Hồ sơ miễn giấy phép lao động: Đối tượng, điều kiện & quy trình xác nhận miễn

Hồ sơ miễn giấy phép lao động: Thủ tục xin xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Hồ sơ miễn giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc đối với người lao động nước ngoài thuộc diện không cần giấy phép lao động nhưng vẫn phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động trước khi làm việc tại Việt Nam. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt hoặc từ chối làm việc.

Vậy, ai được miễn giấy phép lao động? Những trường hợp nào bắt buộc phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động? Quy trình thực hiện như thế nào để đảm bảo hợp pháp?

Trong bài viết này, Công ty Luật HCC sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ miễn giấy phép lao động, bao gồm:

• Đối tượng được miễn giấy phép lao động theo quy định mới nhất
• Hồ sơ cần chuẩn bị, giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
• Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý tại Sở LĐ-TBXH
• Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối và cách khắc phục

Việc chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt, đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi. Hãy đọc ngay để nắm rõ toàn bộ thủ tục theo quy định mới nhất!

I. Hồ sơ miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài gồm những gì?

Người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động trước khi làm việc tại Việt Nam, trừ một số trường hợp đặc biệt. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định là bắt buộc để tránh bị từ chối hoặc xử phạt. Dưới đây là toàn bộ quy trình, điều kiện và danh mục hồ sơ cần chuẩn bị.

1. Cơ sở pháp lý

Các quy định pháp luật về miễn giấy phép lao động được hướng dẫn trong các văn bản sau:

• Bộ luật lao động 2019 – Quy định chung về việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP – Hướng dẫn chi tiết về điều kiện và thủ tục miễn giấy phép lao động.
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần nắm rõ các văn bản pháp luật trên để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy trình, tránh các sai sót có thể dẫn đến vi phạm hành chính trong quá trình chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động.

2. Đối tượng được miễn giấy phép lao động (work permit)

Không phải tất cả lao động nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động, tuy nhiên mức độ thủ tục khác nhau tùy từng nhóm đối tượng.

2.1. Đối tượng được miễn giấy phép lao động nhưng doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Những trường hợp này cần có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ sở lao động – thương binh và xã hội (sở LĐ-TBXH) trước khi nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc diện miễn giấy phép lao động.
• Người nước ngoài vào Việt Nam thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, y tế….
• Người nước ngoài được cấp phép hoạt động trong lĩnh vực báo chí theo quy định pháp luật.
• Người nước ngoài được cử sang Việt Nam để giảng dạy, đào tạo tại các cơ sở giáo dục theo đề nghị của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

📌 Lưu ý:

• Doanh nghiệp phải xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động trước khi nộp hồ sơ xác nhận miễn giấy phép lao động.
• Thời gian xử lý hồ sơ chấp thuận nhu cầu: 10 ngày làm việc.

2.2. Đối tượng được miễn giấy phép lao động nhưng doanh nghiệp không phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Những trường hợp này chỉ cần nộp hồ sơ xin miễn giấy phép lao động lên Sở lao động- Thương binh và xã hội xin xác nhận miễn giấy phép lao động, không phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
• Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên tại Việt Nam.
• Thành viên góp vốn của công ty TNHH có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam.

📌 Lưu ý:

• Dù không phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người lao động vẫn cần xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động trước khi làm việc.
• Thời gian xử lý hồ sơ xác nhận miễn giấy phép lao động: 5 ngày làm việc.

2.3. Đối tượng được miễn giấy phép lao động nhưng không cần làm thủ tục xác nhận miễn, chỉ phải báo cáo sở lao động

Một số trường hợp đặc biệt không cần làm thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động, nhưng doanh nghiệp phải báo cáo danh sách lao động nước ngoài lên sở lao động – thương binh và xã hội trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

• Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày nhưng không quá 3 lần/năm.
• Người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Sinh viên nước ngoài đang học tập tại các trường đại học, cao đẳng ở nước ngoài vào thực tập tại Việt Nam.

📌 Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần nộp báo cáo danh sách lao động nước ngoài cho sở lao động trước ít nhất 3 ngày làm việc.
• Nếu người lao động làm việc quá 30 ngày hoặc quá 3 lần/năm, phải xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động.

3. Thành phần hồ sơ miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Dưới đây là danh sách hồ sơ cần có để xin xác nhận miễn giấy phép lao động:

📌 Lưu ý quan trọng:

• Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp hồ sơ.
• Hồ sơ cần được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc để tránh chậm trễ.
• Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, doanh nghiệp phải bổ sung và chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan chức năng, kéo dài thời gian xử lý.

