Gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là quy trình quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện đúng thời hạn quy định. Theo Luật lao động, hồ sơ gia hạn phải được nộp trong khoảng từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn duy nhất một lần với thời hạn tối đa là 2 năm. Việc chậm trễ hoặc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và khó khăn trong việc xin cấp phép mới hoặc gia hạn các giấy tờ liên quan khác như visa, thẻ tạm trú.
Nội dung chính
I. Giới thiệu thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Việc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài là một thủ tục hành chính quan trọng, được quy định rõ ràng trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Quy trình này nhằm đảm bảo sự hợp pháp trong việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
Theo quy định tại Điều 17, khoản 1 của Nghị định 152, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 2 năm. Để tránh những rủi ro liên quan đến visa, thẻ tạm trú và nguy cơ bị xử phạt theo Điều 31 của Nghị định 70/2023/NĐ-CP, người sử dụng lao động cần tuân thủ chặt chẽ thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động.
✅ Các điểm cần lưu ý khi gia hạn giấy phép lao động:
- Thời hạn nộp hồ sơ: Hồ sơ gia hạn phải được nộp từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- Số lần gia hạn: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa một lần, với thời hạn không quá 2 năm.
- Hết hạn giấy phép lao động: Nếu giấy phép lao động không được gia hạn đúng hạn, người lao động sẽ phải nộp hồ sơ xin cấp mới từ đầu, gây nhiều bất tiện và rủi ro pháp lý.
Những quy định này đòi hỏi cả người lao động và người sử dụng lao động phải hiểu rõ và tuân thủ đúng để tránh vi phạm các quy định pháp luật liên quan.
II. Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
1. Quy định về thời gian và điều kiện gia hạn work permit
✅ Thời gian nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động:
Theo khoản 2, Điều 16 của Nghị định 70/2023/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ gia hạn từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn. Việc nộp hồ sơ trong thời hạn này đảm bảo quá trình xử lý kịp thời, tránh gián đoạn công việc của người lao động nước ngoài.
✅ Thời hạn của giấy phép lao động sau khi được gia hạn:
Theo Điều 155, Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14, thời gian gia hạn giấy phép lao động tối đa là 2 năm. Sau khi được gia hạn, giấy phép không thể tiếp tục gia hạn thêm và sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới.
✅ Điều kiện để được gia hạn giấy phép lao động:
Các điều kiện gia hạn được quy định tại Điều 16. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Người sử dụng lao động và người lao động cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Thời hạn của giấy phép lao động: Giấy phép lao động hiện tại phải còn hiệu lực ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn.
- Có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài: Người sử dụng lao động phải được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận về việc tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.
- Chứng minh tiếp tục làm việc: Cung cấp các giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung đã được cấp trong giấy phép lao động hiện tại.
- Người lao động không vi phạm các quy định về lao động và cư trú tại Việt Nam.
Việc tuân thủ các quy định này là cần thiết để tránh rủi ro pháp lý và các hình thức xử phạt theo quy định pháp luật.
2. Hồ sơ cần thiết khi gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 17. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại việt nam bao gồm:
- Văn bản đề nghị gia hạn: Do người sử dụng lao động lập theo Mẫu số 11 PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (bản sao công chứng)
- Ảnh: 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, nền trắng, chụp chính diện, đầu để trần, không đeo kính màu; ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy phép lao động hiện tại: Bản gốc còn thời hạn đã được cấp.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4, Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định pháp luật.
- Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc: Một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp (Ví dụ: hợp đồng lao động gia hạn, quyết định tiếp tục thực hiện dự án, hoặc văn bản chứng minh khác).
✅ Lưu ý:
- Các giấy tờ được cấp từ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo đúng quy định tại Điều 30, Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
- Lưu ý rằng nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung, dẫn đến chậm trễ trong quá trình gia hạn.
- Khi gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, thông thường không yêu cầu nộp lý lịch tư pháp nếu hồ sơ nhân thân không có thay đổi. Tuy nhiên, trong trường hợp có sự thay đổi về vị trí công việc, chức danh hoặc chuyển đổi đơn vị sử dụng lao động, cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung lý lịch tư pháp. Do đó, người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các yêu cầu cụ thể để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.
3. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thủ tục gia hạn được hướng dẫn chi tiết tại Điều 18. Trình tự gia hạn giấy phép lao động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP , bao gồm các bước sau:
3.1. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn:
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo quy định, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ.
3.2. Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động:
- Thời gian nộp: Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
- Nơi nộp: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động.
3.3. Thời gian xem xét xử lý hồ sơ:
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp gia hạn giấy phép lao động. Nếu không gia hạn, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
3.4. Ký kết hợp đồng lao động:
- Sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.
- Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) tới cơ quan có thẩm quyền đã gia hạn giấy phép lao động đó.
Việc tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi.
