🔍 Doanh nghiệp phát triển thường cần thay đổi người đại diện theo pháp luật để đáp ứng chiến lược mới, chuyển giao quyền lực hoặc yêu cầu pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ quy trình, hồ sơ, chi phí.

🤔 Hiểu rõ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến thông báo, kể cả thực hiện online.

💡 Bạn cần hướng dẫn toàn diện về thay đổi người đại diện theo pháp luật, từ công ty cổ phần đến TNHH, cùng giải pháp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp?

Đọc tiếp bài viết để nhận hướng dẫn chi tiết và liên hệ Công ty Luật HCC ngay khi sẵn sàng.

Đội ngũ Luật sư – Công ty Luật HCC
Đội ngũ Luật sư – Công ty Luật HCC

Nội dung chính

I. Tìm hiểu về người đại diện theo pháp luật

1. Khái niệm người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được pháp luật hoặc điều lệ doanh nghiệp chỉ định có quyền đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan nhà nước.
• Trong nhiều trường hợp, người đại diện theo pháp luật thường là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định trong điều lệ công ty.

Nội dung Mô tả
Định nghĩa Cá nhân được pháp luật hoặc điều lệ công ty chỉ định, đại diện doanh nghiệp trước pháp luật
Vị trí thường đảm nhiệm Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV, tùy loại hình doanh nghiệp
Căn cứ pháp lý Theo quy định của pháp luật và điều lệ nội bộ của doanh nghiệp

2. Vai trò và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Nội dung Mô tả
Quyền ký kết giao dịch Ký hợp đồng, văn bản, thủ tục kinh doanh
Điều hành, quản lý Tổ chức, quản lý, phân bổ nguồn lực, đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật
Trách nhiệm pháp lý Chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà nước, đối tác, khách hàng
Xây dựng uy tín Là “bộ mặt” của doanh nghiệp, tạo niềm tin với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư

3. Tầm quan trọng của việc lựa chọn người đại diện theo pháp luật

Nội dung Mô tả
Phát triển bền vững Lựa chọn người đại diện phù hợp giúp doanh nghiệp tăng uy tín, phát triển ổn định
Minh bạch, hợp pháp Đảm bảo hoạt động đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý
Linh hoạt trong quản trị Dễ dàng thay đổi khi chiến lược, mô hình kinh doanh thay đổi

Việc hiểu rõ khái niệm, vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, đồng thời là nền tảng cho các thủ tục thay đổi người đại diện khi cần thiết.

II. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Trường hợp Mô tả Mục đích/Ý nghĩa
1. Thay đổi chiến lược kinh doanh, cơ cấu quản trị Khi doanh nghiệp thay đổi định hướng, mô hình kinh doanh hoặc cần một người lãnh đạo có tầm nhìn mới. Đảm bảo sự phù hợp giữa người đại diện và chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
2. Chuyển giao quyền lực nội bộ Khi chủ sở hữu, Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên quyết định bổ nhiệm hoặc thay thế người đại diện. Củng cố quản trị nội bộ, phân công chức năng, nhiệm vụ mới một cách minh bạch.
3. Yêu cầu từ cơ quan quản lý, pháp luật Khi có văn bản yêu cầu từ cơ quan Nhà nước, tòa án, hoặc khi người đại diện cũ không còn đáp ứng điều kiện pháp lý. Đảm bảo tuân thủ quy định, tránh vi phạm và rủi ro pháp lý.
4. Tái cấu trúc vốn, thay đổi chủ sở hữu Khi có sự thay đổi về cơ cấu vốn, cổ đông, thành viên góp vốn, chủ sở hữu mới xuất hiện. Đảm bảo cập nhật thông tin đại diện phù hợp với lợi ích, định hướng của chủ sở hữu mới.
5. Thay đổi chức danh, vị trí quản lý Khi doanh nghiệp muốn nâng cấp chức danh, bổ nhiệm người có chức vụ cao hơn hoặc chuyển người cũ sang vị trí khác. Tối ưu hóa hoạt động quản lý, tăng hiệu quả điều hành doanh nghiệp.

Việc xác định thời điểm cần thay đổi người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp kịp thời thích ứng với môi trường kinh doanh, tuân thủ đúng quy định pháp lý và tạo thuận lợi cho quá trình phát triển bền vững.

