Bạn đang quan tâm đến thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động (thời gian cấp giấy phép lao động) cho người nước ngoài tại Việt Nam? Việc hiểu rõ quy trình cấp phép và thời gian cấp giấy phép lao động của Sở Lao động sẽ giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp kế hoạch, tránh bị trì hoãn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Trong bài viết này, Công ty Luật HCC sẽ cung cấp thông tin chi tiết và chính xác nhất về thời gian xử lý hồ sơ giấy phép lao động theo từng trường hợp:
✔ Thời gian cấp giấy phép lao động trong trường hợp xin cấp mới giấy phép lao động: 5 ngày làm việc;
✔ Thời gian cấp giấy phép lao động trong trường hợp xin gia hạn giấy phép lao động: 5 ngày làm việc;
✔ Thời gian cấp giấy phép lao động trong trường hợp xin cấp lại giấy phép lao động: 3 ngày làm việc;
✔ Thời gian cấp giấy phép lao động trong trường hợp xin xác nhận miễn giấy phép lao động: 5 ngày làm việc;
Chúng tôi không chỉ cập nhật thời gian xử lý theo quy định mới nhất của Nghị định 152/2020/NĐ-CP & Nghị định 70/2023/NĐ-CP, mà còn đưa ra những khó khăn thực tế doanh nghiệp có thể gặp phải và giải pháp tối ưu giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
📌 Đừng để hồ sơ giấy phép lao động của bạn bị trì hoãn! Hãy cùng Công ty Luật HCC tìm hiểu cách hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.
Nội dung chính
I. Các loại giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện hành
Hiện nay, pháp luật Việt Nam quy định tại Nghị định 152/2020 giấy phép lao động cho người nước ngoài có 1 loại, thể hiện dưới hai hình thức để hợp pháp hóa việc lao động của người nước ngoài: Giấy phép lao động và Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (miễn giấy phép lao động). Trong đó:
1. Giấy phép lao động (Work Permit)
- Giấy phép lao động (cấp mới): Được cấp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như theo hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế/thương mại, nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, tình nguyện viên, v.v. Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm cho mỗi lần cấp. Sau khi hết hạn, nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động nước ngoài phải xin gia hạn hoặc cấp mới giấy phép lao động theo quy định.
- Gia hạn giấy phép lao động: Luật Lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Nghị định 152/2020) cho phép mỗi giấy phép lao động được gia hạn một lần, tối đa 2 năm. Điều này có nghĩa là người lao động nước ngoài có thể kéo dài hiệu lực giấy phép thêm một lần mà không phải xin mới từ đầu, miễn là nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trong khoảng 5–45 ngày trước khi giấy phép cũ hết hạn. Giấy phép lao động gia hạn sẽ có thời hạn bằng thời hạn của giấy phép cũ (tối đa 2 năm)
- Cấp lại giấy phép lao động: Áp dụng khi giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng bị mất, hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin trên giấy phép (ví dụ thay đổi số hộ chiếu, tên, quốc tịch, địa điểm làm việc, hoặc khi giấy phép sắp hết hạn và doanh nghiệp lựa chọn thủ tục cấp lại). Giấy phép cấp lại giữ nguyên thời hạn hiệu lực còn lại của giấy phép đã cấp trước đó.
2. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (miễn giấy phép lao động)
- Xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (miễn giấy phép lao động): Đối với trường hợp người nước ngoài thuộc diện được miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp cần xin văn bản xác nhận từ Sở lao động- Thương binh & xã hội trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Hiện nay có 20 trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định mới (Nghị định 70/2023/NĐ-CP), tiêu biểu như: Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam, luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam, người lao động nước ngoài vào làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong một năm, cùng các trường hợp khác theo quy định. Mặc dù được miễn giấy phép, đa số các trường hợp này vẫn phải thực hiện thủ tục xin văn bản xác nhận từ Sở Lao động Thương binh & Xã hội (trừ một số trường hợp chỉ cần thông báo theo quy định). Văn bản xác nhận có giá trị thay thế giấy phép lao động trong thời gian người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
II. Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?
Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP như sau: cấp mới (5 ngày), gia hạn (5 ngày), cấp lại (3 ngày), tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tùy vào loại hồ sơ cần xử lý, thời gian cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ khác nhau. Theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ được quy định cụ thể như sau:
1. Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động theo quy định pháp luật
| Loại hồ sơ | Thời gian xử lý | Cơ quan tiếp nhận |
| Cấp mới giấy phép lao động | 5 ngày làm việc | Sở LĐ-TB&XH / Cục việc làm |
| Gia hạn giấy phép lao động | 5 ngày làm việc | Sở LĐ-TB&XH / Cục việc làm |
| Cấp lại giấy phép lao động | 3 ngày làm việc | Sở LĐ-TB&XH / Cục việc làm |
| Xác nhận miễn giấy phép lao động | 5 ngày làm việc | Sở LĐ-TB&XH / Cục việc làm |
Lưu ý: Thời gian trên được tính từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
2. Thời gian xử lý từng loại hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
2.1. Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thời gian giải quyết hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài được pháp luật quy định tương đối rõ ràng trong các văn bản hiện hành. Cụ thể:
- Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (báo cáo giải trình):
Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải báo cáo nhu cầu tuyển dụng người nước ngoài. Theo quy định mới nhất, báo cáo này phải nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài (giảm từ 30 ngày xuống còn 15 ngày theo Nghị định 70/2023). Cơ quan có thẩm quyền (Bộ LĐTB&XH hoặc Sở LĐTB&XH) sẽ xem xét và có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo hợp lệ. Văn bản chấp thuận này là điều kiện cần để tiến hành các bước tiếp theo.
- Cấp mới giấy phép lao động:
Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động được nộp về Sở LĐTB&XH nơi người nước ngoài dự kiến làm việc ít nhất 15 ngày trước ngày người đó bắt đầu làm việc. Theo luật định, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng phải cấp giấy phép lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc. Trường hợp từ chối cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Thời gian 5 ngày làm việc này áp dụng thống nhất cho các phương thức nộp hồ sơ (trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính)
- Cấp lại giấy phép lao động:
Thời hạn xử lý nhanh hơn do tính chất hồ sơ đơn giản hơn. Cơ quan chức năng sẽ cấp lại giấy phép trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ cấp lại giấy phép lao động (ví dụ hồ sơ báo mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin). Nếu không cấp lại được, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.
- Gia hạn giấy phép lao động:
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải được nộp trong khoảng từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép hiện tại hết hạn. Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn theo luật định là tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết quả gia hạn sẽ được cấp dưới hình thức giấy phép lao động mới ghi nhận thời hạn được kéo dài.
2.2. Thời gian xử lý hồ sơ cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (miễn giấy phép lao động)
- Xác nhận trường hợp miễn giấy phép lao động: Đối với văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép, thời hạn xử lý cũng là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ xin miễn giấy phép lao động hợp lệ. Cơ quan cấp phép (Bộ hoặc Sở LĐTB&XH) sẽ trả lời bằng văn bản xác nhận theo mẫu quy định.
Nhìn chung, theo quy định tổng thời gian xử lý thủ tục hành chính về giấy phép lao động khá ngắn (vài ngày làm việc cho mỗi khâu). Ngoài ra, Nghị định 70/2023 đã cho phép thực hiện nộp hồ sơ và cấp giấy phép lao động dưới dạng điện tử lần đầu tiên, song song với bản giấy truyền thống. Việc này hướng tới việc rút ngắn thời gian và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động, ví dụ như nộp hồ sơ trực tuyến có mức lệ phí giảm và có thể theo dõi trạng thái xử lý dễ dàng
3. Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xử lý hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
- Sai sót trong hồ sơ: Nếu hồ sơ không đúng hoặc thiếu giấy tờ, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
- Thời điểm nộp hồ sơ: Cao điểm cuối năm, các cơ quan nhà nước thường xử lý hồ sơ chậm hơn.
- Địa phương tiếp nhận: Một số tỉnh/thành phố có quy trình xét duyệt chặt chẽ hơn.
- Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp: Doanh nghiệp chậm báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài có thể bị xem xét kỹ hơn khi cấp phép.
