Hồ sơ xin giấy phép lao động: Đối tượng, điều kiện và Quy trình làm Work Permit

HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ HỒ SƠ XIN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI Ở VIỆT NAM

Bạn là doanh nghiệp đang tuyển dụng lao động nước ngoài nhưng chưa biết cách xin giấy phép lao động?
Bạn là người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam nhưng lo lắng về thủ tục hành chính phức tạp?
Đừng lo! Công ty Luật HCC – Đơn vị số 1 về dịch vụ làm giấy phép lao động sẽ hướng dẫn bạn từng bước để bạn có thể chuẩn bị chính xác Hồ sơ xin giấy phép lao động.

Xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài lần đầu tại Việt Nam là một quy trình bắt buộc nhưng cũng đầy thử thách với nhiều thủ tục pháp lý rắc rối, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, và những quy định pháp luật thay đổi liên tục. Nếu không chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ, bạn có thể bị từ chối cấp phép, trì hoãn công việc hoặc thậm chí bị xử phạt do làm việc trái phép.

Vậy, để xin giấy phép lao động lần đầu hồ sơ cần chuẩn bị những gì?

• Hồ sơ gồm những giấy tờ nào, cách chuẩn bị cho đúng?
• Thủ tục thực hiện ra sao?
• Nộp hồ sơ ở đâu?
• Chi phí và thời gian xử lý bao lâu?
• Những sai lầm phổ biến nào cần tránh?

Là chuyên gia hàng đầu về tư vấn giấy phép lao động, Luật sư Hoàng – Công ty Luật HCC sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc, hướng dẫn từng bước chi tiết và cập nhật quy định mới nhất để đảm bảo người lao động nước ngoài được cấp giấy phép hợp pháp, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

📌 Cảnh báo quan trọng: Làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động hợp lệ sẽ bị phạt đến 75 triệu đồng và bị trục xuất! Đừng để những sai sót nhỏ làm ảnh hưởng đến công việc và tương lai của bạn.

👉 Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu một cách đầy đủ, chính xác và chuyên sâu ngay bây giờ! 🚀

I. Hồ sơ xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài gồm những gì? 

1. Thành phần hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót, doanh nghiệp và người lao động sẽ bị từ chối cấp phép, gây chậm trễ trong kế hoạch làm việc. Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ bắt buộc cần có trong hồ sơ xin giấy phép lao động (work permit) năm 2025.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị:

Lưu ý quan trọng:

• Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng.
• Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên để tránh mất thời gian sửa đổi, bổ sung.

2. Hướng dẫn các bước chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Bước 1: Xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Theo quy định, trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp phải xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi người lao động sẽ làm việc.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Bản sao đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giải trình lý do tuyển dụng lao động nước ngoài và vị trí công việc cụ thể.
• Tài liệu chứng minh đã thực hiện tuyển dụng lao động trong nước nhưng không tìm được người phù hợp.

Thời gian xử lý:

• Theo quy định là: 10 ngày làm việc kể từ ngày Sở lao động nhận được hồ sơ hợp lệ.

📌 Điều kiện: Doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng ít nhất 30 ngày trước khi nộp hồ sơ để chứng minh không tuyển được lao động Việt Nam phù hợp.

Bước 2: Xin giấy khám sức khỏe

Người lao động nước ngoài phải khám sức khỏe tại bệnh viện được Bộ Y tế công nhận. Nếu khám tại nước ngoài, giấy khám sức khỏe cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Bước 3: Xin phiếu lý lịch tư pháp

• Nếu người lao động đã từng cư trú tại Việt Nam, có thể xin Lý lịch tư pháp số 1 tại Sở Tư pháp nơi cư trú.
• Nếu người lao động chưa từng làm việc tại Việt Nam, có thể sử dụng phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài, nhưng phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.

