Danh sách hồ sơ GIA HẠN giấy phép lao động: Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ để xin GIA HẠN giấy phép lao động cho người nước ngoài

📅 Cập nhật mới nhất: 26/02/2025: 📢 Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?

📌 Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP

⚠ Lưu ý quan trọng: Nếu không nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đúng hạn, người lao động có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam, và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có thể bị xử phạt hành chính từ 30 – 75 triệu đồng theo quy định. Vì vậy, cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ quy định pháp lý, danh sách hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, thủ tục gia hạn giấy phép lao động, cũng như thời gian xử lý để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đầy đủ, đúng quy định giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không bị gián đoạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết danh sách hồ sơ, cách chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, điều kiện, thời gian nộp và quy trình xử lý theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Hãy cùng tìm hiểu ngay để tránh sai sót khi thực hiện thủ tục!

I. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động: Điều kiện và thời điểm nộp hồ sơ gia hạn work permit cho người nước ngoài

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là tập hợp các tài liệu cần thiết mà người lao động nước ngoài và doanh nghiệp bảo lãnh phải chuẩn bị để xin gia hạn thời gian làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép lao động sắp hết hạn. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp đảm bảo người lao động tiếp tục làm việc, tránh rủi ro pháp lý và giảm thiểu gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

1. Khi nào cần nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động?

Thời điểm nộp hồ sơ: 

Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải được nộp từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Lợi ích của việc nộp hồ sơ sớm:

• Tránh rủi ro giấy phép lao động hết hạn, đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp.
• Không cần làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp và người lao động.

Các trường hợp cần gia hạn giấy phép lao động:

• Người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm.
• Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng sắp hết hạn.
• Không có thay đổi lớn về vị trí công việc, nơi làm việc hoặc doanh nghiệp bảo lãnh. Nếu có thay đổi lớn, cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động (cấp mới) thay vì gia hạn.

2. Điều kiện để nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, để thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động, người lao động và doanh nghiệp bảo lãnh cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Người lao động nước ngoài vẫn đáp ứng điều kiện làm việc tại Việt Nam.
• Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng sắp hết hạn.
• Người sử dụng lao động đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận về việc tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài.
• Không có thay đổi về chức danh công việc, doanh nghiệp bảo lãnh hoặc địa điểm làm việc.
• Hợp đồng lao động mới hoặc văn bản gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn phù hợp với thời gian gia hạn giấy phép lao động.

Lưu ý: Nếu có sự thay đổi về chức danh công việc, vị trí làm việc hoặc doanh nghiệp bảo lãnh, người lao động nước ngoài không thể gia hạn giấy phép lao động mà phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?

Theo Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

Hồ sơ từ người lao động

• Bản gốc giấy phép lao động đang sử dụng.
• Hộ chiếu sao y công chứng (còn hiệu lực).
• Giấy khám sức khỏe hợp lệ, có thời hạn không quá 12 tháng.
• Hai ảnh 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.

Hồ sơ từ doanh nghiệp bảo lãnh

• Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 07 PLI.
• Hợp đồng lao động đã ký kết hoặc văn bản gia hạn hợp đồng lao động.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan chức năng cấp.

Lưu ý quan trọng:

• Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp theo quy định.
• Nếu giấy phép lao động bị mất hoặc hỏng, người lao động phải làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động thay vì gia hạn.

4. Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn của giấy phép lao động gia hạn tối đa là 2 năm và chỉ được gia hạn một lần. Sau thời gian này, nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.

Nơi nộp hồ sơ:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) nếu thuộc diện quản lý cấp trung ương.

5. Lưu ý quan trọng khi xin gia hạn giấy phép lao động

• Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động không được gia hạn quá thời hạn của văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.
• Nếu không gia hạn giấy phép lao động kịp thời, người lao động nước ngoài sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới thay vì gia hạn.
• Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hợp lệ có thể bị xử phạt từ 30 đến 75 triệu đồng theo Điều 31 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Mức xử phạt vi phạm về giấy phép lao động

Giải pháp:
Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra thời hạn giấy phép lao động, lập kế hoạch gia hạn sớm ít nhất 45 ngày để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo người lao động nước ngoài có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Bài viết liên quan cần tham khảo

• Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết các trường hợp, hồ sơ và điều kiện gia hạn giấy phép lao động – Hướng dẫn chi tiết về quy trình, nơi nộp hồ sơ, thời gian xử lý và các bước thực hiện.
• Hướng dẫn thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam – Nếu giấy phép lao động hết hạn và không thể gia hạn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp mới.
• Điều kiện, hồ sơ và thủ tục cấp lại giấy phép lao động – Hướng dẫn chi tiết từ A-Z – Trường hợp giấy phép lao động bị mất hoặc cần cập nhật thông tin, cần thực hiện thủ tục cấp lại thay vì gia hạn.
• Các trường hợp miễn giấy phép lao động – Một số người lao động nước ngoài có thể không cần xin hoặc gia hạn giấy phép lao động nếu thuộc diện được miễn.

