Thủ tục báo cáo giải trình & thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Điều kiện, hồ sơ, quy trình chi tiết

🔎 Cách báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định?
🔎 Thủ tục thay đổi nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài cần những giấy tờ gì?

Doanh nghiệp muốn tuyển dụng lao động nước ngoài bắt buộc phải thực hiện báo cáo giải trình trước khi xin giấy phép lao động. Nếu không tuân thủ, hồ sơ có thể bị từ chối, ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, quy trình báo cáo giải trình nhu cầu và thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian xử lý và cách thức nộp theo quy định mới nhất 2025.

✅ Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

✅ Mẫu hồ sơ theo quy định mới nhất

✅ Cách nộp nhanh, chính xác, tránh sai sót

📌 Công ty Luật HCC cam kết tư vấn chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng – Liên hệ ngay để nhận hỗ trợ miễn phí!

I. Báo cáo giải trình nhu cầu và thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là gì?

Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là bước đầu tiên trong quy trình xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

1. Căn cứ pháp lý về báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Thủ tục này được quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, trong đó yêu cầu các doanh nghiệp khi có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phải báo cáo và giải trình với cơ quan quản lý lao động như: Sở lao động- Thương binh và xã hội hoặc Cục việc làm- Bộ lao động – Thương binh và xã hội.

2. Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này?

Việc thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn mang lại những lợi ích quan trọng đối với doanh nghiệp, bao gồm:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo để tránh vi phạm pháp luật, bị xử phạt do sử dụng lao động nước ngoài trái phép.
• Tạo cơ sở hợp pháp để xin giấy phép lao động: Nếu không có báo cáo giải trình hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không thể hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
• Tránh bị đình chỉ hoạt động tuyển dụng lao động nước ngoài: Việc không thực hiện đúng quy định có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị cơ quan quản lý lao động từ chối cấp giấy phép lao động, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

II. Đối tượng phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Theo quy định pháp luật, các tổ chức, doanh nghiệp dưới đây bắt buộc phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi tuyển dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

1. Doanh nghiệp, tổ chức trong nước

• Bao gồm các công ty, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH.
• Lưu ý: Hợp tác xã không thuộc đối tượng bắt buộc thực hiện thủ tục này.

2. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

• Các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài hoặc doanh nghiệp liên doanh có sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài.

3. Tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ, văn phòng đại diện nước ngoài

• Các tổ chức hoạt động tại Việt Nam theo hiệp định quốc tế, các tổ chức phi chính phủ, các văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

4. Nhà thầu tham gia các dự án tại Việt Nam có sử dụng lao động nước ngoài

• Các nhà thầu trúng thầu các dự án tại Việt Nam có kế hoạch sử dụng lao động nước ngoài cũng phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.

Việc báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là điều kiện bắt buộc trước khi doanh nghiệp có thể xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc bị từ chối cấp phép.

III. Điều kiện để tuyển dụng lao động nước ngoài

Theo quy định pháp luật, người sử dụng lao động chỉ được phép tuyển dụng lao động nước ngoài khi đáp ứng các điều kiện bắt buộc sau:

1. Chứng minh không thể tuyển dụng lao động Việt Nam phù hợp

• Doanh nghiệp, tổ chức phải chứng minh rằng vị trí tuyển dụng không thể tìm được lao động Việt Nam đáp ứng đủ các tiêu chí về chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.
• Việc này nhằm đảm bảo ưu tiên nguồn lao động trong nước, chỉ tuyển dụng lao động nước ngoài khi thực sự cần thiết.

2. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trước ít nhất 15 ngày

• Trước khi nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam ít nhất 15 ngày trên Cổng thông tin điện tử việc làm của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Trung tâm Dịch vụ Việc làm cấp tỉnh.
• Đây là điều kiện bắt buộc để cơ quan chức năng xem xét việc tuyển dụng lao động nước ngoài.

3. Chỉ tuyển dụng lao động nước ngoài khi không tìm được ứng viên Việt Nam phù hợp

• Sau thời gian thông báo, nếu không có ứng viên Việt Nam đáp ứng đủ yêu cầu, doanh nghiệp mới được phép tuyển dụng lao động nước ngoài và tiến hành báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu không tuân thủ quy trình tuyển dụng hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị từ chối cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
• Cơ quan quản lý lao động sẽ kiểm tra tính xác thực của thông báo tuyển dụng trước khi phê duyệt báo cáo giải trình.

