Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết các trường hợp, hồ sơ và điều kiện gia hạn giấy phép lao động

📅 Cập nhật mới nhất: 24/02/2025: 📢 Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài [Mới nhất 2025-2026]– Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

📌 Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP

Gia hạn giấy phép lao động (Work Permit Extension) là quy trình bắt buộc để người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không cần xin cấp mới. Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Nếu không thực hiện đúng hạn, người lao động có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam, còn doanh nghiệp sẽ đối mặt với mức xử phạt từ 15 – 25 triệu đồng do sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục gia hạn giấy phép lao động, bao gồm các trường hợp được gia hạn, điều kiện cần đáp ứng, hồ sơ bắt buộc, thời gian xử lý, chi phí thực hiện, và quy trình 5 bước theo quy định pháp luật mới nhất. Đồng thời, chúng tôi cũng phân tích những khó khăn doanh nghiệp có thể gặp phải khi tự thực hiện thủ tục và so sánh giữa việc gia hạn và cấp mới giấy phép lao động, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác và tối ưu nhất.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ dịch vụ gia hạn giấy phép lao động trọn gói, Luật HCC cam kết tư vấn chuyên sâu, xử lý hồ sơ chính xác ngay từ lần đầu nộp, đảm bảo người lao động được gia hạn đúng hạn, không bị gián đoạn công việc.

Tham khảo bài viết ngay để biết chi tiết từng bước thực hiện thủ tục gia hạn Work Permit theo quy định mới nhất năm 2025-2026.

I. Gia hạn giấy phép lao động là gì? Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện đúng hạn?

1. Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động (Work Permit Extension) là thủ tục hành chính giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép lao động cũ sắp hết hạn mà không cần xin cấp mới. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, tối đa 2 năm, với điều kiện người lao động vẫn làm việc tại cùng doanh nghiệp và cùng vị trí công việc đã được cấp phép trước đó.

Nếu doanh nghiệp có thay đổi vị trí công việc hoặc thay đổi người sử dụng lao động, cần thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động thay vì gia hạn.

👉  Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

2. Đối tượng cần gia hạn giấy phép lao động

• Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động sắp hết hạn và tiếp tục làm việc tại cùng doanh nghiệp, cùng vị trí.
• Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài muốn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị xử phạt do sử dụng lao động không có giấy phép hợp lệ.

📌 Thời gian nộp hồ sơ: Tối thiểu 5 ngày trước khi hết hạn và không quá 45 ngày trước khi hết hạn.

3. Rủi ro nếu không gia hạn giấy phép lao động đúng hạn

• Người lao động bị xem là làm việc trái phép, có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định tại Điều 157 Bộ luật Lao động 2019.
• Doanh nghiệp bị phạt từ 15 – 25 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP nếu sử dụng lao động không có giấy phép lao động hợp lệ.
• Nếu giấy phép lao động hết hạn, doanh nghiệp buộc phải xin cấp mới, gây mất thời gian và tăng chi phí.

Lưu ý: Trường hợp giấy phép lao động hết hạn thì không thể gia hạn, cần xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo thủ tục cấp mới giấy phép lao động.

4. Giải pháp đảm bảo gia hạn đúng hạn

• Theo dõi thời hạn giấy phép lao động, chủ động chuẩn bị hồ sơ trước thời gian quy định.
• Nộp hồ sơ đúng hạn để đảm bảo không bị gián đoạn công việc.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, hạn chế rủi ro.

📞 Cần hỗ trợ thủ tục gia hạn giấy phép lao động? Liên hệ ngay Công ty Luật HCC để được tư vấn và thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.

II. Các trường hợp được gia hạn giấy phép lao động – Điều kiện gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Điều 6 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời gian tối đa 2 năm, nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Người lao động tiếp tục làm việc tại cùng doanh nghiệp, tổ chức với vị trí công việc không thay đổi như trên giấy phép lao động cũ.
• Giấy phép lao động còn hiệu lực ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ gia hạn.
• Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận về việc tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.

Sau khi hết thời gian gia hạn, người lao động nước ngoài phải xin cấp mới giấy phép lao động nếu muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

👉 Xem thêm: Điều kiện gia hạn giấy phép lao động và các trường hợp được gia hạn để hiểu rõ hơn về các tiêu chí doanh nghiệp và người lao động cần đáp ứng.

III. Vấn đề khách hàng gặp phải khi tự làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Khi tự thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động, nhiều doanh nghiệp và người lao động thường gặp phải các khó khăn sau:

• Không xác định chính xác thời gian nộp hồ sơ hợp lệ, dẫn đến giấy phép lao động hết hạn, buộc phải xin cấp mới, tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.
• Hồ sơ bị thiếu hoặc không đúng quy định, bị trả lại nhiều lần, gây kéo dài thời gian xử lý.
• Khó khăn trong hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng các giấy tờ nước ngoài, dẫn đến hồ sơ không được chấp nhận.
• Không theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ, dễ bị chậm trễ, ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động và doanh nghiệp.
• Thiếu kinh nghiệm làm việc với cơ quan chức năng, mất nhiều thời gian nhưng không đảm bảo kết quả.

