Trung tâm Dịch vụ Hành chính Công hướng dẫn các bước chuẩn bị Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài một cách chi tiết và tỉ mỉ. Từ việc thu thập thông tin đến quy trình nộp hồ sơ và tiến trình xử lý, hy vọng sẽ mang lại giải pháp tối ưu cho đối tượng cần xin giấy phép lao động.
I. HỒ SƠ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT) CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI
A. Lý do quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là quan trọng vì nó đảm bảo quy trình xin giấy phép diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp tăng khả năng thành công, tránh phát sinh vấn đề pháp lý và tiết kiệm thời gian cho cả người lao động và doanh nghiệp.
B. Mục đích của bài tư vấn
Bài viết nhằm tư vấn, hướng dẫn chi tiết về quy trình chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài. Từ việc thu thập thông tin đến việc nộp hồ sơ và tiến trình xử lý, mục tiêu của chúng tôi là giúp độc giả hiểu rõ về các bước cần thiết và đạt được kết quả một cách hiệu quả và thuận lợi.
II. QUY ĐỊNH PHÁP LÝ
A. Các luật và quy định liên quan đến việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
1. Đối với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Nghị định 152/2020/NĐ-CP và sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP quy định:
• Trước 15 ngày sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động cần báo cáo nhu cầu với Bộ hoặc Sở Lao động.
• Thông báo tuyển dụng người lao động Việt trên Cổng thông tin của Bộ hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm của Sở lao động Thương binh và xã hội.
• Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm vị trí, mô tả công việc, yêu cầu, mức lương và thời gian làm việc.
• Bộ hoặc Sở có 10 ngày làm việc để chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài.
Khi báo cáo hoặc thay đổi nhu cầu sử dụng lao động doanh nghiệp phải sử dụng: Mẫu số 01/PLI và 02/PLI đính kèm Nghị định này.
Bộ hoặc Sở phải cấp hoặc từ chối việc sử dụng lao động nước ngoài trong 10 ngày làm việc sau khi nhận được báo cáo.
Như vậy bước đầu tiên trong việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, Doanh nghiệp cần xin được văn bản chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc.
2. Đối với người lao động nước ngoài
Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Do đó người lao động nước ngoài để được tuyển dụng vào các vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam không đáp ứng được, người lao động nước ngoài cần phải cung cấp các giấy tờ chứng minh sau:
• Giấy tờ chứng minh vị trí quản lý, điều hành theo quy định.
• Giấy tờ chứng minh chuyên gia, lao động kỹ thuật, bao gồm: văn bằng, chứng chỉ, và văn bản xác nhận kinh nghiệm từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài.
• Văn bản chứng minh kinh nghiệm của cầu thủ bóng đá nước ngoài hoặc giấy chứng nhận chuyển nhượng quốc tế (ITC) hoặc văn bản của Liên đoàn Bóng đá Việt Nam xác nhận đăng ký tạm thời hoặc chính thức cho cầu thủ của câu lạc bộ thuộc Liên đoàn Bóng đá Việt Nam.
• Giấy phép lái tàu bay hoặc chứng chỉ chuyên môn được cấp cho phi công nước ngoài hoặc tiếp viên hàng không.
• Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay.
• Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoặc giấy công nhận giấy chứng nhận khả năng chuyên môn.
• Giấy chứng nhận thành tích cao trong lĩnh vực thể thao và các bằng cấp liên quan từ các tổ chức thể thao quốc tế.
• Văn bằng cấp đáp ứng quy định về trình độ, chuẩn theo quy định của Luật Giáo dục và các quy chế liên quan.
B. Các yêu cầu cần thiết để xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Đáp ứng các quy định và điều kiện theo luật pháp hiện hành về việc sử dụng lao động nước ngoài.
• Cung cấp đầy đủ và chính xác các giấy tờ, tài liệu liên quan theo quy định, bao gồm giấy tờ chứng minh vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và các văn bản xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.
• Tuân thủ các quy trình và thủ tục được quy định bởi Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Có thông tin và kế hoạch cụ thể về việc sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm vị trí, số lượng, thời gian làm việc và mục đích sử dụng.
• Đảm bảo rằng việc sử dụng lao động nước ngoài không ảnh hưởng đến quyền lợi của lao động Việt Nam và tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền và lợi ích của lao động.
III. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ HỒ SƠ
A. Thu thập thông tin cá nhân và tài liệu liên quan
Sau khi có được văn bản chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc, người chuẩn bị hồ sơ cần thu thập các thông tin và tài liệu sau để chuẩn bị nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Thông tin cá nhân người lao động nước ngoài:
• Họ và tên đầy đủ.
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Quốc tịch và số hộ chiếu (nếu có).
• Địa chỉ cư trú hiện tại và thông tin liên lạc.