Bước 4: Xác minh trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc

Tùy vào vị trí công việc, người lao động cần chuẩn bị:

• Chuyên gia: Bằng đại học liên quan đến lĩnh vực làm việc hoặc xác nhận kinh nghiệm từ 3 năm trở lên.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành: Quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu chứng minh chức vụ.
• Lao động kỹ thuật: Chứng chỉ nghề hoặc xác nhận kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên.

Lưu ý: Giấy tờ cấp từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Bước 5: Chuẩn bị ảnh và hộ chiếu

• Ảnh thẻ 4×6 cm: Nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng, không đeo kính.
• Hộ chiếu bản sao công chứng: Phải còn thời hạn sử dụng hợp lệ.

Công chứng hộ chiếu tại phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

Bước 6: Điền đơn xin cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)

Người lao động cần tải Mẫu số 11 PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, điền đầy đủ thông tin, ký tên và đóng dấu hợp lệ.

Lưu ý: Tránh viết sai hoặc thiếu thông tin để không bị trả lại hồ sơ.

Lời khuyên từ Luật sư Hoàng – Công ty Luật HCC

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu cần tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động không có kinh nghiệm, rất dễ gặp sai sót, hồ sơ bị trả lại hoặc thậm chí bị từ chối cấp phép. Để tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp nên tư vấn với chuyên gia pháp lý để đảm bảo hồ sơ đúng và đầy đủ ngay từ lần nộp đầu tiên.

Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói xin giấy phép lao động, liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để được tư vấn chi tiết. Chúng tôi cam kết hỗ trợ toàn diện, xử lý nhanh chóng và đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

II. Quy trình thủ tục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu, doanh nghiệp hoặc người lao động cần nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền để được cấp phép hợp pháp. Việc lựa chọn đúng địa điểm nộp hồ sơ, tuân thủ quy trình và thời gian quy định sẽ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Việc xin giấy phép lao động lần đầu tại Việt Nam phải tuân thủ quy trình gồm 4 bước chính:

• Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
• Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
• Bước 4: Nhận kết quả giấy phép lao động

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

1. Địa điểm nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Trường hợp 1: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) nơi người lao động dự kiến làm việc.

• Áp dụng cho hầu hết các trường hợp khi người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, nhà máy, khu công nghiệp…
•  Địa điểm nộp: Sở LĐ-TBXH tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Hải Phòng, Bắc Ninh…).
• Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Trường hợp 2: Nộp hồ sơ tại Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Một số trường hợp đặc biệt cần nộp hồ sơ tại Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH, bao gồm:

• Người lao động nước ngoài làm việc trong các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế.
• Người lao động làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự.
• Một số trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Địa điểm nộp: Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH (Hà Nội).

Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc.

2. Phương thức nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 cách nộp hồ sơ, tùy theo điều kiện và nhu cầu:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan cấp phép

• Doanh nghiệp mang hồ sơ đến Sở LĐ-TBXH hoặc Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH để nộp.
• Nhận giấy biên nhận và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.

Ưu điểm: Có thể sửa chữa, bổ sung hồ sơ ngay nếu có sai sót.

Nhược điểm: Tốn thời gian di chuyển, chờ đợi tại cơ quan tiếp nhận.

Cách 2: Nộp trực tuyến (online) qua hệ thống điện tử

• Một số tỉnh/thành phố hỗ trợ nộp hồ sơ online qua cổng thông tin điện tử của Sở LĐ-TBXH.
• Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận mã biên nhận điện tử để theo dõi tiến trình xử lý.
• Khi có kết quả, doanh nghiệp đến nhận giấy phép lao động hoặc yêu cầu gửi qua bưu điện.

Ưu điểm: Tiện lợi, tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm: Yêu cầu doanh nghiệp phải scan toàn bộ hồ sơ và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.

Cách 3: Nộp qua dịch vụ bưu điện

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan cấp phép.
• Nhận kết quả qua bưu điện hoặc đến trực tiếp nhận.

Ưu điểm: Không cần đi lại nhiều lần.

Nhược điểm: Rủi ro thất lạc hồ sơ, mất nhiều thời gian nếu cần bổ sung hoặc sửa đổi.

