⚖️ Thủ tục gia hạn giấy phép lao động (work permit) 2025

⚖️ Gia hạn giấy phép lao động là một thủ tục quan trọng đối với các doanh nghiệp và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp duy trì quyền lợi làm việc hợp pháp. Trong bài viết này, Công ty Luật HCC sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn đầy đủ về thủ tục gia hạn, mức phí gia hạn, thời hạn xét duyệt và các tư vấn pháp lý cần thiết.

I. Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý nhằm kéo dài thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam. Điều này cho phép người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp mà không cần phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới từ đầu.

Cụ thể, gia hạn giấy phép lao động được thực hiện khi giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực từ 5 đến 45 ngày trước ngày hết hạn. Để được gia hạn, doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định (bao gồm các giấy tờ như văn bản đề nghị gia hạn, ảnh, hộ chiếu, giấy chứng nhận sức khỏe, và các chứng từ chứng minh mối quan hệ lao động) đến cơ quan có thẩm quyền như Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan chức năng sẽ gia hạn giấy phép lao động với thời hạn gia hạn không vượt quá 2 năm và chỉ được gia hạn giấy phép lao động một lần.

Việc gia hạn giấy phép lao động giúp đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam và tránh các rủi ro, hình phạt về hành chính do sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực.

II. Vì sao cần gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài?

1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam

Việc gia hạn giấy phép lao động giúp người lao động nước ngoài duy trì quyền làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Theo quy định pháp luật hiện hành, giấy phép lao động có thời hạn là 2 năm. Nếu không thực hiện gia hạn đúng hạn, người lao động có thể đối mặt với các biện pháp xử phạt hành chính như:

• Phạt tiền.
• Bị buộc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Trục xuất khỏi Việt Nam.

2. Tránh gián đoạn công việc và các hoạt động kinh doanh

Khi giấy phép lao động hết hạn mà không gia hạn, người lao động nước ngoài sẽ không được tiếp tục làm việc. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong các vị trí quản lý, kỹ thuật cao hoặc chuyên gia.

3. Đảm bảo quyền lợi cho người lao động nước ngoài

Gia hạn giấy phép lao động kịp thời giúp người lao động nước ngoài:

• Duy trì bảo hiểm xã hội, y tế và các quyền lợi liên quan.
• Được bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong công việc và đời sống tại Việt Nam.

4. Thuận lợi cho các thủ tục pháp lý khác

Việc giấy phép lao động còn hiệu lực là điều kiện tiên quyết để thực hiện các thủ tục liên quan như:

• Xin cấp thẻ tạm trú.
• Gia hạn visa.
• Hoàn tất hồ sơ thuế thu nhập cá nhân.

III. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động

Các điều kiện gia hạn giấy phép lao động được quy định rõ trong Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/02/2021, cụ thể như sau:

1. Giấy phép lao động còn hiệu lực

Điều 16, Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định, giấy phép lao động phải được gia hạn trước khi hết hạn từ 5 đến 45 ngày. Việc để giấy phép hết hạn mà không gia hạn sẽ dẫn đến tình trạng mất hiệu lực, buộc người lao động phải xin cấp mới.

2. Có hợp đồng lao động hoặc cam kết công việc tiếp tục

Theo Điều 17, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài muốn gia hạn giấy phép cần có một trong các loại giấy tờ sau:

• Hợp đồng lao động được gia hạn hoặc ký mới với doanh nghiệp.
• Giấy xác nhận của doanh nghiệp về việc tiếp tục sử dụng lao động với vị trí hiện tại.

Nếu không có giấy tờ chứng minh quan hệ lao động, hồ sơ gia hạn sẽ không được chấp thuận.

3. Công việc, vị trí làm việc không thay đổi

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc gia hạn giấy phép chỉ áp dụng khi công việc, chức danh và nơi làm việc không thay đổi so với giấy phép lao động hiện tại. Nếu có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới cho người lao động.

4. Đáp ứng yêu cầu về sức khỏe và lý lịch tư pháp

Khoản 3, Điều 9, Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định người lao động nước ngoài phải có giấy khám sức khỏe hợp lệ được cấp trong vòng 12 tháng gần nhất. Đồng thời, người lao động không được có tiền án, tiền sự hoặc vi phạm pháp luật trong thời gian làm việc tại Việt Nam.

5. Phù hợp với quy định về ngành nghề

Theo Điều 4, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, chỉ những ngành nghề được pháp luật Việt Nam cho phép người lao động nước ngoài làm việc mới được gia hạn giấy phép. Các ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu bổ sung thêm điều kiện hoặc giấy tờ hỗ trợ.

