⚖️ Gia hạn giấy phép lao động là gì? Tư vấn chi tiết từ Công ty Luật HCC

Khi làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần có giấy phép lao động hợp lệ để làm việc hợp pháp. Tuy nhiên, giấy phép này có thời gian hiệu lực nhất định, theo quy định của pháp luật lao động, giấy phép lao động có thời hạn không quá 02 năm. Khi giấy phép sắp hết hạn, người lao động cần thực hiện thủ tục gia hạn để tiếp tục làm việc mà không vi phạm pháp luật. Vậy gia hạn giấy phép lao động là gì, điều kiện và thủ tục ra sao? Công ty Luật HCC sẽ giải đáp chi tiết qua bài viết này.

I. Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý cho phép người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động tại Việt Nam tiếp tục làm việc hợp pháp sau khi giấy phép cũ sắp hết hạn. Thủ tục này đảm bảo người lao động không vi phạm quy định về lao động và cư trú tại Việt Nam, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì nhân sự quan trọng mà không cần làm thủ tục cấp mới và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động này phải được thực hiện trước khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Gia hạn giấy phép lao động giúp:

• Duy trì quyền làm việc hợp pháp cho người lao động nước ngoài.
• Đảm bảo doanh nghiệp không bị gián đoạn công việc do thiếu nhân sự.
• Tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến cư trú và lao động.

Tóm lại: Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là bước bắt buộc để người lao động nước ngoài sắp hết hạn giấy phép có thể tiếp tục làm việc tại Việt Nam một cách hợp pháp. Thủ tục này không chỉ đảm bảo quyền lợi và tránh vi phạm pháp luật, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực quan trọng.

II. Các trường hợp được gia hạn giấy phép lao động

Căn cứ theo quy định pháp lý tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài tại Việt Nam có thể xin gia hạn khi giấy phép lao động đang sử dụng sắp hết hạn và đáp ứng điều kiện gia hạn. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

1. Giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng sắp hết hạn

• Thủ tục gia hạn phải được thực hiện trong khoảng 05 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
• Nếu giấy phép đã hết hạn mà chưa xin gia hạn, người lao động bắt buộc phải làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động thay vì thủ tục gia hạn.
• Cơ quan cấp phép thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương, nơi quản lý trực tiếp hồ sơ của doanh nghiệp.

Lợi ích: Đảm bảo thời gian hiệu lực liên tục, không ảnh hưởng đến công việc của người lao động và hoạt động của doanh nghiệp.

2. Người lao động tiếp tục làm việc cho cùng doanh nghiệp và vị trí công việc cũ

• Điều kiện gia hạn giấy phép lao động: Phải giữ nguyên chức danh, vị trí hoặc nội dung công việc, và địa điểm làm việc như trong giấy phép lao động hiện tại.
• Nếu có bất kỳ thay đổi nào về chức danh, công việc hoặc nơi làm việc, doanh nghiệp cần xin cấp mới thay vì gia hạn giấy phép.

Lợi ích: Duy trì ổn định đội ngũ nhân sự, không gián đoạn hoạt động sản xuất – kinh doanh.

3. Người lao động đáp ứng đủ các điều kiện pháp lý

Để được gia hạn giấy phép, người lao động phải:

• Có hợp đồng lao động hợp lệ hoặc giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc với doanh nghiệp.
• Đáp ứng yêu cầu về sức khỏe (giấy khám sức khỏe) theo quy định của Bộ Y tế.
• Không vi phạm pháp luật về lao động, cư trú; tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý khác liên quan đến người nước ngoài tại Việt Nam.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần thiết bao gồm:

• Bản sao giấy phép lao động hiện tại.
• Hợp đồng lao động hoặc văn bản xác nhận tiếp tục làm việc.
• Đơn đề nghị gia hạn giấy phép (theo mẫu: Mẫu số 11 PLI).
• Hộ chiếu và giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.

Lưu ý về thủ tục gia hạn và thời gian hiệu lực

• Hồ sơ cần thiết phải được chuẩn bị đầy đủ, nộp đúng hạn tại cơ quan cấp phép để tránh việc hết hạn và phải làm lại từ đầu.
• Thời gian hiệu lực tối đa của giấy phép lao động sau khi gia hạn không quá 02 năm, theo quy định pháp luật hiện hành.

Tóm lại, việc xin gia hạn giúp người lao động nước ngoài đảm bảo thủ tục gia hạn đúng quy định pháp lý, duy trì thời gian hiệu lực của giấy phép lao động, và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình làm việc tại Việt Nam. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tránh được rủi ro gián đoạn hoạt động và vi phạm pháp luật về lao động – cư trú.

III. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để xin gia hạn và duy trì thời gian hiệu lực của giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện gia hạn theo quy định pháp lý. Việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết đúng yêu cầu sẽ giúp quá trình thủ tục gia hạn thuận lợi, tránh các rủi ro khi nộp muộn hoặc thiếu tài liệu.