3. Thời gian nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Theo quy định, hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu phải được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc của người lao động. Việc nộp hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý sai sót (nếu có) và đảm bảo đúng tiến độ làm việc.

4. Lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

• Hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
• Nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh ảnh hưởng đến thời gian làm việc của người lao động.
• Người lao động nước ngoài chỉ được phép làm việc khi có giấy phép lao động hợp lệ.
• Nếu doanh nghiệp không xin được giấy phép lao động, người lao động có thể bị trục xuất và doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính lên đến 75 triệu đồng.

Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC

Việc nộp hồ sơ xin giấy phép lao động có thể gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý thủ tục hành chính. Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp xin giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

III. Thời gian xử lý và chi phí làm Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam

Việc xin giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam không chỉ yêu cầu đầy đủ hồ sơ hợp lệ, mà còn đòi hỏi thời gian xử lý đúng quy trình và chi phí phù hợp. Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ thời gian cấp phép, các mức phí liên quan, khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động để đảm bảo kế hoạch làm việc không bị gián đoạn.

1. Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động của cơ quan cấp phép

1.1. Tổng thời gian xin giấy phép lao động lần đầu

Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu phụ thuộc vào từng giai đoạn trong quy trình xin phép, cụ thể như sau:

Tổng thời gian hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động dao động từ 20 – 30 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu. Nếu có sai sót hoặc phải bổ sung giấy tờ, thời gian có thể kéo dài hơn.

1.2. Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn Work Permit

Nếu giấy phép lao động gần hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn. Thời gian xử lý như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ gia hạn Work Permit: 5 – 7 ngày làm việc
• Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn tại Sở LĐ-TBXH: 05 ngày làm việc

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ gia hạn ít nhất 05 đên 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn để tránh gián đoạn công việc.

2. Chi phí làm Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam

2.1. Mức phí cấp giấy phép lao động lần đầu

Chi phí xin giấy phép lao động có thể thay đổi tùy theo từng địa phương và hình thức nộp hồ sơ. Dưới đây là mức phí tham khảo theo từng tỉnh thành:

Lưu ý: Mức phí trên không bao gồm chi phí dịch vụ tư vấn, dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.

2.2. Chi phí gia hạn Work Permit

Chi phí gia hạn giấy phép lao động dao động từ 450.000 – 1.000.000 VNĐ tùy theo tỉnh thành.

2.3. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Đối với các giấy tờ do nước ngoài cấp như bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, người lao động cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp.

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự: 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ/tài liệu (tùy quốc gia cấp giấy tờ)
• Chi phí dịch thuật công chứng: 120.000 – 300.000 VNĐ/trang

Chi phí này có thể cao hơn đối với các tài liệu dài hoặc dịch từ những ngôn ngữ ít phổ biến.

2.4. Chi phí dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động

Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối, có thể sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói từ các đơn vị luật uy tín như Công ty Luật HCC.

Gói dịch vụ xin giấy phép lao động trọn gói bao gồm:

• Tư vấn quy trình, hồ sơ đầy đủ theo quy định mới nhất
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý tại cơ quan có thẩm quyền
• Nhận kết quả giấy phép lao động trong thời gian nhanh nhất

Phí dịch vụ trọn gói: 8.500.000 – 15.000.000 VNĐ tùy theo mức độ hỗ trợ.

3. Những lưu ý quan trọng về thời gian xử lý và chi phí làm Work Permit

• Hồ sơ xin giấy phép lao động phải được nộp ít nhất 15 ngày trước khi người lao động dự kiến làm việc.
• Không có giấy phép lao động hợp lệ, doanh nghiệp và người lao động sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
• Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 10 – 15 ngày làm việc.
• Các chi phí trên chỉ là mức tham khảo, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Sở LĐ-TBXH hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để có báo giá chính xác.

IV. Quy định mới về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trong năm 2025, các quy định về giấy phép lao động cho người nước ngoài tiếp tục được cập nhật nhằm đơn giản hóa thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời siết chặt các tiêu chuẩn đối với lao động nước ngoài để phù hợp với nhu cầu lao động trong nước. Khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau đây để xin Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam.