Giải pháp tối ưu

✔ Sử dụng dịch vụ gia hạn giấy phép lao động chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.

✔ Tư vấn và hỗ trợ đầy đủ từ chuyên gia, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, chuẩn bị giấy tờ đúng yêu cầu và đảm bảo tiến độ xử lý nhanh chóng.

👉 Xem thêm: Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài – Hồ sơ thủ tục, điều kiện, chi phí để biết chi tiết về quy trình, thời gian xử lý và giấy tờ cần chuẩn bị.

IV. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11 PLI – Ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
• Hai ảnh màu (4×6 cm), nền trắng, chụp không quá sáu tháng.
• Bản gốc giấy phép lao động còn hiệu lực.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động nước ngoài.
• Giấy khám sức khỏe hợp lệ, còn hiệu lực trong 12 tháng theo quy định.
• Một trong các giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam:
  • Hợp đồng lao động mới đã ký kết.
  • Văn bản điều động nội bộ đối với chuyên gia, giám đốc điều hành.
  • Giấy tờ xác nhận hợp tác giữa công ty Việt Nam và đối tác nước ngoài.

📌 Lưu ý quan trọng:

• Các giấy tờ từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng trước khi sử dụng tại Việt Nam.
• Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế cấp.

👉 Xem thêm: Danh sách hồ sơ chi tiết xin gia hạn giấy phép lao động để đảm bảo chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

V. Quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần tuân thủ đầy đủ quy trình theo đúng quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và tránh rủi ro khi thực hiện thủ tục gia hạn work permit.

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

1.1. Xác định đối tượng cần xin chấp thuận

Trước khi xin gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra xem người lao động có tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, chức danh và doanh nghiệp cũ hay không. Nếu có sự thay đổi, doanh nghiệp phải xin cấp mới giấy phép lao động thay vì gia hạn.

1.2. Chuẩn bị hồ sơ xin chấp thuận

Hồ sơ xin chấp thuận gồm:

• Văn bản đề nghị chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 01 PLI) theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Bản sao có chứng thực đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 07 PLI) nếu đã từng tuyển dụng lao động nước ngoài.

1.3. Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh & Xã hội (LĐTB&XH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công.

1.4. Thời gian xử lý

• 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận yêu cầu bổ sung và phải hoàn thiện trong thời gian quy định.

👉 Xem thêm: Thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Hướng dẫn chi tiết 2025

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

2.1. Xác định thời điểm nộp hồ sơ

• Hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
• Nếu nộp trễ, người lao động phải xin cấp mới giấy phép lao động, mất thêm thời gian và chi phí.

2.2. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gồm các giấy tờ quy định tại mục IV. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

📌 Lưu ý:

• Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng trước khi sử dụng.
• Hồ sơ phải chính xác và đầy đủ để tránh bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý.

2.3. Nộp hồ sơ

• Nộp tại Sở LĐTB&XH nơi đã cấp giấy phép lao động.
• Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết trong 05 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả gia hạn giấy phép lao động

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép lao động gia hạn có hiệu lực theo thời gian được phê duyệt (tối đa 2 năm).
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận văn bản yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp phép.

📌 Lưu ý: Kiểm tra kỹ giấy phép lao động sau khi gia hạn để đảm bảo thông tin chính xác.

Bước 4: Ký hợp đồng lao động & đóng bảo hiểm

4.1. Ký lại hợp đồng lao động

• Sau khi nhận được giấy phép lao động gia hạn, doanh nghiệp phải ký lại hợp đồng lao động theo thời hạn của giấy phép mới.
• Hợp đồng lao động phải phù hợp với nội dung trên giấy phép lao động.

4.2. Gửi hợp đồng lao động đến Sở LĐTB&XH

• Doanh nghiệp gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký đến Sở LĐTB&XH để lưu hồ sơ theo quy định.

4.3. Đóng bảo hiểm xã hội & bảo hiểm y tế

• Doanh nghiệp thực hiện đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định hiện hành.
• Người lao động nước ngoài thuộc đối tượng bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội nếu làm việc theo hợp đồng từ 1 năm trở lên.

👉 Xem thêm: Quy định về bảo hiểm xã hội cho lao động nước ngoài

Bước 5: Xin cấp thẻ tạm trú theo thời hạn giấy phép lao động mới

5.1. Điều kiện xin cấp thẻ tạm trú

• Sau khi gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải xin cấp thẻ tạm trú theo thời gian hiệu lực của giấy phép (tối đa 2 năm).

5.2. Nộp hồ sơ xin thẻ tạm trú

Hồ sơ gồm:

• Hộ chiếu bản gốc còn thời hạn.
• Giấy phép lao động mới được gia hạn.
• Giấy tờ bảo lãnh từ doanh nghiệp.
• Mẫu đơn xin cấp thẻ tạm trú (NA6, NA8).