III. Những lưu ý quan trọng khi gia hạn giấy phép lao động
Khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, cần lưu ý các điểm quan trọng sau để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật:
1. Khám sức khỏe trước khi nộp hồ sơ
Theo quy định tại Điều 9, Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH, việc khám sức khỏe là điều kiện bắt buộc khi gia hạn giấy phép lao động. Người lao động nước ngoài cần đến các cơ sở y tế được chỉ định trong danh sách của Bộ Y tế để thực hiện khám sức khỏe. Giấy chứng nhận sức khỏe phải được cấp trong thời hạn không quá 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ và đảm bảo tính hợp lệ theo pháp luật Việt Nam.
2. Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi tiến hành thủ tục gia hạn, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Theo Điều 4, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và nhận văn bản chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền. Việc này nhằm đảm bảo rằng vị trí công việc dự kiến sử dụng lao động nước ngoài không thể được thay thế bởi lao động Việt Nam.
3. Tránh quá hạn giấy phép
Việc không gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Theo Điều 31, Nghị định 70/2023/NĐ-CP, nếu giấy phép lao động hết hạn mà không được gia hạn, người lao động sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới từ đầu. Điều này không chỉ gây mất thời gian và chi phí mà còn có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật.
4. Không cần xin lý lịch tư pháp khi gia hạn giấy phép lao động
Khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động, phiếu lý lịch tư pháp không phải là thành phần bắt buộc trong hồ sơ. Theo quy định tại Điều 17, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động không bao gồm phiếu lý lịch tư pháp.
Như vậy, phiếu lý lịch tư pháp chỉ yêu cầu khi thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động, không áp dụng cho trường hợp gia hạn. Việc này giúp đơn giản hóa quy trình và giảm bớt giấy tờ cần thiết cho người lao động nước ngoài khi tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
Để đảm bảo quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng thời hạn.
IV. Cơ quan cấp giấy phép và nơi nộp hồ sơ
Việc xác định cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam phụ thuộc vào phạm vi và địa điểm làm việc của người lao động. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
1. Cục Việc làm- Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Theo khoản 2, Điều 11, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ cấp mới lần đầu, gia hạn, cấp lại, miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Khi người lao động dự kiến làm việc ở nhiều địa phương khác nhau, hồ sơ sẽ được nộp và xử lý tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Các trường hợp đặc biệt khác: Bao gồm những trường hợp không thuộc thẩm quyền của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh.
Việc nộp hồ sơ tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quản lý lao động nước ngoài làm việc trên phạm vi rộng.
2. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Theo Điều 13, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết hồ sơ gia hạn, cấp lại, miễn, cấp mới giấy phép lao động lần đầu, cho người lao động nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Người lao động làm việc tại khu công nghiệp, khu chế xuất: Khi người lao động làm việc trong các khu vực này thuộc địa bàn tỉnh, thành phố nào, hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội của tỉnh, thành phố đó.
- Người lao động làm việc trong phạm vi một tỉnh, thành phố: Nếu người lao động chỉ làm việc trong một địa phương cụ thể, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội của địa phương đó sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Việc nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động trong quá trình xin gia hạn giấy phép lao động.
Lưu ý: Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động là rất quan trọng để đảm bảo quá trình nộp và xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật.
V. Chi phí và dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động
Khi tiến hành gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, người sử dụng lao động cần lưu ý các chi phí liên quan và có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi.
1. Phí gia hạn giấy phép lao động
Mức phí gia hạn giấy phép lao động được quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC và thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Do đó, mức phí có thể khác nhau tùy thuộc vào từng địa phương. Dưới đây là một số ví dụ về mức phí tại một số tỉnh, thành phố:
- Hà Nội: Theo Nghị quyết số 06/2020/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội, mức phí gia hạn giấy phép lao động là 250.000 đồng khi nộp hồ sơ trực tuyến và 450.000 đồng khi nộp trực tiếp.
- Đà Nẵng: Theo Nghị quyết số 56/2021/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân thành phố Đà Nẵng, mức phí gia hạn giấy phép lao động là 450.000 đồng cho mỗi giấy phép.
- TP. Hồ Chí Minh: Mức phí gia hạn giấy phép lao động là 450.000 đồng cho mỗi giấy phép.
Lưu ý: Mức phí này có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào quyết định của Hội đồng nhân dân từng địa phương. Do đó, người sử dụng lao động nên liên hệ trực tiếp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương để cập nhật thông tin chính xác nhất.
2. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý nhanh chóng
Việc gia hạn giấy phép lao động đòi hỏi sự am hiểu về quy định pháp luật và quy trình thủ tục. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng pháp luật, người sử dụng lao động có thể tìm đến các công ty luật uy tín để được hỗ trợ.
Công ty Luật HCC cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ khách hàng trong việc:
- Hoàn thiện hồ sơ gia hạn giấy phép lao động.
- Nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý tại cơ quan chức năng.
- Giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy định pháp luật về lao động nước ngoài.
Việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
VI. Liên hệ tư vấn và hỗ trợ từ Công ty Luật HCC
Nếu bạn cần hỗ trợ về gia hạn giấy phép lao động hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý nào liên quan, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
- Hotline: 0906 271 359
- Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- Website: Công ty Luật HCC
Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ uy tín, nhanh chóng và hiệu quả để giúp bạn giải quyết mọi thủ tục hành chính một cách thuận lợi nhất!