1. Rút ngắn thời gian báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Theo quy định mới, doanh nghiệp cần báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. So với trước đây, thời gian xét duyệt văn bản chấp thuận đã được rút ngắn, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhanh hơn.

Điểm thay đổi quan trọng:

• Trước đây: Doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng 30 – 45 ngày trước khi xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.
• Nay: Thời gian tối thiểu có thể được rút ngắn xuống còn 15 ngày tùy vào từng địa phương và ngành nghề.

Doanh nghiệp cần làm gì?

• Chủ động đăng ký sớm nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH).
• Nếu có thay đổi về vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp phải thông báo lại ít nhất 10 ngày trước khi nộp hồ sơ xin Work Permit.

2. Điều chỉnh định nghĩa về “Giám đốc điều hành”

Trước đây, định nghĩa về Giám đốc điều hành có phần chưa rõ ràng, gây khó khăn khi xét duyệt giấy phép lao động.

Điểm thay đổi quan trọng:

• Trước đây: Giám đốc điều hành là người có thẩm quyền đưa ra quyết định và quản lý doanh nghiệp.
• Hiện tại: Giám đốc điều hành phải có quyết định bổ nhiệm hợp lệ từ công ty mẹ hoặc hội đồng quản trị, đồng thời phải chứng minh có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực liên quan.

Ảnh hưởng đối với doanh nghiệp:

• Khi xin Work Permit cho giám đốc điều hành, doanh nghiệp cần bổ sung giấy bổ nhiệm chính thức cùng giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên.

3. Thay đổi yêu cầu đối với lao động kỹ thuật

Điểm thay đổi quan trọng:

• Trước đây: Lao động kỹ thuật chỉ cần có chứng chỉ đào tạo từ 1 năm trở lên hoặc có 2 năm kinh nghiệm làm việc thực tế.
• Hiện tại: Lao động kỹ thuật phải có chứng chỉ đào tạo liên quan hoặc kinh nghiệm từ 3 năm trở lên tại vị trí tương đương.

Mục đích của thay đổi này:

• Siết chặt yêu cầu đối với lao động nước ngoài để đảm bảo chất lượng chuyên môn.
• Tạo điều kiện cho lao động Việt Nam có cơ hội làm việc trong các ngành kỹ thuật cao.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

• Cung cấp chứng chỉ nghề hoặc hợp đồng lao động cũ có xác nhận của công ty nước ngoài, chứng minh kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên.
• Nếu giấy tờ do nước ngoài cấp, phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp.

4. Thời hạn và gia hạn giấy phép lao động

4.1. Thời hạn Work Permit

• Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm.
• Có thể gia hạn 1 lần với thời gian không quá 2 năm.

4.2. Quy trình gia hạn Work Permit

• Thời gian nộp hồ sơ gia hạn: Bạn nên nộp trước ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn để tránh rủi ro.
• Thời gian xử lý hồ sơ: 05 ngày làm việc.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm: 

• Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI).
• Hợp đồng lao động hiện tại.
• Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu có thay đổi).
• Giấy khám sức khỏe mới.

📌 Lưu ý quan trọng: Nếu Work Permit hết hạn mà không gia hạn kịp thời, người lao động nước ngoài có thể bị xử phạt và buộc xuất cảnh.

5. Các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực

Theo quy định mới, giấy phép lao động có thể bị thu hồi hoặc hết hiệu lực trong các trường hợp sau:

• Người lao động hết hạn hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Giấy phép lao động hết hạn nhưng không gia hạn đúng thời gian quy định.
• Người lao động thay đổi vị trí công việc khác với nội dung trong giấy phép đã được cấp.
• Người lao động bị trục xuất khỏi Việt Nam theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động nước ngoài giải thể, phá sản.

📌 Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo lên Sở LĐ-TBXH trong vòng 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực.