III. Các loại hình doanh nghiệp thường thay đổi người đại diện theo pháp luật

Loại hình doanh nghiệp Đặc điểm Tình huống thay đổi người đại diện
Công ty TNHH (gồm Công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên trở lên) Thường có số lượng thành viên góp vốn ít hơn so với công ty cổ phần; cơ cấu quản lý gọn nhẹ, linh hoạt Thay đổi khi chủ sở hữu (TNHH 1 thành viên) thay thế người điều hành; hoặc Hội đồng thành viên (TNHH 2 thành viên trở lên) muốn bổ nhiệm nhân sự quản lý mới
Công ty cổ phần Có cơ cấu cổ đông, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông; sự thay đổi phải tuân theo quyết định HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông Thay đổi do tái cấu trúc cổ phần, chuyển nhượng cổ phần, bổ nhiệm Tổng giám đốc/Giám đốc mới; hoặc khi cổ đông lớn thay đổi chiến lược kinh doanh
Doanh nghiệp tư nhân Chủ sở hữu là một cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm vô hạn Thay đổi thường ít xảy ra, nếu có thì chủ yếu do lý do cá nhân, sức khỏe, hoặc ý định chuyển giao quyền điều hành cho người khác
Công ty hợp danh Có ít nhất hai thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn Thay đổi khi thành viên hợp danh rút lui, bổ sung thành viên hợp danh mới hoặc chuyển quyền đại diện cho người có đủ uy tín, năng lực

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ có những điểm khác biệt về thủ tục, hồ sơ và thời gian, giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, phù hợp với định hướng phát triển và quy định pháp luật.

IV. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Khi nào, ở đâu và như thế nào?

Tiêu chí Nội dung
Khi nào cần thông báo Ngay sau khi có quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo trong thời hạn luật định để tránh vi phạm.
Ở đâu cần thông báo Thông báo tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Như thế nào (Cách thức) Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại quầy tiếp nhận, cung cấp đầy đủ giấy tờ theo quy định.
Online: Thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tải hồ sơ điện tử, ký xác thực và chờ phê duyệt.

Thông báo kịp thời và đúng nơi, đúng cách giúp doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật thông tin đại diện trên hệ thống, tránh chậm trễ và rủi ro pháp lý.

V. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật: Chuẩn bị gì?

1. Thành phần hồ sơ cơ bản

Thành phần hồ sơ Mô tả
Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật Mẫu thông báo theo quy định, ghi rõ thông tin người đại diện mới, lý do thay đổi.
Quyết định và biên bản họp (nếu có) Đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, cần quyết định/biên bản họp HĐTV hoặc HĐQT.
Giấy tờ pháp lý của người đại diện mới Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực, có công chứng/chứng thực (theo quy định).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại để đối chiếu, cập nhật thông tin.
Giấy ủy quyền (nếu có) Nếu ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác nộp hồ sơ, cần giấy ủy quyền hợp lệ.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật (trực tiếp và online)

Phương thức thực hiện Các bước
Trực tiếp 1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
2. Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở chính.
3. Chờ xét duyệt, bổ sung (nếu cần).
4. Nhận kết quả: Giấy xác nhận thay đổi người đại diện.
Online 1. Chuẩn bị hồ sơ bản scan, định dạng PDF.
2. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Đăng nhập, chọn “Đăng ký thay đổi” → “Thay đổi người đại diện”.
4. Tải hồ sơ, ký xác thực bằng chữ ký số.
5. Chờ xét duyệt, bổ sung (nếu cần), nhận kết quả qua email hoặc bưu điện.

3. Lưu ý khi soạn và nộp hồ sơ

Lưu ý Mô tả
Độ chính xác thông tin Đảm bảo thông tin người đại diện mới (họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD) chính xác và trùng khớp giấy tờ.
Đúng biểu mẫu, trình tự Sử dụng đúng mẫu thông báo, biểu mẫu quyết định, biên bản họp theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thời gian nộp hồ sơ Nộp trong thời hạn luật định, tránh chậm trễ dẫn đến vi phạm và bị xử phạt hành chính.
Giữ liên lạc với cơ quan đăng ký Theo dõi email, số điện thoại đăng ký để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ nếu được yêu cầu.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và thực hiện thủ tục đúng quy trình giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý.

VI. Thời gian và chi phí khi thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

1. Thời gian xử lý hồ sơ

Tiêu chí Mô tả
Thời gian xử lý thông thường Khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Yếu tố ảnh hưởng Hồ sơ thiếu, sai sót, cần bổ sung sẽ kéo dài thời gian; khối lượng công việc tại cơ quan đăng ký, tính phức tạp của trường hợp.

2. Lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ

Khoản phí Mức phí Ghi chú
Lệ phí nhà nước 50.000 VNĐ/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC) Áp dụng cho thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Công bố thông tin 100.000 VNĐ/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC) Doanh nghiệp nên kiểm tra Cổng thông tin quốc gia để biết mức phí mới nhất.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ Tùy gói dịch vụ, độ phức tạp của hồ sơ Thỏa thuận với công ty luật/văn phòng luật sư; không có mức cố định.

Việc nắm rõ thời gian và chi phí theo quy định giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch, sắp xếp nguồn lực, cân nhắc tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ để hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách hiệu quả.