Việc tham khảo các bài viết liên quan giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài hiểu rõ hơn về hồ sơ gia hạn giấy phép lao động và các thủ tục liên quan, từ đó có quyết định phù hợp trong từng trường hợp cụ thể.

II. Hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đầy đủ

Để gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp bảo lãnh cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục hồ sơ và cách kiểm tra để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

1. Hướng dẫn chuẩn bị từng mục hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

1.1. Hồ sơ từ người lao động nước ngoài

Giấy phép lao động gốc (còn thời hạn)

📌 Cách chuẩn bị:

• Thu hồi bản gốc giấy phép lao động hiện tại của người lao động nước ngoài.
• Kiểm tra giấy phép có bị rách, mất chữ, hư hỏng không.
• Nếu giấy phép bị mất, hỏng hoặc sai thông tin, cần làm thủ tục cấp lại thay vì gia hạn.

Hộ chiếu (bản sao công chứng, còn hiệu lực)

📌 Cách chuẩn bị:

• Sao y công chứng hộ chiếu, đảm bảo trang thông tin cá nhân rõ ràng.
• Nếu hộ chiếu thay đổi số, quốc tịch hoặc thông tin cá nhân, cần có văn bản giải trình kèm tài liệu chứng minh.
• Hộ chiếu phải còn thời hạn trong suốt thời gian xin gia hạn giấy phép lao động.

Hai ảnh 4×6 cm (nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng)

📌 Cách chuẩn bị:

• Ảnh chụp nền trắng, kích thước 4×6 cm, rõ nét, không chỉnh sửa quá mức.
• Không đeo kính, không đội mũ (trừ trường hợp tôn giáo).
• Ảnh phải chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Giấy khám sức khỏe hợp lệ (có thời hạn không quá 12 tháng)

📌 Cách chuẩn bị:

• Người lao động nước ngoài cần khám sức khỏe tại cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định (Thông tư 14/2013/TT-BYT).
• Giấy khám sức khỏe có thời hạn tối đa 12 tháng.
• Nếu giấy khám sức khỏe bằng tiếng nước ngoài, cần dịch thuật công chứng.

👉 Xem thêm: Danh sách bệnh viện đủ điều kiện khám sức khỏe cho lao động nước ngoài

Hợp đồng lao động mới hoặc văn bản gia hạn hợp đồng lao động

📌 Cách chuẩn bị:

• Hợp đồng lao động hoặc văn bản gia hạn hợp đồng lao động phải có thời hạn tương ứng với thời gian gia hạn giấy phép lao động.
• Nội dung hợp đồng cần có:
  • Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
  • Thông tin người lao động nước ngoài: Họ tên, quốc tịch, hộ chiếu, chức vụ.
  • Thời gian hợp đồng: Phải khớp với thời gian xin gia hạn giấy phép lao động.
  • Chức danh công việc: Phải đúng với chức danh trên giấy phép lao động cũ.

Lưu ý:

• Nếu có thay đổi nội dung hợp đồng, cần có văn bản giải trình gửi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Nếu lao động làm theo hợp đồng không thời hạn, cần bổ sung văn bản cam kết thời gian làm việc.

1.2. Hồ sơ từ doanh nghiệp bảo lãnh

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 07/PLI)

📌 Cách chuẩn bị:

• Tải và điền Mẫu số 07/PLI theo đúng quy định.
• Nội dung phải có:
  • Thông tin doanh nghiệp bảo lãnh.
  • Thông tin người lao động nước ngoài.
  • Thời gian gia hạn giấy phép lao động.
• Ký tên, đóng dấu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (bản sao công chứng)

📌 Cách chuẩn bị:

• Doanh nghiệp cần cung cấp bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư.
• Đảm bảo thông tin doanh nghiệp trùng khớp với hợp đồng lao động và văn bản đề nghị gia hạn.

Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

📌 Cách chuẩn bị:

• Nếu doanh nghiệp đã có văn bản chấp thuận còn hiệu lực, chỉ cần nộp bản sao công chứng.
• Nếu chưa có hoặc văn bản hết hạn, cần nộp hồ sơ xin cấp lại trước khi nộp hồ sơ gia hạn.

👉 Xem thêm: Thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – Hướng dẫn chi tiết 2025

2. Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót

Bước 1: Kiểm tra thời hạn giấy phép lao động

• Nộp hồ sơ từ 5 – 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn để tránh phải cấp mới.