6. Quy định về cấp lại giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài có thể xin cấp lại giấy phép lao động trong các trường hợp:

• Bị mất giấy phép lao động.
• Giấy phép lao động bị hư hỏng, rách nát, không còn nguyên vẹn.
• Thay đổi thông tin trên giấy phép lao động như họ tên, quốc tịch, hộ chiếu, nơi làm việc.

Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động gồm:

• Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động (Mẫu số 11 PLI).
• Bản sao giấy phép lao động cũ (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh lý do cấp lại (ví dụ: đơn trình báo mất giấy phép lao động).
• Hộ chiếu và ảnh thẻ mới.

Thời gian xử lý:

• 05 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

📌 Lưu ý quan trọng:

• Nếu Work Permit bị mất, người lao động phải thông báo ngay cho Sở LĐ-TBXH để xin cấp lại.
• Nếu không xin cấp lại, người lao động có thể bị xử phạt hành chính và gặp khó khăn khi tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

Dịch vụ tư vấn giấy phép lao động – Công ty Luật HCC

Việc cập nhật các quy định mới về giấy phép lao động có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp và người lao động. Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ tư vấn trọn gói, giúp khách hàng xử lý mọi thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và chính xác.

Hãy để Công ty Luật HCC giúp bạn đăng ký Work Permit hợp pháp, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

V. Điều kiện cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam [2025]

Việc cấp giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam yêu cầu người lao động và doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Nếu không đáp ứng đầy đủ các điều kiện, hồ sơ xin cấp phép có thể bị từ chối hoặc gặp khó khăn trong quá trình xử lý. Dưới đây là các điều kiện cụ thể và cơ sở pháp lý áp dụng. Bạn cần nắm chắc các quy định này khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động.

1. Cơ sở pháp lý về điều kiện cấp giấy phép lao động

Các quy định liên quan đến giấy phép lao động được hướng dẫn trong các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Lao động 2019 – Quy định chung về tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP – Hướng dẫn chi tiết về điều kiện, thủ tục cấp, gia hạn, miễn giấy phép lao động.
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cập nhật các quy định mới nhất.
• Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH – Hướng dẫn thực hiện cấp phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Các doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần tuân thủ đúng quy định để tránh vi phạm pháp luật lao động Việt Nam.

2. Điều kiện chung để cấp giấy phép lao động

Theo Điều 151, Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau để được cấp giấy phép lao động:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
• Có sức khỏe phù hợp với công việc theo kết quả khám sức khỏe từ cơ sở y tế được Bộ Y tế công nhận.
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật phù hợp với vị trí công việc, được chứng minh qua bằng cấp, chứng chỉ nghề hoặc xác nhận kinh nghiệm làm việc.
• Không có tiền án, tiền sự, không thuộc diện bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam.
• Có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
• Làm việc tại vị trí mà lao động Việt Nam chưa thể đáp ứng.

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, hồ sơ xin giấy phép lao động sẽ bị từ chối cấp phép.

3. Điều kiện cấp giấy phép lao động theo từng nhóm đối tượng

Mỗi nhóm lao động nước ngoài sẽ có những tiêu chí riêng biệt khi xin cấp Work Permit tại Việt Nam.

3.1. Chuyên gia nước ngoài

• Có bằng đại học trở lên hoặc chứng chỉ chuyên môn tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm trong lĩnh vực chuyên môn liên quan.

Nếu không có bằng đại học, người lao động có thể sử dụng xác nhận kinh nghiệm làm việc từ công ty nước ngoài để thay thế.

3.2. Nhà quản lý, giám đốc điều hành

• Nhà quản lý: Là người đứng đầu hoặc điều hành một doanh nghiệp, tổ chức.
• Giám đốc điều hành: Là người chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động kinh doanh của công ty.
• Cần có quyết định bổ nhiệm chính thức và tài liệu chứng minh kinh nghiệm quản lý từ 3 năm trở lên.

Nếu hồ sơ không đầy đủ, người lao động sẽ không đủ điều kiện xin Work Permit.

3.3. Lao động kỹ thuật

• Có chứng chỉ đào tạo chuyên môn từ 1 năm trở lên trong lĩnh vực làm việc.
• Có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương.

