📅 Cập nhật mới nhất: 26/02/2025: 📢 Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đầy đủ và chính xác
📌 Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP
Việc xin giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam là bắt buộc để đảm bảo họ làm việc hợp pháp theo quy định. Một hồ sơ cấp giấy phép lao động đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp và người lao động tránh bị từ chối hồ sơ, giảm thiểu rủi ro pháp lý, mà còn tối ưu thời gian xử lý, đảm bảo tiến độ làm việc.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các quy định pháp lý, điều kiện cấp giấy phép lao động, danh sách hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp hồ sơ và các lỗi thường gặp khi làm giấy phép lao động. Đây là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chủ động hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn, tránh mất thời gian bổ sung giấy tờ.
👉 Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về hồ sơ cấp giấy phép lao động, thủ tục xin giấy phép lao động, cách chuẩn bị giấy tờ hợp lệ hoặc dịch vụ hỗ trợ làm giấy phép lao động nhanh chóng, bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
Nội dung chính
I. Quy định pháp lý về hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
1. Cơ sở pháp lý cấp giấy phép lao động (Work Permit)
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
- Bộ luật Lao động 2019 – Luật số 45/2019/QH14, quy định về việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
- Nghị định 152/2020/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về điều kiện và thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
- Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH, quy định về mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép lao động, hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ.
2. Ai cần chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động để thực hiện thủ tục xin cấp Work Permit
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các đối tượng sau phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động:
- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam lần đầu, chưa từng có giấy phép lao động trước đây.
- Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Lưu ý: Một số trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động và chỉ cần làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động.
👉 Xem thêm: Các trường hợp miễn giấy phép lao động.
3. Điều kiện xin giấy phép lao động lần đầu
Theo Điều 9, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau để được cấp giấy phép lao động:
- Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Có trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm phù hợp với vị trí tuyển dụng.
- Có sức khỏe đủ điều kiện làm việc, được chứng nhận bởi cơ sở y tế hợp pháp tại Việt Nam.
- Không có tiền án, tiền sự, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
- Được doanh nghiệp, tổ chức bảo lãnh và sử dụng lao động hợp pháp, có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Lưu ý quan trọng:
- Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và có thể gia hạn 1 lần với thời gian tối đa là 2 năm.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài nhưng không thực hiện thủ tục cấp giấy phép, có thể bị xử phạt hành chính từ 60.000.000 đến 75.000.000 VNĐ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
II. Bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đầy đủ
Khi thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm hai nhóm tài liệu chính:
- Hồ sơ của người sử dụng lao động (Doanh nghiệp, tổ chức tuyển dụng).
- Hồ sơ của người lao động nước ngoài.
Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định sẽ giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, đảm bảo quá trình xét duyệt nhanh chóng.
1. Hồ sơ của người sử dụng lao động (Doanh nghiệp, tổ chức tuyển dụng)
Doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng có trách nhiệm nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11 PLI) theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức (áp dụng cho công ty, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài).
Lưu ý:
- Văn bản xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phải được nộp trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
- Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần bổ sung giấy ủy quyền hợp lệ khi thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động.
2. Hồ sơ của người lao động nước ngoài cần chuẩn bị
Người lao động nước ngoài cần cung cấp đầy đủ giấy tờ để chứng minh năng lực chuyên môn, lý lịch tư pháp, tình trạng sức khỏe theo quy định pháp luật Việt Nam. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy chứng nhận sức khỏe (có giá trị trong vòng 12 tháng) do cơ sở y tế tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
- Phiếu lý lịch tư pháp (được cấp không quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ), có thể là:
- Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (cấp tại Việt Nam) hoặc
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài (phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng).
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu (còn hiệu lực sử dụng).
- Hai ảnh màu 4cm x 6cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
- Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, bao gồm:
- Đối với chuyên gia:
- Bằng đại học trở lên hoặc
- Giấy xác nhận có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng.
- Đối với lao động kỹ thuật:
- Giấy chứng nhận đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 1 năm.
- Giấy xác nhận có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn được đào tạo.
- Đối với chuyên gia:
Lưu ý quan trọng:
- Phiếu lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.
- Nếu người lao động nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam từ 6 tháng trở lên, cần xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp địa phương nơi cư trú.
3. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động theo từng danh mục
Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định sẽ giúp tăng tỷ lệ được cấp giấy phép lao động ngay từ lần đầu tiên. Dưới đây là những hướng dẫn quan trọng:
3.1. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
Để xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 01 PLI.
- Bản sao có chứng thực giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
Nộp hồ sơ:
-
- Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Chờ xử lý và nhận kết quả:
-
- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp văn bản chấp thuận hoặc từ chối bằng văn bản.
Lưu ý, việc có văn bản chấp thuận này là điều kiện tiên quyết để tiến hành các thủ tục tiếp theo liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài.
3.2. Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng:
- Tất cả các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại.
- Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự, cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt tại đơn vị được cấp phép.
3.3. Yêu cầu bổ sung với một số ngành nghề đặc thù:
- Người lao động nước ngoài làm việc trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, tài chính, công nghệ cao… có thể phải cung cấp thêm chứng chỉ hành nghề hoặc giấy xác nhận chuyên môn do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Ví dụ:
- Giảng viên nước ngoài cần có giấy chứng nhận trình độ sư phạm.
- Bác sĩ, chuyên gia y tế phải có chứng chỉ hành nghề hợp lệ.
3.4. Hồ sơ cần được sắp xếp theo đúng thứ tự quy định:
- Hồ sơ của doanh nghiệp và hồ sơ của người lao động cần được phân loại rõ ràng để dễ dàng kiểm tra.
- Giấy tờ song ngữ hoặc có bản dịch sẵn sẽ giúp đẩy nhanh quá trình xét duyệt hồ sơ.
👉 Xem thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài: Cấp mới lần đầu
3.5. Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động trọn gói nhanh chóng và chính xác:
Bạn không muốn mất thời gian chuẩn bị hồ sơ hoặc lo ngại về thủ tục pháp lý? Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động, giúp bạn:
✔ Tư vấn đầy đủ về hồ sơ và điều kiện xin giấy phép lao động theo từng trường hợp.
✔ Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng các giấy tờ nước ngoài.
✔ Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xét duyệt, giúp bạn nhận giấy phép nhanh chóng.
Bạn cần xin giấy phép lao động nhanh chóng và chính xác? Gọi ngay để được hỗ trợ tốt nhất!
Tư vấn dịch vụ
III. Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài cần tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, hạn chế rủi ro phát sinh. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo danh mục quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Hồ sơ của doanh nghiệp: Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, giấy đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ của người lao động: Giấy chứng nhận sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, bản sao hộ chiếu, ảnh 4×6, văn bằng chuyên môn và chứng nhận kinh nghiệm.
Lưu ý quan trọng:
- Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp hồ sơ.
- Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, cơ quan chức năng có quyền yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp phép.
👉 Bài viết liên quan: Hồ sơ xin giấy phép lao động: Hướng dẫn chi tiết theo từng thủ tục xin giấy phép lao động
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ xin giấy phép lao động sẽ được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) hoặc Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tùy theo từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội:
- Áp dụng cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn tỉnh/thành phố.
- Hồ sơ nộp tại bộ phận tiếp nhận của Sở LĐTBXH nơi doanh nghiệp có trụ sở.
Trường hợp nộp tại Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:
- Áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi nộp để kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
- Một số địa phương yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến trước, sau đó nộp bản giấy để đối chiếu.
Bước 3: Chờ xử lý hồ sơ (5 – 7 ngày làm việc)
Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành xem xét và xét duyệt theo quy trình:
- Thời gian xử lý hồ sơ: 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trong quá trình xét duyệt, nếu phát hiện thiếu sót hoặc cần bổ sung tài liệu, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp/người lao động.
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp nên kiểm tra email, số điện thoại liên hệ để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
- Nếu hồ sơ có vấn đề, thời gian xử lý có thể bị kéo dài.
Bước 4: Nhận kết quả và giấy phép lao động
Sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt:
- Nếu hồ sơ hợp lệ, người lao động sẽ được cấp giấy phép lao động theo đúng thông tin đăng ký.
- Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan chức năng sẽ có văn bản trả lời, nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung nếu cần.
Hình thức nhận giấy phép lao động:
- Nhận trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ.
- Nhận qua đường bưu điện (nếu có đăng ký).
Lưu ý quan trọng:
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài với cơ quan chức năng.