Bước 2: Kiểm tra tài liệu có đầy đủ không

• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.
• Hộ chiếu còn thời hạn trong suốt thời gian xin gia hạn.
• Hợp đồng lao động có thời hạn phù hợp.

Bước 3: Đối chiếu thông tin chính xác

• Thông tin trên hợp đồng lao động phải trùng với giấy phép lao động.
• Tên công ty bảo lãnh, mã số thuế phải đúng với đăng ký kinh doanh.

3. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

• Hồ sơ gia hạn phải được nộp đúng thời hạn (từ 5 – 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn).
• Thời hạn gia hạn tối đa là 2 năm và chỉ được gia hạn 1 lần.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp có 5 ngày làm việc để bổ sung theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Nếu giấy phép lao động hết hạn trước khi gia hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới, không thể gia hạn.

• Vi phạm quy định về giấy phép lao động có thể bị phạt từ 30 – 75 triệu đồng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

4. Dịch vụ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình. Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói:

✔ Tư vấn chi tiết về điều kiện, quy trình gia hạn giấy phép lao động.
✔ Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đầy đủ, chính xác.
✔ Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài.
✔ Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, theo dõi kết quả.
✔ Đảm bảo gia hạn đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.

👉 Xem thêm: Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài – Hồ sơ thủ tục, điều kiện, chi phí

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, tránh gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài. Nếu cần hỗ trợ, liên hệ ngay để được tư vấn!

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

III. Quy trình nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Việc gia hạn giấy phép lao động cần thực hiện theo đúng trình tự để đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Dưới đây là quy trình xin gia hạn giấy phép lao động theo quy định hiện hành.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

• Doanh nghiệp và người lao động cần kiểm tra điều kiện gia hạn theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động theo danh sách được quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

📌 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ gia hạn giấy phép lao động:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) đối với các trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật.

📌 Hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở LĐTBXH.
• Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của địa phương (nếu được hỗ trợ).

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định của từng địa phương để biết có hỗ trợ nộp hồ sơ online hay không.
• Khi nộp hồ sơ trực tiếp, cần mang theo bản gốc giấy phép lao động để đối chiếu.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

• Thời gian xử lý hồ sơ: 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trong thời gian quy định.

Bước 4: Nhận giấy phép lao động gia hạn

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động gia hạn cho người lao động nước ngoài.
• Nếu hồ sơ bị từ chối: Doanh nghiệp sẽ nhận văn bản thông báo lý do từ chối từ cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý:

• Giấy phép lao động gia hạn có thời hạn tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn 1 lần.
• Nếu cần tiếp tục làm việc sau khi giấy phép gia hạn hết hạn, người lao động phải xin cấp mới giấy phép lao động.

Dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng

Việc tự thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động có thể mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn gói, đảm bảo hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật HCC để sử dụng gói dịch vụ gia hạn giấy phép lao động.

Việc nắm rõ quy trình nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, hãy liên hệ ngay để được hỗ trợ kịp thời!

IV. Lệ phí nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

V. Lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động và cách khắc phục

Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần tính chính xác cao, nếu không doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ, gây mất thời gian bổ sung và làm gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục để đảm bảo hồ sơ gia hạn được chấp thuận nhanh chóng.

Bảng tổng hợp lỗi thường gặp và cách khắc phục

💡 Tóm lại, việc nắm rõ các lỗi thường gặp & cách khắc phục giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

VI. Dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng và hiệu quả

Việc gia hạn giấy phép lao động đòi hỏi sự chính xác cao, tuân thủ đúng quy trình và thời gian nộp hồ sơ. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc cần gia hạn nhanh chóng, Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ trọn gói, giúp đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.

Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC

✔ Tư vấn chi tiết về điều kiện, quy trình gia hạn giấy phép lao động phù hợp với từng trường hợp.
✔ Kiểm tra, soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đầy đủ, chính xác, tránh sai sót và yêu cầu bổ sung.
✔ Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài đúng quy định.
✔ Đại diện doanh nghiệp làm việc với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả.
✔ Đảm bảo gia hạn đúng thời gian quy định, giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp mà không bị gián đoạn.

👉 Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!

• 📞 Hotline: 0906 271 359
• 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• 🌐 Website: Công ty Luật HCC

🚀 Cần gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, đúng quy định? Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất!

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer at Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Latest posts by Luật sư Hoàng (see all)

• Hồ sơ xin visa cho người nước ngoài vào Việt Nam: Cần những gì? Chuẩn bị ra sao? [2025] - 24/04/2025
• Thủ tục làm visa Việt Nam cho người nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z [2025] - 23/04/2025
• Miễn thị thực là gì? Quy định về miễn visa Việt Nam [Cập nhật 2025] - 22/04/2025