VII. Rủi ro và lỗi thường gặp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Lỗi/Rủi ro Mô tả Hậu quả
Nộp hồ sơ thiếu, sai thông tin Không đủ giấy tờ, thông tin cá nhân, chức danh không khớp với quy định Hồ sơ bị trả lại, mất thời gian sửa đổi, ảnh hưởng tiến độ thay đổi
Chậm trễ trong thủ tục Không nộp hồ sơ trong thời hạn luật định hoặc chậm thông báo thay đổi Nguy cơ bị xử phạt hành chính, gây mất uy tín với đối tác
Không nắm rõ quy trình online Thiếu hiểu biết về thao tác trên cổng thông tin, nhầm biểu mẫu, quên ký xác thực điện tử Hồ sơ không được duyệt, kéo dài thời gian hoàn thành thủ tục

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, nắm rõ quy trình (đặc biệt là thủ tục online) và thực hiện kịp thời để tránh gặp phải những rủi ro, lỗi phổ biến trên, đảm bảo việc thay đổi người đại diện theo pháp luật diễn ra suôn sẻ.

VIII. Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật online

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Giấy tờ cần thu thập – Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục II-2, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
– Quyết định, Biên bản họp (nếu là Công ty TNHH 2 TV trở lên, Công ty Cổ phần: theo mẫu nội bộ công ty nhưng đảm bảo đủ nội dung về thay đổi người đại diện).
– Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện mới.
– Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
– Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện hiện tại).
Mẫu Thông báo: Phụ lục II-2 (tham khảo trên Cổng thông tin) Kiểm tra tính hợp lệ, chữ ký, dấu, ngày tháng trên quyết định/biên bản họp. CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.
Scan hồ sơ Scan tất cả tài liệu thành file PDF rõ nét, không mờ, không mất góc, đặt tên file logic (VD: thong_bao_thay_doi.pdf, quyet_dinh_hop.pdf). Không có biểu mẫu riêng, sử dụng phần mềm scan (VD: CamScanner, máy scan). Độ phân giải phù hợp (150-300dpi), tránh file quá nặng.
Kiểm tra và lưu trữ Kiểm tra lại toàn bộ file PDF đã scan, xem có đúng tài liệu, đúng thứ tự, đầy đủ chữ ký, dấu. Lưu tất cả file vào một thư mục riêng. Không áp dụng Đảm bảo hồ sơ đầy đủ trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

2. Bước 2: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Truy cập trang web Mở trình duyệt và truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn Không áp dụng Dùng Chrome hoặc Firefox, kết nối Internet ổn định.
Đăng ký/Đăng nhập tài khoản – Nếu chưa có tài khoản: Chọn “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn (nhập email, số ĐT, mật khẩu).
– Nếu đã có: Nhập tên đăng nhập, mật khẩu để đăng nhập.
Không áp dụng Ghi nhớ tài khoản và mật khẩu để tra cứu hồ sơ sau này.
Xác thực tài khoản (nếu cần) Một số trường hợp cần xác thực qua email hoặc SMS. Làm theo hướng dẫn trên màn hình. Không áp dụng Thực hiện nhanh chóng, tránh gián đoạn thủ tục.

3. Bước 3: Chọn thủ tục và nhập thông tin thay đổi người đại diện

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Chọn chức năng Sau khi đăng nhập, chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” trên giao diện chính. Hình ảnh minh họa trên trang web (nếu có) Xem kỹ menu trên trang, không chọn nhầm chức năng.
Chọn “Thay đổi người đại diện” Hệ thống yêu cầu nhập Mã số doanh nghiệp, sau đó hiển thị thông tin DN hiện tại. Chọn mục “Thay đổi người đại diện theo pháp luật”. Không áp dụng Kiểm tra thông tin DN hiển thị, đúng doanh nghiệp của bạn.
Nhập thông tin người đại diện mới Điền: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, chức danh, địa chỉ. Không áp dụng Đảm bảo trùng khớp với giấy tờ cá nhân đã scan.

4. Bước 4: Tải lên hồ sơ điện tử

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Tải file Thông báo Nhấp “Tải lên” và chọn file thong_bao_thay_doi.pdf đã chuẩn bị. Mẫu Thông báo: [Phụ lục II-2] Đúng file PDF Thông báo, không nhầm lẫn.
Tải file Quyết định/Biên bản họp (nếu có) Tải file quyet_dinh_hop.pdf hoặc bien_ban_hop.pdf. Mẫu quyết định, biên bản: nội bộ DN tự soạn theo luật, tham khảo tại [dangkykinhdoanh.gov.vn] Đảm bảo nội dung biên bản/ quyết định nêu rõ việc thay đổi người đại diện.
Tải CMND/CCCD/Hộ chiếu người đại diện mới Tải file CMND_nguoi_dai_dien.pdf Không áp dụng Đảm bảo rõ số, ngày cấp, còn hạn.
Tải Giấy chứng nhận ĐKDN Tải file GCN_DKDN.pdf Không áp dụng Giấy CN ĐKDN hiện tại để đối chiếu.
Tải Giấy ủy quyền (nếu có) Tải file giay_uy_quyen.pdf Không áp dụng Nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện cũ.