4. Giải pháp tối ưu thời gian xin cấp giấy phép lao động
Để hồ sơ được xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài nên:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, tránh phải bổ sung nhiều lần.
- Nộp hồ sơ đúng thời điểm để tránh bị trễ hạn, đặc biệt là hồ sơ gia hạn giấy phép lao động.
- Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giấy phép được cấp đúng hạn.
III. Thực tế thời gian xử lý hồ sơ tại các cơ quan chức năng
Mặc dù thời hạn giải quyết hồ sơ được quy định chỉ vài ngày, thực tế thời gian để hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động thường kéo dài hơn đáng kể. Nhiều doanh nghiệp ghi nhận quá trình xin giấy phép cho người lao động nước ngoài có thể mất khoảng 30 đến 45 ngày, tùy trường hợp. Nguyên nhân của sự chênh lệch này bao gồm:
- Quy trình nhiều bước và giấy tờ phức tạp: Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép, doanh nghiệp phải trải qua bước đăng ký nhu cầu và chờ chấp thuận (mất khoảng 10 ngày làm việc theo luật). Bản thân việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép đòi hỏi nhiều loại giấy tờ khác nhau và có thể mất hàng tuần để thu thập, đặc biệt nếu các giấy tờ này đến từ nhiều quốc gia. Ví dụ, người lao động nước ngoài thường cần Lý lịch tư pháp Việt Nam nếu đã cư trú tại Việt Nam – thủ tục này theo quy định mất tối đa 20 ngày, nhưng thực tế có thể lâu hơn. Tương tự, Giấy khám sức khỏe, văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc, bằng cấp chuyên môn từ nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật trước khi nộp, khiến thời gian chuẩn bị kéo dài
- Hồ sơ chưa hoàn thiện phải bổ sung: Trong thực tế, không ít hồ sơ lần đầu nộp chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu (thiếu giấy tờ, sai mẫu biểu, bằng chứng chưa hợp lệ…). Cơ quan chức năng sau khi kiểm tra sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi hồ sơ, dẫn đến việc xử lý bị kéo dài. Theo phản ánh của một số doanh nghiệp, nhiều trường hợp phải bổ sung hồ sơ 2–3 lần, tổng thời gian xử lý bị đội lên thành vài tháng. Đại diện Sở LĐTB&XH Bình Dương cũng cho biết có nhiều doanh nghiệp chưa nắm vững quy định, nộp hồ sơ không đúng dẫn đến hồ sơ phải xác minh hoặc trả lại để hoàn thiện
- Số lượng hồ sơ lớn và thủ tục kiểm tra kỹ lưỡng: Ở các địa phương có nhiều lao động nước ngoài (như các thành phố lớn, khu công nghiệp), cơ quan lao động tiếp nhận số lượng hồ sơ rất lớn, gây áp lực lên thời gian giải quyết. Song song đó, cơ quan này phải dành thời gian xác minh thông tin doanh nghiệp và người lao động để đảm bảo tính chính xác. Chẳng hạn, Sở LĐTB&XH có trách nhiệm kiểm tra xem doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có hoạt động đúng ngành nghề, đúng đăng ký hay không, do đã có trường hợp vi phạm trước đây. Việc đối chiếu, xác minh kỹ lưỡng tuy cần thiết nhưng khiến quy trình xử lý kéo dài hơn dự kiến ban đầu.