IV. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động được quy định trong Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, bao gồm các bước cụ thể như sau:

1. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định tại Điều 17, Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Các tài liệu cần thiết trong bộ hồ sơ bao gồm:

1.1 Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động

• Mẫu đơn theo quy định (Mẫu số 11 PLI), có chữ ký và dấu của người sử dụng lao động.
• Đơn này xác nhận nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài tại vị trí hiện tại.

1.2. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của Sở lao động

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

1.3 Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực

Người lao động cần cung cấp bản gốc giấy phép lao động đang sử dụng để đối chiếu và xác nhận thông tin. Đây là căn cứ để thực hiện việc gia hạn hợp lệ.

1.4 Hợp đồng lao động hoặc văn bản cam kết tiếp tục công việc

• Bản sao hợp đồng lao động đã ký kết, hợp đồng gia hạn hoặc quyết định tiếp tục giữ chức vụ.
• Hợp đồng cần ghi rõ thời hạn làm việc phù hợp với thời gian xin gia hạn giấy phép lao động.

1.5 Giấy khám sức khỏe

• Giấy khám sức khỏe phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền tại Việt Nam và có thời hạn trong vòng 12 tháng.
• Người lao động cần đạt đủ tiêu chuẩn sức khỏe để tiếp tục làm việc.

1.6 Ảnh chân dung

• 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, chụp trên nền trắng, trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Ảnh cần rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính.

1.7 Bản sao hộ chiếu và thị thực còn hiệu lực

• Bản sao công chứng hộ chiếu của người lao động nước ngoài.
• Thị thực phải còn hiệu lực để đảm bảo người lao động đủ điều kiện cư trú và làm việc tại Việt Nam.

1.8 Các tài liệu bổ sung khác (nếu có)

Một số trường hợp đặc thù có thể yêu cầu thêm các giấy tờ liên quan, bao gồm:

• Giấy xác nhận chuyên gia, kỹ sư hoặc chứng chỉ nghề nghiệp (nếu áp dụng).
• Văn bản giải trình khi có sự thay đổi thông tin so với giấy phép lao động cũ.

Lưu ý quan trọng

• Tất cả các tài liệu nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Hồ sơ cần nộp đúng hạn (trước khi giấy phép lao động hết hạn ít nhất 5-45 ngày).

2. Quy trình thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện theo các bước rõ ràng, tuân thủ quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

• Thời gian nộp hồ sơ: Trước ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp văn bản giải trình về việc thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đến cơ quan có thẩm quyền đã chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước đó.
• Hồ sơ bao gồm:
  • Văn bản giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 02 PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
  • Bản sao chứng thực giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

• Thời gian nộp hồ sơ: Trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
• Hồ sơ bao gồm:
  • Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
  • 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
  • Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
  • Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
  • Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định, được cấp trong vòng 12 tháng gần nhất.
  • Bản sao chứng thực hộ chiếu còn giá trị.
  • Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
• Nơi nộp hồ sơ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến tiếp tục làm việc.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động gia hạn cho người lao động nước ngoài.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động

• Sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.
• Nội dung hợp đồng lao động không được trái với nội dung ghi trong giấy phép lao động đã được gia hạn.

Bước 4: Gửi hợp đồng lao động đã ký kết

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao giấy phép lao động đã được gia hạn đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã gia hạn giấy phép lao động đó.

Lưu ý:

• Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
• Nếu quá thời hạn quy định mà không gia hạn, người lao động nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.

• Việc sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính và trục xuất người lao động khỏi Việt Nam.

V. Thời hạn cấp giấy phép lao động và mức phí gia hạn

Việc nắm rõ thời hạn cấp giấy phép lao động và mức phí gia hạn giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chủ động trong việc tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo quá trình làm việc tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

1. Thời hạn cấp giấy phép lao động

Theo Điều 11, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động được quy định như sau:

• Thời gian xử lý: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

2. Mức phí gia hạn giấy phép lao động

Mức phí gia hạn giấy phép lao động có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng địa phương. Theo Thông tư số 85/2019/TT-BTC, mức phí này do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định dựa trên điều kiện kinh tế – xã hội của địa phương.

Dưới đây là một số ví dụ về mức phí gia hạn tại một số địa phương:

• Thành phố Hà Nội: 250.000 đồng/giấy phép khi nộp hồ sơ trực tuyến.
• Thành phố Đà Nẵng: 450.000 đồng/giấy phép.
• Thành phố Hồ Chí Minh: 450.000 đồng/giấy phép.