Tài liệu về hồ sơ y tế:
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc kết quả khám sức khỏe gần đây nhất.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận về tiền án, tiền sự, án tích.
Giấy tờ liên quan đến vị trí công việc:
• Các văn bản, giấy tờ chứng minh vị trí công việc, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc theo yêu cầu của vị trí công việc muốn xin.
• Hợp đồng lao động hoặc các thỏa thuận liên quan nếu có.
Hồ sơ ảnh:
• Ảnh màu theo quy định: (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Văn bản xác nhận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
• Thông tin về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ phía người sử dụng lao động (nếu có).
Bản sao có chứng thực hộ chiếu:
• Bản sao hộ chiếu có chứng thực theo quy định của pháp luật.
Các tài liệu đặc biệt (nếu có):
• Các giấy tờ pháp lý, hợp đồng, thỏa thuận khác liên quan đến công việc hoặc vị trí làm việc.
Hợp pháp hóa và chứng thực các giấy tờ:
• Hợp pháp hóa và chứng thực các giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Chuẩn bị hồ sơ cẩn thận và đầy đủ thông tin là bước quan trọng để đảm bảo việc xin cấp giấy phép lao động được thuận lợi và hiệu quả.
B. Điền đơn xin giấy phép lao động
Tải về và điền đơn xin giấy phép lao động theo mẫu số 11/PLI Phụ lục I, được ban hành kèm theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.
• Đảm bảo điền đầy đủ và chính xác thông tin cá nhân và thông tin liên quan đến vị trí công việc muốn xin.
• Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc hướng dẫn cụ thể từ phía cơ quan cấp giấy phép, hãy tuân thủ theo hướng dẫn đó khi điền đơn.
• Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có sai sót trước khi nộp đơn.
• Đối với các thông tin phụ, nhớ ghi rõ nguồn và ngày tháng để dễ dàng tra cứu và kiểm chứng.
• Sau khi điền đơn, chuẩn bị sẵn các tài liệu và giấy tờ cần thiết để kèm theo khi nộp đơn xin cấp giấy phép lao động.
Điền đơn xin giấy phép lao động một cách cẩn thận và chính xác là bước quan trọng để bắt đầu quá trình chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài thành công.
C. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
Một bộ Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài đầy đủ bao gồm đơn xin giấy phép lao động và các giấy tờ sau:
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Là giấy tờ chứng minh tình trạng sức khỏe của người lao động, có thể là giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Đảm bảo giấy tờ này còn hiệu lực trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận: Đây là giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài không có tiền án tiền sự hoặc không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
• Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: Đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, cần chuẩn bị các giấy tờ như giấy tờ xác nhận vị trí công việc, chứng chỉ, văn bằng, và các văn bản xác nhận từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về kinh nghiệm làm việc.
• Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực của hộ chiếu còn hiệu lực, theo quy định của pháp luật.
• Ảnh màu: 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, có thời gian chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Cần có văn bản chấp thuận từ doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng, trừ trường hợp không yêu cầu.
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài: Tùy thuộc vào loại hình làm việc, cần chuẩn bị các giấy tờ như hợp đồng lao động, giấy tờ từ cơ quan, tổ chức nước ngoài, hoặc các giấy tờ khác liên quan đến công việc cụ thể.
• Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đối với các trường hợp đặc biệt: Đối với các trường hợp đặc biệt như người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động hoặc có sự thay đổi vị trí công việc, cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép mới hoặc hợp pháp hóa các giấy tờ liên quan.
Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết là bước quan trọng để đảm bảo quá trình xin cấp giấy phép lao động diễn ra một cách thuận lợi và thành công.
D. Lập kế hoạch cho quá trình nộp hồ sơ
Việc lập kế hoạch cho quá trình nộp hồ sơ giấy phép lao động rất quan trọng để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để lập kế hoạch cho quá trình này:
• Xác định thời hạn nộp hồ sơ: Tìm hiểu kỹ về thời hạn cụ thể để nộp hồ sơ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại tỉnh/thành phố bạn đang hoạt động. Đảm bảo bạn hiểu rõ về thời gian cần thiết để chuẩn bị và hoàn thành hồ sơ.
• Phân chia công việc: Xác định các công việc cụ thể cần hoàn thành để chuẩn bị hồ sơ, bao gồm thu thập thông tin, điền đơn xin cấp giấy phép, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và lập kế hoạch giao tiếp với các bên liên quan.
• Xác định người chịu trách nhiệm: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ chức/Doanh nghiệp để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng hạn và hiệu quả. Xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chủ động theo dõi tiến độ và quản lý quá trình nộp hồ sơ.
• Thiết lập một lịch trình: Tạo ra một lịch trình chi tiết cho quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ, bao gồm các bước cụ thể và thời gian dự kiến hoàn thành mỗi bước. Đảm bảo rằng lịch trình này được phù hợp với thời hạn nộp hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ: Theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện công việc theo lịch trình đã thiết lập. Điều này giúp bạn phát hiện và giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng mọi thủ tục được hoàn thành đúng hạn.