Việc chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động đầy đủ và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không gặp rủi ro pháp lý.

II. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động (work permit) cho người lao động nước ngoài

Việc chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tùy theo từng nhóm đối tượng, thủ tục và các bước thực hiện sẽ khác nhau.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp, giúp doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh sai sót và xử lý nhanh chóng.

1. Hướng dẫn các bước chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động đối với đối tượng thuộc diện doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi thực hiện thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho các đối tượng sau:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật thuộc diện miễn giấy phép lao động.
• Người nước ngoài vào làm việc theo hợp đồng kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, giáo dục, y tế.
• Người lao động nước ngoài làm việc trong các tổ chức phi chính phủ quốc tế được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động tại Việt Nam.

Bước 1: Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi xin xác nhận miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với Sở lao động – thương binh và xã hội (Sở LĐ-TBXH).

Hồ sơ đăng ký gồm:

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Hợp đồng lao động dự kiến ký kết với người lao động.
• Thông tin chi tiết về vị trí công việc, chức danh, yêu cầu chuyên môn.

Nộp hồ sơ tại: Sở LĐ-TBXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động

• Sử dụng mẫu số 09/PLI theo nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp ký, đóng dấu và điền đầy đủ thông tin về người lao động, vị trí công việc, lý do miễn giấy phép lao động.

Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động

• Hợp đồng lao động hoặc thư bổ nhiệm: Trình bày chi tiết về chức danh, công việc, trách nhiệm và thời gian làm việc.
• Giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với nhà đầu tư, chủ sở hữu doanh nghiệp).
• Văn bản thỏa thuận hợp tác quốc tế có xác nhận của cơ quan quản lý.
• Thư mời giảng dạy, hợp đồng giảng viên (đối với giáo viên, giảng viên nước ngoài).

Bước 4: Chuẩn bị Hộ chiếu và giấy tờ tùy thân

• Bản sao hộ chiếu còn thời hạn (công chứng).
• Nếu người lao động có thẻ tạm trú tại Việt Nam, cần cung cấp bản sao thẻ tạm trú hợp lệ.

Bước 5: Chuẩn bị Giấy khám sức khỏe

• Khám tại các bệnh viện được Bộ Y tế cấp phép.
• Giấy khám sức khỏe có hiệu lực không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Bước 6: Chụp Ảnh chân dung

• 02 ảnh 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.

Bước 7: Chuẩn bị Giấy giới thiệu của doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh

• Văn bản xác nhận người lao động nước ngoài làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp.
• Có đóng dấu, chữ ký của đại diện doanh nghiệp.

📌 Lưu ý quan trọng

• Tất cả giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp.
• Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước ít nhất 30 ngày để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi.

2. Hướng dẫn các bước chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động cho đối tượng thuộc diện doanh nghiệp không phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đối tượng áp dụng: Các trường hợp không cần đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nhưng vẫn phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động gồm:

• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
• Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên tại Việt Nam.
• Thành viên góp vốn của công ty TNHH có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị Văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động

• Điền theo mẫu số 09/PLI, đầy đủ thông tin về người lao động và doanh nghiệp bảo lãnh.

Bước 2: Chuẩn bị Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động

• Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (đối với người kết hôn với công dân Việt Nam).
• Giấy chứng nhận đầu tư, giấy đăng ký doanh nghiệp (đối với nhà đầu tư, chủ sở hữu doanh nghiệp).
• Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam (đối với luật sư nước ngoài).
• Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện (đối với trưởng văn phòng đại diện tổ chức quốc tế).

Bước 2: Chuẩn bị Các giấy tờ khác

• Hộ chiếu bản sao công chứng.
• Giấy khám sức khỏe hợp lệ (không quá 12 tháng).
• Ảnh 4×6 cm (nền trắng, chụp không quá 6 tháng).

📌 Lưu ý quan trọng

• Các giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.
• Doanh nghiệp và người lao động cần kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh mất thời gian bổ sung.

3. Hướng dẫn các bước chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động cho đối tượng không cần làm thủ tục xác nhận miễn nhưng phải báo cáo sở lao động

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp không cần xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, nhưng phải báo cáo sở LĐ-TBXH nếu người lao động thuộc các trường hợp sau:

• Người nước ngoài làm việc dưới 30 ngày nhưng không quá 3 lần/năm.
• Người nước ngoài vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Sinh viên nước ngoài vào thực tập tại doanh nghiệp Việt Nam theo chương trình hợp tác quốc tế.

Bước 1: Chuẩn bị mẫu Báo cáo danh sách lao động nước ngoài

• Doanh nghiệp lập danh sách người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp.
• Ghi rõ vị trí công việc, thời gian làm việc và lý do tuyển dụng.