- Yếu tố chủ quan từ phía cơ quan xử lý: Một số bất cập hành chính cũng ảnh hưởng đến thời gian cấp phép. Ví dụ, trong giai đoạn 2023-2024, quy định tại Nghị định 70/2023 với nhiều điểm mới (như yêu cầu về xác nhận kinh nghiệm chuyên gia, sử dụng các mẫu biểu mới…) khiến cả doanh nghiệp lẫn cán bộ xử lý lúng túng trong thời gian đầu. Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ lao động nước ngoài ở một số nơi chưa được nâng cấp kịp thời, dẫn đến việc xử lý trực tuyến bị chậm hoặc phải chuyển qua thủ công tốn thời gian. Nhân lực tại phòng phụ trách cấp phép có hạn cũng gây tình trạng quá tải, như trường hợp Phòng Chính sách lao động ở Bình Dương “ít người nhưng phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ”
Chính vì những lý do trên, thời gian thực tế để nhận được giấy phép lao động thường dài hơn thời gian luật định. Doanh nghiệp cần lưu ý điều này để chủ động nộp hồ sơ sớm hơn hạn tối thiểu. Trên thực tế, các chuyên gia khuyên rằng nên bắt đầu quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài trước vài tháng so với kế hoạch, nhằm dự phòng cho các khâu chuẩn bị giấy tờ và xử lý thủ tục hành chính kéo dài. Cũng đã có trường hợp doanh nghiệp phản ánh phải đợi “2 tháng mới xong thủ tục”, gây ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự; cơ quan chức năng sau đó phải kiểm tra lại từng hồ sơ cụ thể để tìm nguyên nhân chậm trễ
IV. Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xét duyệt hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện tuần tự một quy trình gồm nhiều bước, với các loại giấy tờ tương ứng cho mỗi bước. Dưới đây là quy trình tổng quát theo quy định hiện hành (cập nhật theo Nghị định 70/2023):
Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Trước khi làm thủ tục xin phép cho người nước ngoài, doanh nghiệp phải đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài. Quy định mới này nhằm đảm bảo ưu tiên cơ hội việc làm cho người trong nước. Thông báo tuyển dụng cần được đăng tải công khai trên các kênh do Bộ LĐTB&XH quy định (ví dụ: Cổng thông tin việc làm của Cục Việc làm, hoặc trung tâm dịch vụ việc làm địa phương) ít nhất 15 ngày trước khi nộp báo cáo giải trình nhu cầu. Nội dung thông báo ghi rõ tiêu chí tuyển dụng: vị trí, mô tả công việc, yêu cầu trình độ kinh nghiệm, thời gian và địa điểm làm việc, mức lương dự kiến, v.v. Nếu sau thời gian thông báo mà không tuyển được lao động Việt phù hợp, doanh nghiệp mới tiến hành bước tiếp theo.
Bước 2: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Doanh nghiệp lập Báo cáo giải trình về việc cần sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí công việc trống, theo Mẫu số 01 PLI. Hồ sơ gửi kèm gồm: văn bản giải trình nêu rõ số lượng, chức danh công việc, lý do không thể tuyển người Việt; kèm bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của doanh nghiệp (nếu lần đầu báo cáo). Trường hợp đã được chấp thuận trước đó nhưng nay có thay đổi về nhu cầu (vị trí, số lượng, địa điểm…), doanh nghiệp làm báo cáo theo Mẫu số 02 PLI để xin điều chỉnh. Hồ sơ báo cáo nộp tại Sở LĐTB&XH tỉnh/thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc (hoặc Bộ LĐTB&XH tùy trường hợp). Thời hạn giải quyết như đã nêu: 10 ngày làm việc sẽ có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Doanh nghiệp cần nhận được Văn bản chấp thuận này (còn gọi là “Công văn chấp thuận vị trí công việc cho người nước ngoài”) thì mới đủ điều kiện nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Đây là bước quan trọng đòi hỏi nhiều loại giấy tờ. Theo Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2023), hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm các thành phần chính sau
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động (theo Mẫu số 11 PLI). Nếu người lao động sẽ làm việc tại nhiều địa điểm, cần liệt kê đầy đủ các địa điểm này trong văn bản
- Giấy chứng nhận sức khỏe (giấy khám sức khỏe) do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. Phiếu khám sức khỏe phải còn hạn trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
- Phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp. Phiếu này xác nhận người lao động không có án tích hoặc không đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Lưu ý phiếu lý lịch phải được cấp trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (theo thông lệ yêu cầu). Nếu người lao động đã cư trú tại Việt Nam một thời gian, thường phải bổ sung lý lịch tư pháp do phía Việt Nam cấp.