5. Bước 5: Ký xác thực và nộp hồ sơ

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Ký xác thực – Cắm USB Token (nếu có chữ ký số) và nhấn “Ký số”.
– Hoặc sử dụng phương thức xác thực qua tài khoản đã được xác thực.
Không áp dụng Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực, driver USB Token hoạt động.
Nộp hồ sơ Nhấn “Nộp hồ sơ” hoặc “Gửi hồ sơ” sau khi ký. Không áp dụng Kiểm tra lần cuối trước khi nộp.

6. Bước 6: Theo dõi tình trạng hồ sơ và bổ sung (nếu cần)

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Kiểm tra trạng thái Đăng nhập lại tài khoản, chọn mục “Quản lý hồ sơ” để xem tình trạng (Đang xử lý, Yêu cầu bổ sung, Đã chấp thuận). Không áp dụng Thường 3-5 ngày làm việc.
Bổ sung hồ sơ Nếu có yêu cầu bổ sung, thực hiện chỉnh sửa, tải lại file hoặc thêm tài liệu theo hướng dẫn. Không áp dụng Thực hiện sớm, tránh kéo dài thời gian xử lý.
Thông báo kết quả Hệ thống gửi email thông báo khi hồ sơ được chấp thuận. Không áp dụng Kiểm tra email thường xuyên.

7. Bước 7: Nhận kết quả và hoàn tất

Thành phần Nội dung chi tiết Biểu mẫu/Minh họa Lưu ý
Nhận Giấy xác nhận thay đổi Khi duyệt xong, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi người đại diện (bản điện tử ký số). Mẫu Giấy xác nhận: theo quy định của Phòng ĐKKD In ra hoặc nhận bản giấy (nếu chính sách địa phương cho phép).
Kiểm tra thông tin Đối chiếu thông tin trên Giấy xác nhận với hồ sơ nộp. Không áp dụng Nếu sai sót, liên hệ Phòng ĐKKD để điều chỉnh.
Lưu trữ và thông báo Lưu giữ Giấy xác nhận, thông báo cho đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế. Không áp dụng Đảm bảo cập nhật kịp thời thông tin đại diện mới.

Mẹo và kinh nghiệm thực tế:

Nội dung Chi tiết Lưu ý
Chuẩn bị kỹ hồ sơ Chuẩn bị đầy đủ, soát lỗi trước khi scan Giúp tránh phải bổ sung nhiều lần
Thực hiện giờ hành chính Thực hiện thao tác trong giờ làm việc Có thể gọi điện hỗ trợ kịp thời nếu gặp vướng mắc
Lưu trữ tài liệu Sau khi hoàn tất, lưu file PDF, Giấy xác nhận ra USB, in bản cứng Dễ tra cứu về sau

Với các bước trên, bạn có được hướng dẫn chi tiết, biểu mẫu tham khảo, và các lưu ý quan trọng cho từng bước. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật online sẽ trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

IX. Thay đổi chức danh và số lượng người đại diện theo pháp luật: Lưu ý gì?

1. Phân biệt chức danh người đại diện

Nội dung Mô tả Lưu ý
Khái niệm chức danh Chức danh thể hiện vai trò, vị trí pháp lý của người đại diện trong cơ cấu quản trị doanh nghiệp. Các chức danh phổ biến: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐTV/HĐQT…
Ảnh hưởng chức danh Chức danh khác nhau có quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý khác nhau. Chọn chức danh phù hợp với mô hình và quy định nội bộ.

2. Thay đổi số lượng người đại diện theo pháp luật

Nội dung Mô tả Lưu ý
Số lượng người đại diện Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật (tùy theo loại hình, điều lệ). Công ty cổ phần, công ty TNHH có thể quy định nhiều người đại diện.
Quy định nội bộ Việc tăng hoặc giảm số lượng người đại diện phải phù hợp với điều lệ công ty, quyết định của HĐTV/HĐQT hoặc chủ sở hữu. Điều lệ cần ghi rõ cơ chế phân quyền, phạm vi đại diện, tránh xung đột.
Thủ tục thay đổi số lượng Thực hiện tương tự như thay đổi người đại diện: thông báo, nộp hồ sơ, quyết định và biên bản họp (nếu có). Chú ý cập nhật thông tin tất cả người đại diện trên Giấy chứng nhận đăng ký DN.