Bước 2: Chuẩn bị Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động

• Bản sao hộ chiếu và thị thực nhập cảnh.
• Hợp đồng lao động (nếu có).
• Giấy mời làm việc hoặc văn bản hợp tác quốc tế.

📌 Lưu ý quan trọng

• Doanh nghiệp phải báo cáo sở LĐ-TBXH trước ít nhất 3 ngày làm việc.
• Nếu không báo cáo đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Việc chuẩn bị hồ sơ miễn giấy phép lao động đầy đủ, chính xác là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tránh sai sót và xử lý nhanh chóng.

III. Quy trình nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Khi người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động, họ vẫn phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) hoặc Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH. Dưới đây là quy trình chi tiết các bước nộp hồ sơ xin miễn giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ để thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh những sai sót không đáng có.

1. Xác định đối tượng được miễn giấy phép lao động

Trước khi bắt đầu quy trình nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động, dựa trên các tiêu chí sau:

• Nhà đầu tư, thành viên góp vốn của công ty tại Việt Nam.
• Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
• Chuyên gia, giảng viên, nhà nghiên cứu được mời bởi các cơ quan nhà nước.
• Người lao động làm việc dưới 30 ngày nhưng không quá 3 lần/năm.
• Người nước ngoài vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Sau khi xác định được đối tượng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như đã hướng dẫn ở mục trước để đảm bảo không thiếu sót.

2. Chuẩn bị hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Để xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

• Văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động (Mẫu số 09/PLI theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
• Giấy khám sức khỏe (hiệu lực không quá 12 tháng).
• Bản sao hộ chiếu (công chứng, còn thời hạn).
• Ảnh 4×6 cm (2 ảnh, nền trắng, chụp không quá 6 tháng).
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động (ví dụ: giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận kết hôn, thư mời làm việc từ cơ quan nhà nước).
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh.

📌 Lưu ý quan trọng: Các giấy tờ nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng để đảm bảo tính hợp lệ.

3. Nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể được nộp tại:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) nơi người lao động làm việc.
• Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH (đối với một số trường hợp đặc biệt).

📌 Lưu ý quan trọng:

• Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày lao động dự kiến bắt đầu làm việc để đảm bảo đủ thời gian xét duyệt.
• Nếu hồ sơ bị thiếu sót hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp cần sửa đổi và bổ sung các giấy tờ yêu cầu theo hướng dẫn của cơ quan cấp phép.

4. Thời gian xử lý hồ sơ xin miễn giấy phép lao động (work permit)

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý hồ sơ trong thời gian 5 ngày làm việc. Trong trường hợp có yêu cầu bổ sung, cơ quan sẽ thông báo để doanh nghiệp hoặc người lao động sửa chữa hồ sơ.

📌 Lưu ý quan trọng:

• Nếu hồ sơ bị thiếu hoặc sai sót, doanh nghiệp cần cung cấp lại hồ sơ đúng yêu cầu trong thời gian sớm nhất để không ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động.

5. Nhận kết quả xác nhận miễn giấy phép lao động

Sau khi hồ sơ được xét duyệt và đủ điều kiện, doanh nghiệp nhận kết quả xác nhận miễn giấy phép lao động từ Sở LĐ-TBXH hoặc Cục Việc làm.

• Kết quả sẽ là một giấy xác nhận miễn giấy phép lao động có giá trị pháp lý, cho phép người lao động nước ngoài bắt đầu công việc hợp pháp tại Việt Nam.

📌 Lưu ý quan trọng:

• Chỉ khi có giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, người lao động mới được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
• Người lao động không được phép làm việc nếu chưa có xác nhận này.

IV. Thời gian xử lý và chi phí xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Khi nộp hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần nắm rõ về thời gian xử lý hồ sơ và chi phí liên quan để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Thời gian xử lý hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động

1.1. Thời gian xét duyệt hồ sơ miễn giấy phép lao động

• Thời gian xử lý hồ sơ: Thường là 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian này có thể thay đổi tùy theo khối lượng công việc và quy định cụ thể của từng địa phương.

1.2. Thời gian xử lý khi hồ sơ có yêu cầu bổ sung

• Thời gian xử lý hồ sơ có bổ sung: Từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nộp lại hồ sơ bổ sung. Việc bổ sung hồ sơ có thể kéo dài thời gian xử lý, do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu để tránh chậm trễ.