1. Quan hệ lao động vẫn được duy trì

• Người lao động phải tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp, tổ chức đã bảo lãnh giấy phép lao động trước đó.
• Hợp đồng ký kết giữa người lao động và doanh nghiệp vẫn còn hiệu lực hoặc có quyết định chính thức về việc tiếp tục sử dụng lao động.

Lợi ích: Đảm bảo sự ổn định trong hoạt động của doanh nghiệp và không làm gián đoạn công việc.

2. Hồ sơ cần thiết đầy đủ và hợp lệ

Đây là bước quan trọng trong thủ tục gia hạn. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động (theo mẫu của cơ quan cấp phép).
• Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực.
• Hợp đồng lao động hoặc quyết định tiếp tục sử dụng người lao động.
• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực theo quy định pháp lý.
• Ảnh màu, bản sao hộ chiếu (còn hạn).

Mẹo: Kiểm tra tính hợp lệ của tất cả giấy tờ, đặc biệt là thời hạn của hộ chiếu, giấy khám sức khỏe trước khi nộp.

3. Nộp hồ sơ đúng thời hạn

• Hồ sơ cần thiết phải được nộp từ 05 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
• Nếu nộp muộn, người lao động sẽ không được gia hạn giấy phép, buộc phải xin cấp mới.
• Để tránh tình trạng gián đoạn, doanh nghiệp nên chuẩn bị và nộp hồ sơ trước khoảng 30 ngày.

Lưu ý: Cơ quan cấp phép có quyền yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ nếu phát hiện sai sót. Nộp sớm giúp có thêm thời gian hoàn thiện hồ sơ.

Tóm lại, việc xin gia hạn giấy phép lao động đòi hỏi người lao động và doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ quy định pháp lý và các điều kiện gia hạn. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết, nộp đúng thời hạn sẽ giúp đảm bảo thời gian hiệu lực liên tục của giấy phép và tránh những rắc rối trong quá trình thủ tục gia hạn.

IV. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Để gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, cần thực hiện các bước sau:

1. Thời điểm nộp hồ sơ:

• Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động đó.

2. Thành phần hồ sơ:

Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.
• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động còn giá trị theo quy định của pháp luật.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp, có giá trị trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ, hoặc giấy chứng nhận có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Một trong các giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp, trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động.

3. Trình tự thực hiện:

• Bước 1: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo quy định.
• Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

4. Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn:

• Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

5. Lưu ý:

• Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam, phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.

• Việc gia hạn giấy phép lao động cần tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành để đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

V. Quy định pháp lý về gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Việc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam được quy định trong các văn bản pháp luật sau:

1. Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Quy định về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nghị định này nêu rõ các điều kiện gia hạn, thủ tục gia hạn, và hồ sơ cần thiết để xin gia hạn giấy phép lao động.
2. Bộ luật Lao động 2019: Đưa ra các quy định pháp lý chung về thời gian hiệu lực của giấy phép lao động và các điều kiện liên quan đến việc sử dụng người lao động nước ngoài.
3. Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Nghị định này đề cập đến các mức phạt và biện pháp xử lý đối với các vi phạm liên quan đến việc sử dụng người lao động nước ngoài mà không tuân thủ đúng quy định pháp lý về giấy phép lao động.
4. Nghị định 70/2023/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cập nhật các quy định pháp lý mới nhất về việc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Doanh nghiệp và người lao động cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý nêu trên để đảm bảo việc gia hạn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi và tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.

VI. Lợi ích khi gia hạn giấy phép lao động đúng hạn

Việc xin gia hạn giấy phép lao động đúng thời điểm và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý không chỉ giúp người lao động duy trì thời gian hiệu lực hợp pháp, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp:

Duy trì quyền làm việc hợp pháp

• Giúp người lao động tránh rủi ro bị xử phạt hoặc trục xuất khỏi Việt Nam do vi phạm quy định về cư trú.
• Đảm bảo quá trình làm việc ổn định, không bị gián đoạn bởi các vướng mắc pháp lý liên quan đến thủ tục gia hạn.

Đảm bảo hoạt động doanh nghiệp

• Không bị gián đoạn công việc do thiếu nhân sự, đặc biệt là các vị trí quan trọng.
• Hạn chế việc phải tìm kiếm và đào tạo nhân sự mới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Giảm thiểu chi phí

• Thủ tục gia hạn giấy phép thường có chi phí thấp hơn so với việc xin cấp mới.
• Giảm thiểu các khoản phạt tiềm ẩn do vi phạm điều kiện gia hạn hoặc chậm trễ nộp hồ sơ cần thiết tại cơ quan cấp phép.

Tóm lại, việc gia hạn giấy phép kịp thời và đúng quy trình hỗ trợ người lao động duy trì tư cách hợp pháp, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự nước ngoài.

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer tại Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Bài viết mới nhất bởi Luật sư Hoàng (Xem tất cả)

• ⚖️ Gia hạn giấy phép lao động là gì? Tư vấn chi tiết từ Công ty Luật HCC - 05/02/2025
• ⚖️ Gia hạn giấy phép lao động ở đâu? Địa điểm nộp hồ sơ và thủ tục chi tiết - 05/02/2025
• ⚖️ Quy định thời hạn và gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam - 05/02/2025