- Sau khi được cấp giấy phép lao động, người lao động có thể thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú để lưu trú hợp pháp tại Việt Nam.
👉 Xem thêm: 6 Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài trọn gói
IV. Thời gian xử lý và lệ phí cấp giấy phép lao động
- Thời gian xử lý: 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ cần bổ sung, thời gian xử lý có thể kéo dài.
- Lệ phí cấp giấy phép lao động: 400.000 – 600.000 VNĐ, tùy theo quy định của từng địa phương.
Lưu ý:
- Một số tỉnh/thành phố có thể có mức lệ phí khác nhau.
- Doanh nghiệp có thể tra cứu trên cổng thông tin của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương để cập nhật mức phí cụ thể.
👉 Xem thêm: Chi phí làm work permit cho người nước ngoài – Cập nhật mới nhất 2025-2026
V. Lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động và cách khắc phục
Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động yêu cầu độ chính xác cao, nếu có sai sót hoặc thiếu sót, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của người lao động nước ngoài. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục hiệu quả.
1. Thiếu giấy tờ quan trọng
Lỗi thường gặp:
- Không có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Thiếu phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy chứng nhận sức khỏe.
- Không có giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc đối với chuyên gia, lao động kỹ thuật.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra danh mục hồ sơ theo đúng quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP trước khi nộp.
- Nhờ đơn vị tư vấn pháp lý kiểm tra hồ sơ để đảm bảo không thiếu giấy tờ quan trọng.
2. Hồ sơ có thông tin không chính xác
Lỗi thường gặp:
- Sai họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu trên giấy tờ so với đơn đề nghị cấp giấy phép lao động.
- Sai vị trí công việc so với hợp đồng lao động thực tế.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra kỹ thông tin trên từng giấy tờ trước khi nộp hồ sơ.
- Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh ngay trước khi nộp để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
3. Hồ sơ không hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
Lỗi thường gặp:
- Bằng cấp, giấy tờ chứng nhận kinh nghiệm do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tài liệu nước ngoài chưa được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Cách khắc phục:
- Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại.
- Dịch thuật công chứng tại tổ chức được cấp phép tại Việt Nam trước khi nộp hồ sơ.
4. Nộp hồ sơ sai cơ quan có thẩm quyền
Lỗi thường gặp:
- Nộp hồ sơ sai Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Không xác định đúng cơ quan tiếp nhận là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hay Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Cách khắc phục:
- Xác định rõ nơi nộp hồ sơ theo quy định tại địa phương.
- Liên hệ trước với cơ quan chức năng hoặc đơn vị tư vấn để đảm bảo nộp hồ sơ đúng nơi.
5. Nộp hồ sơ quá muộn dẫn đến hết hạn giấy phép lao động
Lỗi thường gặp:
- Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nộp quá sát ngày hết hạn, khiến người lao động phải tạm ngừng công việc do chưa có giấy phép mới.
Cách khắc phục:
- Nộp hồ sơ gia hạn ít nhất 30 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn để tránh gián đoạn công việc.
- Nếu bị mất giấy phép lao động, cần báo ngay với cơ quan công an và làm thủ tục cấp lại trong vòng 15 ngày.
Kết luận:
Tránh những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng.
Bạn cần hỗ trợ kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép lao động? Liên hệ ngay Công ty Luật HCC để được tư vấn chuyên sâu và đảm bảo tỷ lệ được cấp work permit cao nhất.
VI. Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động nhanh chóng và hiệu quả
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi hồ sơ chặt chẽ, quy trình đúng quy định và thời gian xử lý nhanh chóng. Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động nước ngoài không có kinh nghiệm hoặc muốn tiết kiệm thời gian, sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.
Dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC
Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ xin giấy phép lao động giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.
Dịch vụ bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và hồ sơ đầy đủ theo từng trường hợp cụ thể.
- Hỗ trợ soạn thảo và kiểm tra hồ sơ đảm bảo chính xác ngay từ đầu, tránh sai sót dẫn đến yêu cầu bổ sung.
- Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả, giúp khách hàng nhận giấy phép lao động đúng hạn, không bị gián đoạn công việc.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí
- Hotline: 0906271359
- Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- Website: Công ty Luật HCC
Bạn cần xin giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định? Gọi ngay để được hỗ trợ tốt nhất!
Tư vấn dịch vụ