• Chuẩn bị cho các trường hợp bất khả kháng: Dự phòng cho các tình huống không mong muốn có thể xảy ra, chẳng hạn như việc thiếu giấy tờ cần thiết hoặc các vấn đề kỹ thuật. Đảm bảo rằng bạn có kế hoạch dự phòng để xử lý các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bằng cách thực hiện các bước trên và lập kế hoạch cẩn thận, bạn sẽ có thể nộp hồ sơ giấy phép lao động một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định và thời hạn.
IV. CÁC YẾU TỐ CẦN LƯU Ý
A. Thời gian xử lý hồ sơ:
• Thời gian xử lý hồ sơ là 05 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
• Đề nghị nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh trễ hạn trong quá trình làm việc của người lao động nước ngoài.
B. Các phí và chi phí liên quan:
• Không lệ phí khi nộp hồ sơ.
• Phí cấp giấy phép lao động là 600.000 đồng/giấy phép.
• Ngoài phí cấp giấy phép, có thể phát sinh các chi phí khác như phí dịch thuật, phí xác nhận tài liệu, và các chi phí khác tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng trường hợp.
C. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xin giấy phép lao động:
• Đầy đủ và chính xác các giấy tờ: Việc thiếu sót, không đầy đủ hoặc không chính xác thông tin trong hồ sơ có thể dẫn đến trễ hạn trong việc xử lý hồ sơ hoặc từ chối cấp giấy phép.
• Thời gian chuẩn bị hồ sơ: Việc chuẩn bị hồ sơ cần phải kỹ lưỡng và đảm bảo đúng thời hạn nộp hồ sơ theo quy định.
• Sức khỏe: Người lao động nước ngoài cần phải có sức khỏe đủ để làm việc theo quy định của Bộ Y tế.
• Vấn đề pháp lý: Đảm bảo các văn bản, giấy tờ pháp lý liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động nước ngoài đều được làm đúng quy định.
• Yêu cầu nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp cần phải có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định của pháp luật.
Các yếu tố này cần được xem xét và tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo việc xin giấy phép lao động diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả.
V. CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ VÀ TIẾN TRÌNH XỬ LÝ
A. Địa điểm nộp hồ sơ:
Hồ sơ có thể được nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ của Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc thông qua dịch vụ bưu chính.
Ví dụ: Địa chỉ nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại tỉnh Hải Dương ở: Tầng 1 – Thư viện tỉnh, đường Tôn Đức Thắng, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương.
B. Quy trình xử lý hồ sơ:
• Tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ của Sở Lao động, Thương binh và Xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ từ người nộp.
• Kiểm tra hồ sơ: Hồ sơ sẽ được kiểm tra để đảm bảo đầy đủ và chính xác theo quy định.
• Xử lý hồ sơ: Hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển sang bước xử lý, trong đó Sở Lao động, Thương binh và Xã hội sẽ xem xét và quyết định cấp giấy phép lao động.
• Trả kết quả: Sau khi xử lý, Sở sẽ thông báo kết quả cho người nộp hồ sơ.
C. Thời gian dự kiến nhận giấy phép:
Thời gian dự kiến nhận giấy phép là 05 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
VI. LỜI KẾT CỦA BÀI HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ HỒ SƠ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI
A. Tóm tắt các bước quan trọng:
• Thu thập thông tin cá nhân và tài liệu liên quan.
• Điền đơn xin giấy phép lao động theo mẫu số 11/PLI.
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy chứng nhận sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, văn bản chứng minh vị trí công việc, hợp đồng lao động, và các giấy tờ liên quan.
• Lập kế hoạch cho quá trình nộp hồ sơ và tuân thủ thời hạn.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và giữ liên lạc với cơ quan thực hiện để đảm bảo quá trình được tiến hành một cách trơn tru và kịp thời.
B. Lời khuyên của Trung tâm Dịch vụ Hành chính Công:
• Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các quy định và yêu cầu của quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Chuẩn bị hồ sơ một cách kỹ lưỡng và đầy đủ từ trước để tránh việc gặp phải các trục trặc không đáng có.
• Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục hoặc yêu cầu, đừng ngần ngại liên hệ với Trung tâm Dịch vụ Hành chính Công để được hỗ trợ.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ của bạn một cách chặt chẽ và đảm bảo rằng bạn tuân thủ các thời hạn quy định.
VII. TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP ngày 18 tháng 9 năm 2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Bộ luật Lao động 2019.
• Các quy định, hướng dẫn cụ thể từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Mẫu số 11/PLI và Mẫu số 12/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.
• Hướng dẫn và hỗ trợ từ Trung tâm Dịch vụ Hành chính Công.