3. Điều chỉnh hồ sơ, thông báo với cơ quan đăng ký

Nội dung Mô tả Lưu ý
Hồ sơ thay đổi – Thông báo thay đổi (có ghi rõ thay đổi chức danh và/hoặc số lượng người đại diện).
– Quyết định/biên bản họp (nếu cần), nêu rõ cơ sở pháp lý, lý do.
– Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới (nếu bổ sung).
Kiểm tra biểu mẫu để đảm bảo đúng nội dung thay đổi.
Nộp hồ sơ Thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc online qua Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN. Thời gian xử lý thường 3-5 ngày làm việc.
Lệ phí và thời gian xử lý Lệ phí nhà nước 50.000 VNĐ/lần (theo quy định), thời gian xử lý 3-5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ). Theo dõi tiến độ, bổ sung kịp thời nếu được yêu cầu.

4. Ảnh hưởng đến giao dịch, hợp đồng, quản trị

Nội dung Mô tả Lưu ý
Giao dịch và hợp đồng Cập nhật thông tin người đại diện mới, chức danh, số lượng đại diện trong hợp đồng, giao dịch, thông báo đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế. Thông báo sớm để tránh hiểu lầm, tranh chấp pháp lý.
Phân quyền và quản trị Nếu tăng số lượng người đại diện, cần quy định rõ phạm vi, quyền hạn từng người, tránh chồng chéo hoặc xung đột. Điều lệ công ty nên quy định chặt chẽ, minh bạch.
Hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp Cập nhật thông tin trên website, danh thiếp, con dấu, email chữ ký… phù hợp với số lượng và chức danh mới của người đại diện. Đảm bảo đối tác, khách hàng nhận diện đúng người đại diện.

Việc thay đổi chức danh và số lượng người đại diện theo pháp luật đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định nội bộ, thủ tục pháp lý, đồng thời cập nhật kịp thời thông tin đến các bên liên quan. Chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, thông báo đúng cơ quan, và điều chỉnh hệ thống quản trị nội bộ sẽ giúp quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả kinh doanh.

X. So sánh: Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần và công ty TNHH

Tiêu chí Công ty Cổ phần Công ty TNHH (1 thành viên & 2 thành viên trở lên)
Cơ cấu quản lý và quyết định – Có Hội đồng quản trị (HĐQT), Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
– Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật thường do HĐQT thông qua.
– Một số trường hợp cần nghị quyết ĐHĐCĐ.
– Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Chủ sở hữu quyết định.
– Đối với Công ty TNHH 2 thành viên: Hội đồng thành viên (HĐTV) họp và ra quyết định.
Thành phần hồ sơ – Thông báo thay đổi người đại diện (theo mẫu).
– Nghị quyết/Quyết định của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ (nếu yêu cầu bởi điều lệ).
– Biên bản họp HĐQT (nếu có).
– Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới.
– Thông báo thay đổi người đại diện (theo mẫu).
– Quyết định của chủ sở hữu (đối với TNHH 1TV) hoặc Quyết định/Biên bản họp HĐTV (đối với TNHH 2TV).
– Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới.
Quy trình thay đổi – Thông qua HĐQT để ra quyết định thay đổi.
– Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD hoặc online.
– Nhận Giấy xác nhận thay đổi.
– Chủ sở hữu (TNHH 1TV) hoặc HĐTV (TNHH 2TV) ra quyết định.
– Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD hoặc online.
– Nhận Giấy xác nhận thay đổi.
Yếu tố ảnh hưởng thời gian xử lý – Số lượng cổ đông, mức độ đồng thuận trong HĐQT, ĐHĐCĐ.
– Quy định điều lệ về thẩm quyền HĐQT hay cần thông qua ĐHĐCĐ.
– Thời gian ngắn hơn do cơ cấu đơn giản hơn (đặc biệt TNHH 1TV).
– Ít phải chờ biểu quyết của nhiều thành viên như công ty cổ phần.
Phạm vi điều chỉnh chức danh – Có thể thay đổi từ Chủ tịch HĐQT sang Tổng giám đốc/Giám đốc hoặc ngược lại, tùy quy định điều lệ. – Có thể thay đổi Chủ tịch HĐTV, Giám đốc hoặc người đại diện khác phù hợp với điều lệ.
Chi phí và lệ phí – Lệ phí nhà nước: 50.000 VNĐ/lần (theo quy định).
– Chi phí dịch vụ (nếu có) tùy thuộc đơn vị cung cấp.
– Lệ phí nhà nước: 50.000 VNĐ/lần.
– Chi phí dịch vụ (nếu có) tương tự công ty cổ phần.