- Văn bản chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với công việc: tùy vị trí có thể là bằng đại học, chứng chỉ nghề, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc từ cơ quan/tổ chức nước ngoài, v.v. Chẳng hạn, với chuyên gia cần bằng đại học hoặc xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm; với lao động kỹ thuật cần giấy tờ chứng minh đã được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc có kinh nghiệm làm việc tối thiểu 1 năm ở vị trí tương tự.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (kết quả của Bước 2) do Sở hoặc Bộ LĐTB&XH cấp. Đây là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin cấp giấy phép, trừ một số trường hợp đặc thù không phải báo cáo nhu cầu (theo khoản 4 Điều 4 NĐ 152/2020).
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người lao động nước ngoài
- Ảnh chân dung: 2 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, nền trắng, đầu để trần, chụp không quá 6 tháng. Ảnh này sẽ dán vào mẫu giấy phép lao động sau khi cấp.
- Các giấy tờ khác liên quan tùy trường hợp đặc thù: ví dụ quyết định bổ nhiệm đối với di chuyển nội bộ; văn bản của phía nước ngoài cử sang đối với nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ (nếu người lao động làm cho tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam), v.v
Tất cả giấy tờ do nước ngoài cấp (như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu này để tránh hồ sơ bị trả lại do giấy tờ chưa hợp pháp hóa.
Bước 4: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Hồ sơ hoàn chỉnh ở bước 3 được nộp đến Sở LĐTB&XH nơi người lao động nước ngoài làm việc. Hiện nay có thể nộp theo hai cách: nộp trực tiếp (bản giấy) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của tỉnh/quốc gia. Thời điểm nộp phải trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến người lao động bắt đầu công việc. Cơ quan tiếp nhận sẽ viết giấy biên nhận hoặc xác nhận trên hệ thống trực tuyến về việc đã nhận đủ hồ sơ. Trong quá trình xử lý, nếu hồ sơ thiếu hoặc cần giải trình bổ sung, Sở LĐTB&XH sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung kịp thời. Theo dõi tình trạng hồ sơ có thể thực hiện qua tài khoản trực tuyến (nếu nộp online) hoặc liên hệ trực tiếp bộ phận một cửa của Sở.
Kết quả cấp phép sẽ có trong vòng 5 ngày làm việc tính từ lúc hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Người sử dụng lao động sẽ nhận Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu do Bộ LĐTB&XH ban hành (Mẫu số 12 PLI). Giấy phép hiện hành gồm 2 trang (trang 1 nền màu xanh, trang 2 nền trắng) với các thông tin về người lao động, doanh nghiệp, vị trí công việc và thời hạn hiệu lực. Ngoài bản giấy, doanh nghiệp có thể được cấp thêm một bản điện tử của giấy phép (file PDF có chữ ký số) nếu nộp hồ sơ qua mạng. Trường hợp hồ sơ không được duyệt cấp phép, Sở LĐTB&XH sẽ ra văn bản từ chối, nêu rõ lý do để doanh nghiệp biết và thực hiện theo hướng dẫn (ví dụ: bổ sung giấy tờ hoặc tuyển người khác đáp ứng điều kiện).
Lưu ý: Đối với các trường hợp miễn giấy phép lao động, quy trình sẽ rút gọn hơn. Doanh nghiệp không cần thực hiện bước 3 và 4 như trên, thay vào đó chuẩn bị hồ sơ đề nghị xác nhận miễn giấy phép (gồm văn bản đề nghị, giấy tờ chứng minh người lao động thuộc diện được miễn, ví dụ giấy đăng ký kết hôn với người Việt, giấy phép hành nghề luật sư, quyết định cử sang Việt Nam dưới 30 ngày…). Hồ sơ này nộp tại Sở LĐTB&XH và được giải quyết trong 5 ngày làm việc tương tự như cấp giấy phép. Kết quả là văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, có giá trị pháp lý thay cho giấy phép trong thời hạn làm việc của họ.