Nếu không có chứng chỉ đào tạo, người lao động phải có hợp đồng lao động cũ hoặc xác nhận từ công ty trước đây để chứng minh kinh nghiệm làm việc thực tế.

3.4. Người lao động nước ngoài thuộc các tổ chức phi chính phủ, viện nghiên cứu, chuyên gia tư vấn

• Có văn bản xác nhận từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vị trí làm việc.
• Chứng minh có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu hoặc tư vấn.

Các tổ chức phi chính phủ cần có giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam trước khi tuyển dụng lao động nước ngoài.

4. Những trường hợp không được cấp giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài sẽ không được cấp giấy phép lao động nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không đáp ứng đủ điều kiện về chuyên môn, kinh nghiệm theo vị trí tuyển dụng.
• Không có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ cơ quan có thẩm quyền.
• Có tiền án, tiền sự hoặc thuộc diện bị cấm nhập cảnh vào Việt Nam.
• Hồ sơ không hợp lệ, giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật công chứng đúng quy định.
• Làm việc tại Việt Nam nhưng không thuộc diện cấp phép lao động.

Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động, có thể bị xử phạt lên đến 100 triệu đồng và người lao động có thể bị buộc xuất cảnh khỏi Việt Nam.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo đủ điều kiện xin giấy phép lao động?

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu để tránh mất thời gian bổ sung.
• Xác định đúng đối tượng lao động và vị trí công việc để tránh sai sót khi xin giấy phép.
• Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
• Kiểm tra giấy tờ của người lao động để đảm bảo hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật đúng quy định.
• Nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc để tránh chậm trễ.

VI. Kết luận: Lỗi sai phổ biến cần tránh khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Một số lỗi phổ biến có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối, dẫn đến chậm trễ trong quá trình cấp phép và ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của doanh nghiệp và người lao động nước ngoài. Dưới đây là những lỗi sai thường gặp và cách tránh sai sót khi chuẩn bị hồ sơ.

1. Không xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ

Theo quy định, trước khi xin giấy phép lao động, doanh nghiệp phải xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH).

Lỗi phổ biến:

• Doanh nghiệp không thực hiện bước này mà nộp thẳng hồ sơ xin giấy phép lao động, dẫn đến hồ sơ bị từ chối.
• Đăng ký nhu cầu nhưng không nêu rõ vị trí tuyển dụng, khiến cơ quan chức năng yêu cầu giải trình bổ sung.

Cách tránh lỗi:

• Nộp hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động ít nhất 30 ngày trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
• Điền đầy đủ thông tin về vị trí, chức danh, mô tả công việc, số lượng lao động cần tuyển để tránh bị yêu cầu bổ sung.

2. Không hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài

Các giấy tờ do nước ngoài cấp như bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp.

Lỗi phổ biến:

• Hồ sơ bị từ chối vì chưa hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài.
• Dịch thuật công chứng sai quy chuẩn hoặc không đúng cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy tờ dịch thuật có lỗi sai hoặc không khớp với bản gốc.

Cách tránh lỗi:

• Kiểm tra kỹ các tài liệu và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch thuật.
• Thực hiện dịch thuật tại các văn phòng công chứng uy tín để đảm bảo nội dung chính xác.
• Đối chiếu bản dịch với bản gốc để tránh sai sót.

3. Nộp hồ sơ khi giấy khám sức khỏe hoặc phiếu lý lịch tư pháp hết hạn

Theo quy định, các giấy tờ này có thời hạn nhất định và nếu quá thời gian hiệu lực, hồ sơ sẽ bị trả lại.

Lỗi phổ biến:

• Giấy khám sức khỏe có hiệu lực quá 12 tháng nhưng vẫn nộp.
• Phiếu lý lịch tư pháp có hiệu lực quá 6 tháng nhưng không xin cấp lại.