Kết luận:

  • Về cơ bản, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật ở công ty cổ phần và công ty TNHH khá tương đồng (thông báo, quyết định, biên bản, hồ sơ CMND/CCCD/Hộ chiếu).
  • Điểm khác biệt chính nằm ở cơ cấu quản trị và cách ra quyết định: Công ty cổ phần thường phải thông qua HĐQT hoặc ĐHĐCĐ, trong khi công ty TNHH (đặc biệt TNHH 1TV) có quy trình đơn giản hơn, quyết định chủ yếu do chủ sở hữu hoặc HĐTV.
  • Việc hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp, đẩy nhanh tiến độ xử lý và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

XI. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật: Lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp

1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Lợi ích Mô tả Lưu ý
Tiết kiệm thời gian Chuyên gia pháp lý hỗ trợ từ A-Z, không phải tự nghiên cứu quy trình phức tạp Thích hợp cho DN ít thời gian, cần xử lý nhanh gọn
Hạn chế sai sót pháp lý Nắm vững biểu mẫu, quy định, tránh thiếu sót, sai thông tin Giảm nguy cơ hồ sơ trả lại, tiết kiệm công sức
Tư vấn chuyên sâu Tư vấn không chỉ về thủ tục mà còn về pháp lý doanh nghiệp, thuế, lao động… Tăng giá trị dài hạn, giúp DN định hướng chiến lược
Theo dõi tiến độ Cập nhật liên tục về trạng thái hồ sơ, bổ sung kịp thời DN kiểm soát tiến trình, chủ động lập kế hoạch kinh doanh

2. Chi phí và cam kết

Nội dung Mô tả Lưu ý
Chi phí dịch vụ Linh hoạt, tùy độ phức tạp hồ sơ, thời gian, phạm vi hỗ trợ Yêu cầu báo giá trước khi sử dụng dịch vụ
Cam kết về thời gian Hoàn thành trong 3-5 ngày làm việc (hồ sơ hợp lệ) DN chủ động trong kế hoạch kinh doanh
Bảo mật thông tin Đảm bảo an toàn dữ liệu, không tiết lộ thông tin DN Chọn đối tác có chính sách bảo mật rõ ràng

3. Đối tác hỗ trợ đáng tin cậy

Tiêu chí lựa chọn Mô tả Lưu ý
Uy tín và kinh nghiệm Chọn đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm, đã hỗ trợ nhiều DN thành công Xem phản hồi từ khách hàng cũ
Chuyên môn đa lĩnh vực Ngoài thay đổi người đại diện, tư vấn thêm về thuế, lao động, đầu tư Hỗ trợ toàn diện, phục vụ lâu dài
Dịch vụ khách hàng tốt Phản hồi nhanh, hướng dẫn chi tiết, tận tình hỗ trợ Kiểm tra thời gian xử lý, thái độ chuyên viên
Chi phí minh bạch Công bố rõ ràng, không phát sinh không báo trước So sánh giá và điều khoản giữa các đơn vị

Liên hệ ngay:

Việc sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật từ Công ty Luật HCC sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro, được tư vấn toàn diện và hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, an tâm.

XII. Quy trình sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Luật HCC

Bước Nội dung Thao tác thực hiện Lưu ý
1. Tiếp nhận thông tin và tư vấn miễn phí – Doanh nghiệp liên hệ qua Hotline, Email hoặc Website.
– Chuyên viên HCC lắng nghe nhu cầu, phân tích, tư vấn sơ bộ thủ tục, hồ sơ.
– Cung cấp đầy đủ thông tin DN: Tên, Mã số DN, dự kiến người đại diện mới, loại hình DN.
– Nhận tư vấn sơ bộ qua điện thoại, email, trao đổi trực tiếp.
Chuẩn bị câu hỏi trước để được giải đáp nhanh, rõ ràng.
2. Chuẩn bị hồ sơ – HCC gửi danh mục hồ sơ cần thiết và biểu mẫu (Thông báo thay đổi, Quyết định/ Biên bản họp…).
– Khách hàng cung cấp giấy tờ cá nhân của người đại diện mới, GCN ĐKDN, các giấy tờ liên quan.
– Gửi hồ sơ qua email hoặc đến trụ sở HCC.
– HCC hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi, tránh thiếu sót.
3. Nộp hồ sơ và theo dõi – HCC thay mặt DN nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia.
– Theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật tiến độ, bổ sung nếu cần.
– HCC liên tục kiểm tra email, hệ thống để kịp thời sửa đổi, bổ sung (nếu được yêu cầu).
– Thông báo tiến độ cho DN.
DN không phải trực tiếp đi lại, tiết kiệm thời gian.
4. Nhận kết quả và bàn giao – Khi hồ sơ được chấp thuận, HCC nhận Giấy xác nhận thay đổi người đại diện theo pháp luật từ cơ quan đăng ký.
– Bàn giao kết quả cho DN (bản cứng, bản scan), hướng dẫn DN các bước tiếp theo: cập nhật với đối tác, ngân hàng…
– DN kiểm tra thông tin trên Giấy xác nhận.
– Lưu trữ giấy tờ, thông báo cho các bên liên quan.
Đảm bảo thông tin chính xác, liên hệ HCC nếu cần điều chỉnh.