Ngoài ra, nếu người lao động đã có giấy phép và sắp hết hạn, thủ tục gia hạn giấy phép lao động hoặc xin cấp lại cần thực hiện trước khi giấy phép cũ hết hiệu lực. Hồ sơ gia hạn về cơ bản giống hồ sơ cấp mới nhưng đơn giản hơn (thường chỉ cần đơn đề nghị gia hạn, giấy phép cũ, giấy khám sức khỏe mới, và cập nhật lý lịch tư pháp nếu có) và phải nộp trong khoảng 5–45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Hồ sơ cấp lại do mất/hỏng thì nộp ngay khi có sự cố, gồm đơn đề nghị cấp lại, bản sao giấy phép cũ (nếu có) và tài liệu chứng minh lý do cấp lại. Thời hạn xử lý hồ sơ gia hạn là 5 ngày làm việc, và hồ sơ cấp lại là 3 ngày làm việc, tương tự như quy định đã nêu.
V. Khó khăn phổ biến và cách khắc phục khi xin cấp giấy phép lao động (work permit)
Những khó khăn thường gặp trong quá trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể kể đến:
- Thời gian thực hiện kéo dài: Như đã phân tích, mặc dù luật định thời gian xử lý ngắn, nhưng trên thực tế tổng thời gian hoàn tất thủ tục có thể lên đến vài tháng. Điều này dễ khiến doanh nghiệp lỡ kế hoạch sử dụng nhân sự nước ngoài nếu không tính toán trước.
- Yêu cầu hồ sơ phức tạp, nhiều giấy tờ: Bộ hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm nhiều giấy tờ cả trong và ngoài nước, đòi hỏi công chứng, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự… Việc thiếu sót giấy tờ hoặc chuẩn bị không đúng quy cách là vướng mắc phổ biến, dẫn đến hồ sơ bị trả về bổ sung nhiều lần. Đặc biệt, các giấy tờ từ nước ngoài (lý lịch tư pháp, văn bằng, thư xác nhận kinh nghiệm) mất thời gian để xin cấp và hợp pháp hóa, gây chậm trễ nếu doanh nghiệp không chủ động từ sớm
- Quy định pháp luật thay đổi liên tục: Trong vài năm gần đây, quy định về lao động nước ngoài đã thay đổi (từ NĐ: 11/2016 sang NĐ: 152/2020, rồi sửa đổi bởi NĐ: 70/2023). Mỗi đợt thay đổi yêu cầu doanh nghiệp cập nhật kịp thời biểu mẫu và thủ tục mới. Nếu không nắm bắt, doanh nghiệp có thể áp dụng sai biểu mẫu hoặc thiếu bước thủ tục mới (ví dụ: yêu cầu đăng tin tuyển dụng 15 ngày theo NĐ 70) dẫn đến hồ sơ bị vướng.
- Giao tiếp giữa doanh nghiệp và cơ quan chức năng: Một số doanh nghiệp chưa quen làm việc với cơ quan hành chính, dẫn đến thiếu thông tin hoặc hiểu lầm yêu cầu. Trong khi đó, phía cơ quan lao động do phải xử lý nhiều hồ sơ nên khó có thể hướng dẫn chi tiết cho từng đơn vị nếu họ không chủ động hỏi. Sự thiếu phối hợp này đôi khi khiến việc xin giấy phép trở nên lúng túng, nhất là với doanh nghiệp nhỏ lần đầu tuyển lao động nước ngoài.
Để khắc phục những khó khăn trên, các doanh nghiệp nên lưu ý một số giải pháp sau:
- Chủ động lên kế hoạch sớm: Ngay khi có ý định tuyển người nước ngoài, hãy tìm hiểu quy định hiện hành và bắt đầu chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt. Dành thời gian dư giả cho các khâu như xin lý lịch tư pháp, hợp pháp hóa giấy tờ… sẽ giúp tránh việc chạy đua nước rút cận ngày lao động bắt đầu làm việc.
- Tìm hiểu kỹ yêu cầu pháp lý mới nhất: Đảm bảo sử dụng đúng biểu mẫu và tuân thủ các bước thủ tục bắt buộc. Ví dụ, từ cuối 2023 phải thực hiện bước đăng tuyển 15 ngày và nộp báo cáo giải trình trước 15 ngày– doanh nghiệp cần tích hợp những bước này vào quy trình nội bộ. Có thể tham khảo các nguồn tin cậy (công văn hướng dẫn của Bộ LĐTB&XH, cổng thông tin điện tử của Sở LĐTB&XH, hoặc dịch vụ tư vấn pháp lý) để cập nhật.