5.3. Nộp tại cơ quan có thẩm quyền

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Thời gian xử lý: 5 – 7 ngày làm việc.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý: Luật sư Hoàng- Công ty Luật HCC

✅ Theo dõi thời hạn giấy phép lao động để tránh trường hợp nộp trễ, phải xin cấp mới.

✅ Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài đầy đủ trước khi nộp.

✅ Nộp hồ sơ sớm để đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc của người lao động.

✅ Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, tránh sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

📞 Cần hỗ trợ? Liên hệ ngay Công ty Luật HCC để được tư vấn chi tiết và đảm bảo thủ tục gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, chính xác.

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

VI. Thời gian & chi phí gia hạn giấy phép lao động

1. Thời gian xử lý

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là 05 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Chi phí gia hạn giấy phép lao động

• Tại Hà Nội: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến (dịch vụ công mức 3), lệ phí là 250.000 đồng/giấy phép. 
• Tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh: Lệ phí gia hạn là 450.000 đồng/giấy phép. 
• Tại Phú Yên: Lệ phí gia hạn là 450.000 đồng/giấy phép. Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, lệ phí được giảm 50%, còn 225.000 đồng/giấy phép. 
• Lưu ý rằng, nếu hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, lệ phí có thể được miễn. 
• Ngoài lệ phí gia hạn, người lao động có thể phải chịu thêm các chi phí khác như phí khám sức khỏe, phí dịch thuật và công chứng hồ sơ. 

Do mức phí có thể thay đổi theo quy định của từng địa phương, nên việc kiểm tra thông tin cụ thể tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp hoạt động là cần thiết.

.📌 Lưu ý:

• Nếu nộp hồ sơ sai cách hoặc quá hạn, doanh nghiệp phải làm lại thủ tục cấp mới, mất nhiều thời gian và công sức hơn.
• Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu hoặc sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động.

VII. So sánh thủ tục – chi phí gia hạn giấy phép lao động và làm mới giấy phép lao động

Khi giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp có thể chọn gia hạn giấy phép lao động hoặc xin cấp mới nếu không đủ điều kiện gia hạn. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai thủ tục này để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn phương án phù hợp.

1. Bảng so sánh gia hạn và làm mới giấy phép lao động

2. Khi nào nên gia hạn và khi nào nên xin cấp mới?

✅ Gia hạn giấy phép lao động nếu:

• Người lao động tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, cùng doanh nghiệp.
• Giấy phép lao động còn hiệu lực ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ.
• Doanh nghiệp đã được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.

✅ Phải xin cấp mới giấy phép lao động nếu:

• Giấy phép lao động đã hết hạn mà không kịp gia hạn.
• Người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc doanh nghiệp.
• Người lao động thay đổi hình thức làm việc (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật…).
• Không đủ điều kiện gia hạn theo quy định.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép lao động nếu doanh nghiệp không thể gia hạn.

3. Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

• Nên kiểm tra thời hạn giấy phép lao động của người lao động để chủ động thực hiện gia hạn đúng thời gian.
• Nếu có thay đổi về công việc, chức danh hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động, cần chuẩn bị hồ sơ xin cấp mới thay vì gia hạn.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp giúp tránh sai sót hồ sơ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo giấy phép lao động hợp lệ.

📞 Cần hỗ trợ thủ tục gia hạn hoặc cấp mới giấy phép lao động? Liên hệ ngay Công ty Luật HCC để được tư vấn chi tiết và đảm bảo quá trình thực hiện chính xác, nhanh chóng.

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

VIII. Dịch vụ xin gia hạn giấy phép lao động trọn gói của Luật HCC

Việc gia hạn giấy phép lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp và an toàn tại Việt Nam. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp và người lao động có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự nghiệp cá nhân.

1. Công ty Luật HCC hỗ trợ dịch vụ gia hạn giấy phép lao động trọn gói

✅ Tư vấn đầy đủ về điều kiện, hồ sơ và thủ tục theo đúng quy định pháp luật.

✅ Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài.

✅ Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý.

✅ Đảm bảo gia hạn đúng hạn, tránh bị xử phạt và gián đoạn công việc.

2. Vì sao nên chọn Công ty Luật HCC?

• Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy trình gia hạn giấy phép lao động.
• Tư vấn tận tâm, hỗ trợ nhanh chóng, giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro sai sót.
• Dịch vụ trọn gói, đảm bảo hiệu quả, giúp bạn an tâm tập trung vào công việc và phát triển sự nghiệp tại Việt Nam.

3. Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh chóng

• 📞 Hotline: 0906 271 359
• 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• 🌐 Website: Công ty Luật HCC

Đừng để giấy phép lao động hết hạn gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp và người lao động! Liên hệ ngay Công ty Luật HCC để được tư vấn và hỗ trợ gia hạn Work Permit đúng hạn, an toàn và hợp pháp!

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Chế tài xử phạt khi không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định - 11/03/2025
• 3 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất - 10/03/2025
• 6 Lỗi khi báo cáo tình hình sử dụng lao động và cách khắc phục - 10/03/2025