Lưu ý quan trọng: Để đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước ngày lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

2. Chi phí xin xác nhận miễn giấy phép lao động

2.1. Lệ phí xác nhận miễn giấy phép lao động

• Mức lệ phí: Mức thu lệ phí xác nhận miễn giấy phép lao động được Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và có thể khác nhau giữa các địa phương. Do đó, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) nơi nộp hồ sơ để biết chính xác mức lệ phí áp dụng.

Lưu ý quan trọng: Mức lệ phí có thể thay đổi theo thời gian và theo quy định của từng địa phương. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin mới nhất từ cơ quan chức năng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

2.2. Các chi phí khác

• Phí công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự: Nếu hồ sơ có giấy tờ nước ngoài, doanh nghiệp cần chi trả phí công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự. Mức phí này phụ thuộc vào cơ quan công chứng và mức độ hợp pháp hóa lãnh sự của từng tài liệu.

• Chi phí dịch thuật công chứng: Nếu hồ sơ có tài liệu bằng tiếng nước ngoài, cần dịch thuật công chứng. Mức phí dịch thuật công chứng thường dao động từ 50.000 VND đến 300.000 VND cho mỗi tài liệu, tùy thuộc vào độ phức tạp và ngôn ngữ.

Lưu ý quan trọng: Các chi phí này có thể thay đổi tùy theo cơ quan cung cấp dịch vụ và địa phương. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo và chuẩn bị ngân sách phù hợp để đảm bảo quá trình xin xác nhận miễn giấy phép lao động diễn ra thuận lợi.

Tổng kết

• Thời gian xử lý hồ sơ: 5 ngày làm việc (khi hồ sơ hợp lệ); 3 – 5 ngày làm việc (khi có bổ sung hồ sơ).
• Chi phí: Mức lệ phí xác nhận miễn giấy phép lao động tùy thuộc vào quy định của từng địa phương; các chi phí khác như công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng có thể phát sinh tùy theo yêu cầu của hồ sơ.

Việc nắm rõ về thời gian và chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.

V. Lỗi sai phổ biến cần tránh khi xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Khi làm hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động, nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài gặp phải các lỗi phổ biến dẫn đến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí bị từ chối. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.

1. Không xác định đúng đối tượng được miễn giấy phép lao động

Lỗi thường gặp:

• Doanh nghiệp không kiểm tra kỹ quy định pháp luật về các trường hợp được miễn giấy phép lao động.
• Nhầm lẫn giữa miễn giấy phép lao động và miễn xác nhận miễn giấy phép lao động (một số trường hợp vẫn phải xin xác nhận).

Cách khắc phục:

✔ Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại nghị định 152/2020/NĐ-CP và nghị định 70/2023/NĐ-CP để xác định đúng đối tượng.
✔ Nếu chưa chắc chắn, nên tham vấn ý kiến từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) hoặc chuyên gia pháp lý.

2. Hồ sơ bị thiếu hoặc không đúng quy định

Lỗi thường gặp:

• Thiếu một hoặc nhiều giấy tờ bắt buộc (ví dụ: giấy khám sức khỏe, bản sao hộ chiếu, giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động…).
• Sử dụng mẫu văn bản không đúng quy định, chẳng hạn không dùng mẫu số 09/PLI theo nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Cách khắc phục:

✔ Kiểm tra danh sách giấy tờ đầy đủ và cập nhật mới nhất theo quy định pháp luật.
✔ Đối chiếu với danh mục hồ sơ từ Sở LĐ-TBXH địa phương để đảm bảo không thiếu sót.
✔ Sử dụng mẫu văn bản chuẩn theo quy định, tránh dùng tài liệu cũ hoặc không hợp lệ.

3. Không hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng giấy tờ nước ngoài

Lỗi thường gặp:

• Giấy tờ nước ngoài không được hợp pháp hóa lãnh sự nên không được cơ quan chức năng chấp nhận.
• Dịch thuật không công chứng hoặc sử dụng bản dịch không có giá trị pháp lý.

Cách khắc phục:

✔ Tất cả giấy tờ do nước ngoài cấp (trừ hộ chiếu) phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại hoặc Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam.
✔ Dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt tại các văn phòng công chứng hoặc công ty dịch thuật có tư cách pháp nhân.

4. Giấy khám sức khỏe không hợp lệ

Lỗi thường gặp:

• Giấy khám sức khỏe đã hết hạn (quá 12 tháng kể từ ngày cấp).
• Khám tại cơ sở y tế không được Bộ Y tế cấp phép.

Cách khắc phục:

✔ Giấy khám sức khỏe phải còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
✔ Khám sức khỏe tại bệnh viện hoặc cơ sở y tế được Bộ Y tế công nhận theo danh sách mới nhất.

