không đeo kính màu.
- Ảnh phải được chụp trong vòng 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
3. Giấy phép lao động hiện tại:
- Bản gốc giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Tránh rách nát, mờ thông tin. Đây là căn cứ xác định tình trạng hợp pháp trước khi gia hạn giấy phép lao động.
4. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Được cơ quan có thẩm quyền (thường là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) cấp.
- Một số trường hợp không cần văn bản này nếu thuộc nhóm trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định.
5. Giấy chứng nhận sức khỏe:
- Được cấp trong vòng 12 tháng trở lại và còn giá trị đến thời điểm nộp hồ sơ.
- Phải đảm bảo khám sức khỏe tại các cơ sở y tế đủ điều kiện, được Bộ Y tế hoặc Sở Y tế cấp phép.
6. Bản sao hộ chiếu (có chứng thực):
- Hộ chiếu phải còn giá trị ít nhất 06 tháng.
- Đảm bảo thông tin khớp với hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có) để phục vụ thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
7. Giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc:
- Có thể là hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, thỏa thuận gia hạn hợp đồng.
- Những giấy tờ này phải nêu rõ việc người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại vị trí nào, chức danh gì, phù hợp với nội dung đã được cấp phép ban đầu.
Lưu ý: Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định. Đây là bước quan trọng tránh việc cơ quan cấp phép trả hồ sơ do tính pháp lý chưa đầy đủ.
III. Trình tự thủ tục gia hạn giấy phép lao động
Dưới đây là trình tự gia hạn cơ bản theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và hướng dẫn từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Thời gian thủ tục hành chính này thường diễn ra trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
1. Chuẩn bị hồ sơ
- Người sử dụng lao động kiểm tra lại tất cả các giấy tờ cần thiết để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
- Lưu ý kiểm tra hiệu lực của giấy chứng nhận sức khỏe, giấy phép lao động hiện tại và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
2. Nộp hồ sơ
- Thời hạn nộp: Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- Nơi nộp hồ sơ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (tùy nơi cấp giấy phép ban đầu và tùy mô hình hoạt động của người sử dụng lao động).
3. Xử lý hồ sơ
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan cấp phép sẽ xem xét gia hạn giấy phép lao động.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa. Trường hợp từ chối gia hạn, sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
4. Ký kết hợp đồng lao động
- Sau khi được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải tiến hành ký lại hoặc gia hạn hợp đồng lao động (bằng văn bản) trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.
- Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của cả hai bên.
5. Gửi hợp đồng lao động
- Người sử dụng lao động gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký (hoặc thỏa thuận gia hạn hợp đồng) đến cơ quan cấp phép trong thời hạn quy định.
- Việc này xác nhận lại việc đã hoàn tất thủ tục gia hạn giấy phép lao động và cập nhật hồ sơ quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.
IV. Dịch vụ gia hạn giấy phép cho người lao động nước ngoài của Công ty Luật HCC
Công ty Luật HCC tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ gia hạn giấy phép lao động uy tín, nhanh gọn và chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng người nước ngoài tại Việt Nam. Dưới đây là những lợi ích khi Quý khách lựa chọn chúng tôi:
1. Tư vấn pháp lý chuyên sâu
- Đội ngũ luật sư am hiểu Luật lao động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các văn bản pháp lý liên quan.
- Tư vấn chính xác điều kiện gia hạn giấy phép lao động, thời hạn giấy phép lao động và chuẩn bị hồ sơ đề nghị gia hạn đúng quy định.
2. Hỗ trợ soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ
- Chuẩn bị đầy đủ mọi thủ tục hành chính yêu cầu, từ văn bản đề nghị gia hạn đến hợp pháp hóa lãnh sự.
- Kiểm tra, rà soát kỹ lưỡng để giảm thiểu nguy cơ trả lại hồ sơ do sai sót.
3. Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan Nhà nước
- Nhận ủy quyền từ người sử dụng lao động để nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Theo dõi tiến độ, kịp thời báo cáo và giải quyết nếu phát sinh yêu cầu bổ sung.
4. Cam kết chi phí hợp lý, thời gian nhanh chóng
- Cung cấp báo giá minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.
- Hoàn thiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
5. Tư vấn và hỗ trợ sau dịch vụ
- Hướng dẫn người sử dụng lao động cách quản lý người lao động nước ngoài để không vi phạm Luật lao động.
- Cập nhật thường xuyên về Quy định mới nhất 2025 – 2026, đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ những thay đổi quan trọng.