👉 Cần hỗ trợ về thủ tục tuyển dụng và giải trình lao động nước ngoài? Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn giấy phép lao động.

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

IV. Quy trình báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cần thực hiện báo cáo giải trình theo quy trình dưới đây để tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo đủ điều kiện xin giấy phép lao động.

Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

Trước khi nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam để chứng minh rằng không thể tìm được ứng viên phù hợp trong nước.

Nơi đăng tải thông báo tuyển dụng:

• Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm).
• Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Dịch vụ Việc làm cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi người lao động dự kiến làm việc.

Thời gian thông báo:

• Ít nhất 15 ngày trước khi nộp báo cáo giải trình lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH).

Nội dung thông báo tuyển dụng:

• Chức danh, vị trí công việc.
• Mô tả công việc chi tiết.
• Số lượng lao động cần tuyển.
• Yêu cầu trình độ, kinh nghiệm chuyên môn.
• Mức lương, thời gian làm việc, các chế độ liên quan.

💡 Lưu ý: Nếu sau thời gian thông báo mà không tìm được ứng viên Việt Nam phù hợp, doanh nghiệp mới được phép tiến hành báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Bước 2: Nộp hồ sơ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Sau khi hoàn tất thông báo tuyển dụng, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ báo cáo giải trình theo đúng quy định.

Thời gian nộp hồ sơ:

• Ít nhất 15 ngày trước khi sử dụng lao động nước ngoài.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Hồ sơ báo cáo giải trình bao gồm:

• Mẫu số 01 PLI – Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, ban hành theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.

Mẫu số 01/PLI là tài liệu quan trọng giúp cơ quan quản lý xem xét và quyết định chấp thuận hoặc từ chối nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và phê duyệt

Thời gian xử lý hồ sơ:

• 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Kết quả xử lý hồ sơ:

• Văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài.
• Mẫu số 03/PLI – Ban hành theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, xác nhận kết quả giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.

💡 Doanh nghiệp cần hỗ trợ về thủ tục báo cáo giải trình?
📌 Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn giấy phép lao động: Tư vấn giấy phép lao động.

V. Báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài, nếu có sự thay đổi về vị trí công việc, số lượng hoặc địa điểm làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan quản lý lao động.

1. Khi nào cần báo cáo thay đổi?

Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài phải nộp báo cáo thay đổi nhu cầu trong các trường hợp sau:

• Thay đổi vị trí, chức danh công việc của người lao động nước ngoài so với nội dung đã được phê duyệt trong báo cáo giải trình trước đó.
• Điều chỉnh hình thức làm việc, ví dụ: từ chuyên gia sang giám đốc điều hành hoặc ngược lại.
• Tăng hoặc giảm số lượng lao động nước ngoài so với kế hoạch ban đầu đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
• Thay đổi địa điểm làm việc của người lao động nước ngoài (khác với địa điểm đã được cấp phép).

👉 Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong các nội dung trên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo cáo để tránh vi phạm quy định pháp luật.

2. Thủ tục thực hiện báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Mẫu số 02 PLI – Báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, ban hành theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.

Thời hạn nộp hồ sơ

• Ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến thay đổi so với nội dung đã báo cáo trước đó.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

💡 Lưu ý quan trọng:

• Nếu doanh nghiệp không thực hiện báo cáo thay đổi đúng hạn, cơ quan chức năng có thể từ chối cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài.
• Báo cáo thay đổi là bắt buộc ngay cả khi doanh nghiệp chỉ thay đổi một trong các yếu tố như vị trí công việc, địa điểm làm việc hoặc số lượng lao động nước ngoài.

👉 Cần tư vấn chi tiết về thủ tục thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài? Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được hỗ trợ.

VI. Cách thức nộp hồ sơ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo cáo giải trình hoặc báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo một trong ba phương thức dưới đây. Dù lựa chọn hình thức nào, thời gian xử lý vẫn đảm bảo trong 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận.