- Chuẩn bị hồ sơ chu đáo, đầy đủ: Lập một checklist các giấy tờ cần thiết cho hồ sơ xin giấy phép lao động (như đã liệt kê ở trên) và kiểm tra đối chiếu kỹ trước khi nộp. Đối với giấy tờ nước ngoài, nên tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sớm. Đảm bảo các giấy tờ quan trọng (giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp) vẫn còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ để không phải làm lại.
- Sử dụng cổng dịch vụ công và liên hệ hỗ trợ: Việc nộp hồ sơ qua Hệ thống dịch vụ công trực tuyến có thể giúp giảm thời gian đi lại và minh bạch hơn trong theo dõi tiến độ. Nhiều Sở LĐTB&XH đã triển khai tiếp nhận hồ sơ online với thời gian xử lý vẫn đảm bảo theo luật (5 ngày). Trong quá trình chuẩn bị, nếu có vướng mắc, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan quản lý (Phòng Việc làm – Sở LĐTB&XH, hoặc Cục Việc làm – Bộ LĐTB&XH) để được hướng dẫn trực tiếp, tránh tự xử lý dẫn đến sai sót không đáng có.
- Tận dụng các cải cách mới: Nghị định 70/2023 được ban hành nhằm đơn giản hóa thủ tục và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp thuộc nhóm được ủy quyền hoặc áp dụng thí điểm cấp phép điện tử, hãy tận dụng điều này để quy trình nhanh gọn hơn. Đồng thời, quy định mới đã mở rộng diện miễn giấy phép lao động (20 trường hợp)– doanh nghiệp nên kiểm tra xem người lao động nước ngoài của mình có thuộc diện miễn hay không để tránh làm thủ tục không cần thiết. Việc miễn giấy phép (nếu đủ điều kiện) sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tóm lại, thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tuy phức tạp nhưng có thể quản lý hiệu quả nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và cập nhật kịp thời các quy định mới. Với sự cải thiện từ phía cơ quan quản lý (ví dụ: áp dụng nền tảng điện tử, công khai quy trình xử lý) kết hợp với sự chủ động của doanh nghiệp, những khó khăn trong việc làm giấy phép lao động có thể được giảm thiểu, đảm bảo người lao động nước ngoài được cấp phép hợp pháp và kịp thời để làm việc tại Việt Nam.
Nguồn tài liệu tham khảo: Các nghị định và quyết định của Chính phủ (NĐ: 152/2020/NĐ-CP, NĐ: 70/2023/NĐ-CP, Quyết định 151/QĐ-LĐTBXH 2024), Cổng thông tin điện tử Bộ LĐTB&XH, Cổng Dịch vụ công quốc gia, cùng các trang thông tin pháp lý, tư vấn thủ tục lao động
VI. Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng tại Công ty Luật HCC
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động của Công ty Luật HCC:
✅ Tư vấn chính xác về thủ tục và điều kiện xin giấy phép lao động.
✅ Xử lý nhanh chóng theo đúng thời gian cam kết.
✅ Hỗ trợ trọn gói từ tư vấn, soạn hồ sơ đến nộp và nhận kết quả.
✅ Chi phí hợp lý, không phát sinh chi phí ẩn.
📌 Liên hệ ngay để được hỗ trợ:
- 📞 Hotline: 0906271359
- 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- 🌐 Website: Công ty Luật HCC
Kết luận:
Việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi sự chính xác và đúng quy trình để đảm bảo thời gian xử lý nhanh nhất. Với kinh nghiệm thực tế, Công ty Luật HCC sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động hoàn thành thủ tục dễ dàng, không mất thời gian bổ sung hồ sơ, đảm bảo giấy phép lao động được cấp đúng hạn.
📢 Hãy để Công ty Luật HCC giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật khi xin giấy phép lao động! 🚀
Tư vấn dịch vụ
📌 NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Câu hỏi 1
Câu trả lời 1
Câu hỏi 2
Câu trả lời 2