Kết luận:
Quy trình sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Luật HCC diễn ra chuyên nghiệp, rõ ràng và nhanh chóng. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin, hồ sơ cơ bản, HCC sẽ lo phần còn lại: từ tư vấn, soạn hồ sơ, nộp, theo dõi đến khi nhận kết quả, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng hiệu quả kinh doanh.

NHỮNG THẮC MẮC THƯỜNG GẶP

- Hỏi: Thay đổi người đại diện theo pháp luật là gì và vì sao doanh nghiệp cần thực hiện?
Đáp: Thay đổi người đại diện theo pháp luật là việc doanh nghiệp cập nhật, chuyển đổi cá nhân được chỉ định đại diện cho công ty trước cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng. Doanh nghiệp cần thực hiện khi có thay đổi chiến lược kinh doanh, chuyển giao quyền sở hữu, thay đổi mô hình quản trị, hoặc vì lý do pháp lý. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
- Hỏi: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được nộp ở đâu và trong thời hạn bao lâu?
Đáp: Doanh nghiệp nộp thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Thông thường, doanh nghiệp phải nộp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Nộp đúng thời hạn giúp tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính.
- Hỏi: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm những bước cơ bản nào?
Đáp: Thủ tục gồm 3 bước chính: (1) Chuẩn bị hồ sơ theo quy định (thông báo, quyết định/biên bản họp, giấy tờ cá nhân của người đại diện mới, giấy ủy quyền nếu có), (2) Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, (3) Theo dõi, bổ sung (nếu cần) và nhận Giấy xác nhận thay đổi. Làm đúng trình tự giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Hỏi: Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cần những giấy tờ gì để được chấp thuận?
Đáp: Hồ sơ cơ bản gồm: Thông báo thay đổi người đại diện (theo mẫu), Quyết định và Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần), Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới còn hiệu lực, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại, và Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện cũ). Chuẩn bị đầy đủ, chính xác sẽ giúp hồ sơ được duyệt nhanh.
- Hỏi: Thay đổi người đại diện pháp luật có ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh và giao dịch hiện tại?
Đáp: Việc thay đổi người đại diện pháp luật có thể ảnh hưởng đến giao dịch, hợp đồng đang thực hiện. Sau khi nhận Giấy xác nhận thay đổi, doanh nghiệp nên thông báo cho đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế, khách hàng về người đại diện mới để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch tiếp theo. Đây là bước quan trọng nhằm duy trì sự tin cậy và tránh hiểu lầm về thẩm quyền ký kết.
- Hỏi: Làm thế nào để thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật nếu chỉ cần cập nhật lại số CMND/CCCD hay địa chỉ?
Đáp: Nếu chỉ thay đổi thông tin cá nhân (như số CMND/CCCD, địa chỉ) mà không thay người đại diện, doanh nghiệp cần thông báo và nộp hồ sơ cập nhật thông tin tại Phòng ĐKKD. Hồ sơ vẫn gồm Thông báo thay đổi, kèm giấy tờ cá nhân mới. Quá trình này thường đơn giản, thời gian xử lý nhanh hơn, đảm bảo thông tin đại diện luôn chính xác.
- Hỏi: Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật online chi tiết như thế nào?
Đáp: Để thực hiện online, bạn đăng nhập https://dangkykinhdoanh.gov.vn, tạo tài khoản hoặc sử dụng tài khoản đã có. Chọn “Đăng ký thay đổi” → “Thay đổi người đại diện”, điền thông tin theo hướng dẫn, tải hồ sơ điện tử (PDF), ký xác thực bằng chữ ký số. Sau đó, theo dõi email, tài khoản để biết kết quả. Cách này giúp tiết kiệm thời gian, không cần đến trực tiếp Sở KH&ĐT.
- Hỏi: Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật online có khác so với nộp trực tiếp không?
Đáp: Về nội dung, hồ sơ online và trực tiếp không khác nhiều. Điểm khác là nộp trực tiếp cần bản giấy, còn nộp online cần file scan PDF rõ nét, đầy đủ dấu, chữ ký. Bạn cần chữ ký số hoặc tài khoản xác thực để ký nộp. Nộp online tiết kiệm thời gian, nhưng đòi hỏi kỹ thuật số cơ bản và chuẩn bị file chu đáo.
- Hỏi: Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật do ai ký và nội dung chính là gì?
Đáp: Quyết định thay đổi người đại diện do chủ sở hữu (đối với TNHH 1 TV), Hội đồng thành viên (TNHH 2 TV trở lên) hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) ký. Nội dung chính: ghi rõ thông tin người đại diện cũ, người đại diện mới, thời điểm thay đổi, lý do thay đổi, căn cứ pháp lý và xác nhận từ tập thể hoặc cá nhân có thẩm quyền.