5. Hộ chiếu không hợp lệ hoặc thông tin không trùng khớp

Lỗi thường gặp:

• Bản sao hộ chiếu không có công chứng.
• Hộ chiếu hết hạn hoặc sai thông tin so với hồ sơ lao động.

Cách khắc phục:

✔ Sao y công chứng toàn bộ trang hộ chiếu có thông tin cá nhân và thị thực nhập cảnh.
✔ Hộ chiếu phải còn thời hạn ít nhất 6 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ.

6. Nộp hồ sơ quá muộn so với thời gian quy định

Lỗi thường gặp:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ quá sát thời điểm lao động nước ngoài bắt đầu làm việc, không kịp thời gian xét duyệt.
• Không nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc, vi phạm quy định tại nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Cách khắc phục:

✔ Nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày trước ngày làm việc dự kiến để đảm bảo có đủ thời gian xét duyệt.
✔ Chủ động kiểm tra tình trạng hồ sơ để tránh sai sót hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng.

7. Không báo cáo hoặc khai báo sai thông tin với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Lỗi thường gặp:

• Không thực hiện báo cáo lao động nước ngoài đúng hạn theo yêu cầu của Sở LĐ-TBXH.
• Cung cấp thông tin không chính xác về công việc hoặc thời gian làm việc.

Cách khắc phục:

✔ Doanh nghiệp cần báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn về tình trạng sử dụng lao động nước ngoài.
✔ Kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gửi báo cáo để đảm bảo không có sai sót.

Tổng kết: Những lỗi cần tránh khi làm hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quá trình làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

VI. Dịch vụ hỗ trợ xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động tại Công ty Luật HCC

Việc xin xác nhận miễn giấy phép lao động đòi hỏi hiểu rõ quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng quy trình. Nếu bạn không có thời gian hoặc chưa nắm rõ các yêu cầu pháp lý, Công ty Luật HCC sẽ hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.

1. Vì sao nên chọn dịch vụ hỗ trợ của Công ty Luật HCC?

Công ty Luật HCC là đơn vị chuyên tư vấn và thực hiện các thủ tục về lao động nước ngoài, với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc về quy định xin miễn giấy phép lao động.

Khi sử dụng dịch vụ của Công ty Luật HCC, khách hàng sẽ được:

✔ Tư vấn chi tiết về điều kiện miễn giấy phép lao động theo quy định mới nhất.
✔ Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
✔ Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng các tài liệu nước ngoài.
✔ Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TBXH) hoặc Cục Việc làm – Bộ LĐ-TBXH.
✔ Xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh, bổ sung giấy tờ nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
✔ Tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp người lao động nước ngoài bắt đầu công việc đúng thời hạn.

2. Các dịch vụ làm giấy phép lao động (work permit) tại Công ty Luật HCC

Ngoài dịch vụ xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, Công ty Luật HCC còn cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện trọn gói các thủ tục về lao động nước ngoài, bao gồm:

🔹 Dịch vụ xin giấy phép lao động lần đầu cho người nước ngoài.
🔹 Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động khi gần hết hạn.
🔹 Dịch vụ cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp mất, rách, hư hỏng.
🔹 Dịch vụ xin miễn giấy phép lao động theo diện đầu tư, kết hôn, thỏa thuận quốc tế…
🔹 Dịch vụ làm visa, thẻ tạm trú cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp và uy tín, Công ty Luật HCC cam kết hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định, tiết kiệm tối đa thời gian cho khách hàng.

3. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí

Công ty Luật HCC sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục xin xác nhận miễn giấy phép lao động một cách thuận tiện và hợp pháp.

• 📞 Hotline: 0906 271 359
• 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
• 🌐 Website: Công ty Luật HCC

Công ty Luật HCC – Giải pháp pháp lý chuyên nghiệp cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam!

Tư vấn dịch vụ

090-627-1359 Zalo Official

• Giới thiệu
• Bài đăng

Luật sư Hoàng

CEO & Lawyer tại Công ty luật HCC

Luật sư Hoàng là chuyên gia pháp lý với hơn 20 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực Doanh nghiệp, Đầu tư, Sở hữu trí tuệ, và các hoạt động pháp lý trong và ngoài tố tụng. Với sự tận tâm và chuyên môn vững vàng, ông đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp và nhà đầu tư bằng những giải pháp pháp lý hiệu quả và bền vững.

Bài viết mới nhất bởi Luật sư Hoàng (Xem tất cả)

• Mẫu số 09 PLI: Xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động - 19/02/2025
• Mẫu số 02 PLI: Thủ tục giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài - 19/02/2025
• Mẫu số 01 PLI: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài - 18/02/2025