Lưu ý quan trọng:

• Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo đúng quy định để tránh tình trạng bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái hồ sơ thường xuyên để cập nhật kết quả xử lý kịp thời.
• Đối với hình thức nộp qua dịch vụ bưu chính, nên chọn phương thức gửi chuyển phát nhanh, có bảo đảm, tránh thất lạc hồ sơ.

👉 Cần tư vấn về quy trình nộp hồ sơ báo cáo giải trình? Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được hỗ trợ chi tiết.

VII. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau để thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Hồ sơ hợp lệ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị trả lại do thiếu sót.

Lưu ý quan trọng:

• Mẫu số 01/PLI được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần đăng ký tuyển dụng lao động nước ngoài do không tìm được ứng viên Việt Nam phù hợp.
• Mẫu số 02/PLI được sử dụng khi có thay đổi về vị trí, số lượng hoặc địa điểm làm việc của lao động nước ngoài so với báo cáo giải trình đã được duyệt.
• Hồ sơ cần ghi rõ, đầy đủ thông tin, có chữ ký, con dấu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp trước khi nộp lên cơ quan chức năng.

👉 Doanh nghiệp cần hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ? Liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

VIII. Doanh nghiệp gặp khó khăn gì khi thực hiện thủ tục này?

Mặc dù báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là bước bắt buộc để xin giấy phép lao động, nhưng nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tự thực hiện, gây ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải:

1. Hồ sơ phức tạp, dễ sai sót khi tự thực hiện

• Việc chuẩn bị Mẫu số 01/PLI hoặc Mẫu số 02/PLI đòi hỏi độ chính xác cao, nếu sai sót sẽ bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.
• Các lỗi phổ biến gồm thiếu thông tin, sai nội dung, không đúng biểu mẫu theo quy định mới nhất.

2. Quá trình xử lý lâu, doanh nghiệp bị động trong kế hoạch tuyển dụng

• Thời gian xử lý hồ sơ mất 10 ngày làm việc, nếu hồ sơ có sai sót sẽ kéo dài hơn, ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng lao động nước ngoài.
• Một số doanh nghiệp không theo dõi sát quá trình xử lý, dẫn đến việc bị trả hồ sơ hoặc chậm trễ trong khâu tiếp nhận kết quả.

3. Quy định pháp luật thay đổi liên tục, khó cập nhật chính xác

• Nghị định mới như Nghị định số 70/2023/NĐ-CP có nhiều thay đổi về điều kiện, hồ sơ, thủ tục, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cập nhật kịp thời.
• Nếu không thực hiện đúng theo quy định mới, doanh nghiệp có thể bị từ chối báo cáo giải trình, kéo theo việc không thể tuyển dụng lao động nước ngoài hợp pháp.

Giải pháp tối ưu: Sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động chuyên nghiệp

Để tránh rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ trọn gói từ đơn vị có kinh nghiệm như Công ty Luật HCC.

✔ Hỗ trợ trọn gói từ A-Z – Soạn hồ sơ, nộp, theo dõi kết quả đến khi hoàn tất thủ tục.

✔ Cam kết đúng hạn – Đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, không ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng.

✔ Tiết kiệm thời gian, chi phí – Hạn chế tối đa sai sót, tránh các rủi ro pháp lý.

• 📞 Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
• 📲 Hotline: 0906271359
• 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• 🔗 Website: Công ty Luật HCC

Nguồn tham khảo

Bài viết được tham khảo từ các nguồn chính thống sau:

1. Bộ thủ tục hành chính của Chính phủ

   • Trang dịch vụ công trực tuyến: https://dichvucong.gov.vn/

2. Các văn bản pháp luật liên quan

   • Nghị định 152/2020/NĐ-CP – Quy định về lao động nước ngoài tại Việt Nam, ban hành ngày 30/12/2020 bởi Chính phủ.
   • Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 – Ban hành ngày 20/11/2019 bởi Quốc hội.
   • Nghị định 70/2023/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 18/09/2023 bởi Chính phủ.
   • Các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đến quy định về lao động nước ngoài tại Việt Nam.

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer tại Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Bài viết mới nhất bởi Luật sư Hoàng (Xem tất cả)

• Dịch vụ đăng ký thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định - 23/02/2025
• Thủ tục đăng ký thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Hướng dẫn chi tiết 2025 - 23/02/2025
• Dịch vụ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác - 23/02/2025