Cách tránh lỗi:

• Kiểm tra kỹ thời gian hiệu lực trước khi nộp hồ sơ.
• Nếu thời gian còn lại dưới 3 tháng, nên làm hồ sơ mới để tránh hồ sơ bị trả lại.

4. Không cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc hoặc trình độ chuyên môn

Mỗi nhóm lao động có yêu cầu riêng về bằng cấp, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm làm việc.

Lỗi phổ biến:

• Chuyên gia không có bằng đại học hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ.
• Lao động kỹ thuật không cung cấp chứng chỉ đào tạo hoặc hợp đồng lao động cũ để chứng minh kinh nghiệm làm việc.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành không có quyết định bổ nhiệm hợp lệ.

Cách tránh lỗi:

• Xác định rõ yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng để chuẩn bị đúng giấy tờ.
• Nếu không có bằng cấp, phải có giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc từ công ty cũ với thời gian tối thiểu theo quy định.
• Đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, cần có giấy bổ nhiệm và tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên.

5. Sai sót trong thông tin cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp

Lỗi phổ biến:

• Họ tên, ngày tháng năm sinh của người lao động không trùng khớp giữa các giấy tờ.
• Số hộ chiếu bị sai so với bản gốc.
• Thông tin doanh nghiệp (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế) không chính xác so với giấy đăng ký kinh doanh.

Cách tránh lỗi:

• Kiểm tra lại tất cả thông tin cá nhân của người lao động trước khi nộp hồ sơ.
• Đối chiếu hộ chiếu với các tài liệu khác để tránh sai sót.
• Doanh nghiệp cần cung cấp đúng thông tin pháp nhân theo giấy đăng ký kinh doanh.

6. Không tuân thủ thời gian nộp hồ sơ, dẫn đến trì hoãn công việc

Việc nộp hồ sơ muộn có thể gây ảnh hưởng lớn đến thời gian làm việc của người lao động và kế hoạch của doanh nghiệp.

Lỗi phổ biến:

• Nộp hồ sơ sát ngày dự kiến làm việc, khiến thời gian xử lý không kịp.
• Không gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn, dẫn đến việc người lao động bị gián đoạn công việc.

Cách tránh lỗi:

• Nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước khi người lao động dự kiến làm việc.
• Nếu giấy phép lao động sắp hết hạn, nên gia hạn trước ít nhất 30 ngày để tránh bị gián đoạn.

7. Không kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi nộp, dẫn đến yêu cầu bổ sung

Việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi sẽ kéo dài thời gian xử lý.

Lỗi phổ biến:

• Bỏ sót một số giấy tờ quan trọng.
• Không có dấu xác nhận của doanh nghiệp trên các văn bản cần thiết.
• Giấy tờ có lỗi sai chính tả hoặc thông tin không thống nhất.

Cách tránh lỗi:

• Lập danh sách kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.
• Đối chiếu kỹ tất cả giấy tờ để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót.
• Nếu không chắc chắn về quy trình, nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu.

Kết luận: Doanh nghiệp cần làm gì để tránh lỗi sai khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động?

• Nắm rõ quy trình và yêu cầu hồ sơ theo từng vị trí công việc.
• Kiểm tra chặt chẽ hồ sơ trước khi nộp, đặc biệt là các giấy tờ quan trọng như phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc.
• Tuân thủ đúng thời gian nộp hồ sơ để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nếu không chắc chắn về quy trình để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.

Dịch vụ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC

Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ xin giấy phép lao động, Công ty Luật HCC cam kết giúp doanh nghiệp và người lao động đạt được Work Permit nhanh chóng, đúng quy định, tránh sai sót.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0906 271 359
• Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• Website: Công ty Luật HCC

Hãy để Công ty Luật HCC giúp bạn tránh những lỗi sai phổ biến, đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer tại Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Bài viết mới nhất bởi Luật sư Hoàng (Xem tất cả)

• Mẫu số 09 PLI: Xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động - 19/02/2025
• Mẫu số 02 PLI: Thủ tục giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài - 19/02/2025
• Mẫu số 01 PLI: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài - 18/02/2025