⚖️ Một số lưu ý đặc biệt theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP (Hiệu lực từ ngày 18/9/2023)
- Nghị định 70/2023/NĐ-CP đã bổ sung, sửa đổi một số quy định trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Khung thời gian nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động không thay đổi (vẫn từ 05 đến 45 ngày trước khi hết hạn). Tuy nhiên, các hướng dẫn cụ thể về trình tự gia hạn, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và bản sao chứng thực có thể được nêu chi tiết hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải theo sát để tránh nhầm lẫn.
- Mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài cũng có thể được điều chỉnh. Do đó, việc gia hạn giấy phép lao động không đúng hạn có nguy cơ bị xử phạt nặng hơn.
⚖️ Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về vấn đề Cần phải gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài trước bao lâu, cũng như quy trình, hồ sơ cần thiết, điều kiện gia hạn giấy phép lao động, và các văn bản pháp lý liên quan. Tóm lược lại:
- Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm.
- Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn.
- Chỉ được gia hạn 01 lần, với thời hạn tối đa tiếp tục là 02 năm.
- Chuẩn bị hồ sơ đề nghị gia hạn đầy đủ và hợp lệ để tránh bị trả lại hoặc xử phạt vi phạm hành chính.
Quá trình gia hạn giấy phép lao động đòi hỏi người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục gia hạn giấy phép lao động, Công ty Luật HCC luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng, đảm bảo việc sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp, đúng luật và kịp thời.
⚖️ Thông tin liên hệ
- Công ty Luật HCC
- Hotline: 0906271359
- Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- Website: Công ty Luật HCC
(Bài viết này được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Bộ Luật lao động 2019, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, Thông tư 35/2016/TT-BCT, Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH và có tham khảo các quy định mới nhất 2025 – 2026 liên quan đến thủ tục hành chính về lao động nước ngoài. Thông tin trong bài chỉ mang tính chất tham khảo; Quý khách vui lòng liên hệ Công ty Luật HCC để được tư vấn chính xác nhất cho từng trường hợp cụ thể.)
NHỮNG THẮC MẮC THƯỜNG GẶP
Giấy phép lao động có thể gia hạn bao nhiêu lần và thời hạn tối đa là bao lâu?
- Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, mỗi giấy phép lao động chỉ được gia hạn 1 lần. Thời gian gia hạn tối đa cũng không quá 2 năm, giống thời hạn tối đa của giấy phép lao động lần đầu.
Cần phải gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài trước bao lâu?
- Thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động được quy định là trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn. Việc tuân thủ khung thời gian này giúp tránh tình trạng chậm trễ hoặc gián đoạn quyền làm việc.
Giấy phép lao động đã hết hạn có được gia hạn không?
- Không. Trường hợp giấy phép lao động đã hết hạn, người lao động nước ngoài bắt buộc phải làm thủ tục xin cấp mới. Việc gia hạn chỉ áp dụng khi giấy phép lao động còn hiệu lực.
Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
- Có. Theo quy định, giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng theo đúng thủ tục hành chính. Đây là điều kiện bắt buộc để hồ sơ gia hạn được chấp thuận.
Hộ chiếu còn thời hạn 3 tháng có thể gia hạn giấy phép lao động không?
- Thông thường, để tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động, hộ chiếu của người lao động nước ngoài cần còn thời hạn tối thiểu 6 tháng. Nếu hộ chiếu chỉ còn 3 tháng, nên gia hạn hoặc làm hộ chiếu mới trước khi nộp hồ sơ.
Cơ quan nào có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động?
- Cơ quan thẩm quyền có thể là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến tiếp tục làm việc, tùy thuộc vào cơ quan đã cấp giấy phép lao động lần đầu.
Những trường hợp nào không cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài?
- Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một số trường hợp đặc biệt (như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia kỹ thuật trong các dự án quan trọng) có thể được miễn xác định nhu cầu. Tuy nhiên, vẫn cần tra cứu cụ thể để biết chi tiết từng nhóm đối tượng.
Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là bao lâu?
- Sau khi hồ sơ được nộp đầy đủ và hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành gia hạn giấy phép lao động trong vòng 05 ngày làm việc. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung hoặc có văn bản trả lời rõ lý do từ chối.
Có cần khám sức khỏe lại để nộp hồ sơ gia hạn không?
- Có. Giấy chứng nhận sức khỏe phải còn thời hạn trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Nếu đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài bắt buộc phải khám sức khỏe lại.
Nếu không gia hạn giấy phép lao động đúng thời gian, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt thế nào?
- Tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP). Mức xử phạt có thể từ cảnh cáo, phạt tiền đến trục xuất người nước ngoài hoặc đình chỉ hoạt động doanh nghiệp trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng.