Lưu ý: Mức phí có thể thay đổi tùy theo quyết định của từng địa phương và thời điểm cụ thể. Do đó, người sử dụng lao động nên kiểm tra thông tin cập nhật tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp hoạt động để biết mức phí chính xác.

VI. Hướng dẫn thực tế: Kinh nghiệm gia hạn giấy phép lao động

Việc gia hạn giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình pháp luật. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế giúp quá trình này diễn ra thuận lợi:

1. Lên kế hoạch gia hạn sớm

• Thời gian lý tưởng: Nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ gia hạn khi giấy phép lao động còn hiệu lực từ 30 đến 45 ngày. Việc này giúp có đủ thời gian xử lý và khắc phục các vấn đề phát sinh.
• Tránh nộp hồ sơ muộn: Nếu nộp hồ sơ khi giấy phép lao động còn hiệu lực dưới 5 ngày, hồ sơ có thể bị từ chối, buộc phải thực hiện thủ tục cấp mới, phức tạp và tốn kém hơn.

2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

• Đơn đề nghị gia hạn: Sử dụng Mẫu số 11/PLI theo quy định.
• Giấy khám sức khỏe: Đảm bảo được cấp bởi cơ sở y tế được công nhận và còn hiệu lực trong vòng 12 tháng.
• Ảnh: Chuẩn bị 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
• Giấy tờ khác: Bao gồm giấy phép lao động hiện tại, hợp đồng lao động, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, và bản sao hộ chiếu có chứng thực.

3. Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ nước ngoài

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Các tài liệu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Đảm bảo thông tin nhất quán: Thông tin trên tất cả các giấy tờ phải khớp nhau, tránh sai sót về tên, ngày sinh, số hộ chiếu, v.v.

4. Nộp hồ sơ đúng nơi quy định

• Cơ quan tiếp nhận: Tùy thuộc vào địa điểm làm việc của người lao động, hồ sơ có thể nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Cục việc làm- Bộ lao động – Thương binh và Xã hội.
• Phương thức nộp: Có thể nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính, tùy theo quy định của từng cơ quan.

5. Theo dõi và phản hồi kịp thời

• Theo dõi tiến trình: Sau khi nộp hồ sơ, cần thường xuyên kiểm tra trạng thái xử lý để kịp thời bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu có yêu cầu.
• Phản hồi nhanh chóng: Nếu cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu, hãy đáp ứng nhanh chóng để không làm chậm quá trình gia hạn.

6. Lưu ý về số lần gia hạn và thời hạn

• Số lần gia hạn: Theo quy định, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm. Sau khi hết hạn gia hạn, nếu tiếp tục làm việc, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động.
• Thời hạn gia hạn: Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng lao động hoặc các thỏa thuận liên quan, nhưng không quá 2 năm.

Việc nắm vững các kinh nghiệm trên sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

VII. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC

Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Dưới đây là các dịch vụ chính mà chúng tôi cung cấp:

• Tư vấn pháp lý: Cung cấp thông tin chi tiết về các quy định pháp luật liên quan đến việc gia hạn giấy phép lao động, đảm bảo khách hàng hiểu rõ các điều kiện và thủ tục cần thiết.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đầy đủ.
• Thực hiện thủ tục: Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng có thẩm quyền, theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả gia hạn giấy phép lao động.
• Giải đáp thắc mắc: Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong suốt quá trình gia hạn.

Nếu bạn đang có nhu cầu gia hạn giấy phép lao động hoặc cần thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả nhất.

• 📞 Hotline: 0906271359
• 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• 🔗 Website: Công ty Luật HCC

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình gia hạn giấy phép lao động.

VIII. Kết luận

Việc gia hạn giấy phép lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn đảm bảo cho người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp và an toàn tại Việt Nam. Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp và cuộc sống của bạn.

Để tránh những rủi ro này, việc lựa chọn một đối tác pháp lý uy tín là rất quan trọng. Công ty Luật HCC với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng, cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi bước đi của quá trình gia hạn giấy phép lao động. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn pháp lý, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục cho đến giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Hãy để Công ty Luật HCC trở thành người bạn đồng hành tin cậy, giúp bạn yên tâm tập trung vào công việc và phát triển sự nghiệp tại Việt Nam.

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer tại Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Bài viết mới nhất bởi Luật sư Hoàng (Xem tất cả)

• ⚖️ Thủ tục gia hạn giấy phép lao động (work permit) 2025 - 05/02/2025
• ⚖️ Cách tải và điền Mẫu số 11 PLI – Đơn đề nghị cấp mới, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động - 23/01/2025
• Mẫu giấy phép lao động (bản giấy và bản điện tử) theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP - 23/01/2025