- Hỏi: Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật có mẫu sẵn hay cần soạn từ đầu?
Đáp: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật có mẫu sẵn theo quy định tại Phụ lục thông tư về đăng ký doanh nghiệp. Bạn tải mẫu tại Cổng thông tin quốc gia hoặc hỏi trực tiếp Phòng ĐKKD. Điền thông tin đúng, đầy đủ vào mẫu giúp hồ sơ được chấp thuận nhanh hơn.
- Hỏi: Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật thường mất bao nhiêu thời gian từ lúc nộp đến lúc nhận kết quả?
Đáp: Thông thường, sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong khoảng 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ thiếu, sai thông tin cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài. Để rút ngắn, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu.
- Hỏi: Thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật (từ Giám đốc sang Tổng giám đốc chẳng hạn) cần thêm giấy tờ gì không?
Đáp: Việc thay đổi chức danh người đại diện được thực hiện tương tự thay đổi người đại diện. Bạn vẫn nộp Thông báo thay đổi, quyết định/biên bản họp ghi rõ thay đổi chức danh, giấy tờ cá nhân nếu cần. Quan trọng là cập nhật đúng chức danh trong hồ sơ để cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận mới.
- Hỏi: Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần, cần lưu ý gì khác so với công ty TNHH?
Đáp: Đối với công ty cổ phần, thông thường Hội đồng quản trị ra quyết định thay đổi người đại diện. Một số trường hợp cần sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông, tùy theo quy định trong Điều lệ. Thủ tục tương tự công ty TNHH nhưng cơ chế ra quyết định thường phức tạp hơn, cần biên bản họp HĐQT, nghị quyết rõ ràng.
- Hỏi: Thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần có cần sự đồng ý của tất cả cổ đông không?
Đáp: Không nhất thiết tất cả cổ đông, nhưng cần đáp ứng tỉ lệ thông qua tại Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông theo Điều lệ công ty. Thường chỉ cần nghị quyết HĐQT, nhưng nếu Điều lệ quy định khác, có thể cần ý kiến ĐHĐCĐ. Kiểm tra kỹ Điều lệ để thực hiện đúng.
- Hỏi: Thủ tục đổi người đại diện pháp luật có bắt buộc công bố thông tin trên Cổng thông tin không?
Đáp: Có. Sau khi nhận Giấy xác nhận thay đổi người đại diện, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp minh bạch, cập nhật thông tin kịp thời, tránh hiểu lầm trong giao dịch.
- Hỏi: Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng có an toàn không?
Đáp: Hoàn toàn an toàn nếu bạn tuân thủ hướng dẫn, sử dụng chữ ký số hợp lệ, bảo mật tài khoản. Cổng thông tin quốc gia được quản lý bởi cơ quan nhà nước, đảm bảo an ninh, giúp DN yên tâm nộp hồ sơ online.
- Hỏi: Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật hỗ trợ những gì cho doanh nghiệp?
Đáp: Dịch vụ tư vấn luật sẽ hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo thông báo, quyết định, biên bản họp đúng chuẩn, nộp hồ sơ, theo dõi, bổ sung, đến nhận kết quả. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và hoàn tất thủ tục nhanh chóng, an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
- Hỏi: Thay đổi người đại diện pháp luật công ty TNHH có khác gì so với công ty cổ phần?
Đáp: Công ty TNHH (đặc biệt 1 thành viên) có quy trình đơn giản hơn. Chủ sở hữu quyết định thay đổi người đại diện mà không cần họp nhiều cấp. Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, cần biên bản họp HĐTV. Trong khi đó, công ty cổ phần phải tuân theo quyết định của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ, thủ tục phức tạp hơn.
- Hỏi: Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên có mất nhiều thời gian không?
Đáp: Quy trình của công ty TNHH 1 thành viên rất đơn giản vì chỉ cần quyết định của chủ sở hữu. Sau đó, nộp hồ sơ đầy đủ, thời gian xử lý tương tự (3-5 ngày), ít rủi ro bị bổ sung vì không cần nhiều biên bản họp.
- Hỏi: Sau khi hoàn tất thay đổi người đại diện, làm sao kiểm tra lại thông tin?
Đáp: Bạn có thể tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem người đại diện mới đã được cập nhật chưa. Ngoài ra, kiểm tra Giấy xác nhận thay đổi nhận từ Phòng ĐKKD, đối chiếu thông tin để đảm bảo không sai sót. Nếu có, nhanh chóng liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để điều chỉnh kịp thời.
Để tìm hiểu thêm về ⚖️ Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật đầy đủ, chi tiết nhất 2025, mời bạn liên hệ với Công ty luật HCC qua số Điện thoại/ Zalo: 0906271359 . Luật sư của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí 24/7.
Luật sư Hoàng
5/5 - (22 bình chọn)