Giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thủ tục, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến, đây chính là Những khó khăn khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam dẫn đến việc bị từ chối cấp phép, mất thời gian bổ sung hồ sơ, hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết 10 lỗi thường gặp khi xin giấy phép lao động, đồng thời hướng dẫn cách giải quyết những khó khăn khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tuân thủ đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tránh rủi ro không đáng có.
Dưới đây là 10 sai lầm thường gặp nhất khi xin Work Permit và cách tránh mắc phải.
Nội dung chính
1. Không xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
- Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động trực tiếp mà không có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Bộ LĐTBXH).
- Theo Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc xin chấp thuận là bắt buộc trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. Nếu không thực hiện, hồ sơ chắc chắn bị từ chối.
Cách tránh sai lầm:
- Doanh nghiệp phải nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 01/PLI) ít nhất 30 ngày trước khi tuyển dụng.
- Hồ sơ được nộp tại Sở LĐTBXH nơi người lao động làm việc hoặc Bộ LĐTBXH tùy từng trường hợp.
- Chỉ sau khi có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.
2. Hồ sơ bị thiếu hoặc không hợp lệ
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Hồ sơ xin giấy phép lao động yêu cầu nhiều tài liệu quan trọng, và nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào, doanh nghiệp có thể bị từ chối cấp phép hoặc phải bổ sung, gây mất thời gian. Những lỗi phổ biến bao gồm:
Thiếu giấy tờ quan trọng
- Phiếu lý lịch tư pháp của người lao động: Đây là tài liệu chứng minh người lao động nước ngoài không có tiền án, tiền sự. Tùy theo trường hợp, có thể cần phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài.
- Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc: Đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật, cần có bằng đại học hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm từ công ty nước ngoài.
Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa dịch thuật công chứng
- Tài liệu nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.
- Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo đúng quy định.
Sai thông tin cá nhân hoặc có sự khác biệt giữa các tài liệu
- Hộ chiếu, bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm có thông tin không thống nhất, ví dụ: khác nhau về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu.
- Nếu có sai sót, cơ quan cấp phép có thể từ chối hồ sơ, yêu cầu điều chỉnh và bổ sung, gây mất thời gian xử lý.
Cách tránh sai lầm
Kiểm tra danh sách hồ sơ theo đúng quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP
- Doanh nghiệp cần xem xét kỹ danh mục hồ sơ yêu cầu cho từng trường hợp, tránh thiếu sót.
- Lưu ý các tài liệu bắt buộc đối với từng vị trí công việc, đặc biệt đối với chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật.
Hợp pháp hóa lãnh sự tất cả các tài liệu nước ngoài trước khi dịch thuật công chứng
- Tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp (bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cấp giấy tờ hoặc cơ quan ngoại giao Việt Nam tại Việt Nam.
- Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt tại các văn phòng công chứng có thẩm quyền.
Đối chiếu kỹ thông tin cá nhân để đảm bảo nhất quán
- Kiểm tra kỹ hộ chiếu, bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm để đảm bảo trùng khớp thông tin.
- Nếu có sai lệch (họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu khác nhau giữa các tài liệu), cần đính chính hoặc bổ sung giấy xác nhận từ cơ quan cấp tài liệu để tránh bị từ chối hồ sơ.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ đầu sẽ giúp đẩy nhanh quá trình xét duyệt, tránh việc phải bổ sung tài liệu nhiều lần, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
3. Không đáp ứng đủ điều kiện chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị từ chối là người lao động nước ngoài không đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc. Các lỗi phổ biến bao gồm:
Người lao động không có bằng cấp phù hợp với vị trí tuyển dụng
- Theo quy định, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần chứng minh trình độ chuyên môn phù hợp với công việc dự kiến đảm nhiệm.
- Nếu bằng cấp không phù hợp hoặc không được công nhận, hồ sơ có thể bị từ chối.
Không có giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc từ công ty nước ngoài
- Ngoài bằng cấp, một số vị trí yêu cầu người lao động có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực chuyên môn.
- Nếu thiếu giấy xác nhận kinh nghiệm từ công ty nước ngoài trước đây, người lao động không đủ điều kiện xin giấy phép lao động.
Cách tránh sai lầm
Chuyên gia phải có một trong hai điều kiện sau:
- Bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
- 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn + chứng chỉ hành nghề hợp lệ.
- Ví dụ: Một kỹ sư công nghệ thông tin cần bằng đại học về CNTT và kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm trong lĩnh vực này.
Lao động kỹ thuật phải có:
- Ít nhất 1 năm đào tạo chuyên môn (chứng chỉ, bằng nghề, bằng cao đẳng nghề, trung cấp nghề, v.v.).
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan.
Nếu không có bằng cấp, cần chuẩn bị giấy xác nhận kinh nghiệm hợp lệ từ công ty nước ngoài
- Nếu người lao động không có bằng cấp phù hợp nhưng có nhiều năm kinh nghiệm, có thể thay thế bằng giấy xác nhận kinh nghiệm từ công ty nước ngoài.
- Giấy xác nhận này phải có đầy đủ thông tin về công ty, mô tả công việc, thời gian làm việc, có chữ ký, dấu xác nhận hợp lệ.
Lưu ý quan trọng:
- Bằng cấp nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng trước khi nộp hồ sơ.
- Giấy xác nhận kinh nghiệm phải do công ty có tư cách pháp nhân cấp và có chữ ký của đại diện hợp pháp.
Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ xét duyệt thành công và tránh việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
4. Xin giấy phép lao động không đúng mục đích công việc
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Một trong những nguyên nhân khiến giấy phép lao động bị thu hồi hoặc không được gia hạn là người lao động nước ngoài làm việc không đúng mục đích công việc đã đăng ký. Những lỗi phổ biến gồm:
Người lao động làm việc không đúng vị trí đã đăng ký trên giấy phép lao động
- Giấy phép lao động chỉ có hiệu lực đối với chức danh công việc cụ thể mà doanh nghiệp đã đăng ký trong hồ sơ.
- Nếu người lao động thực hiện công việc khác với nội dung đăng ký ban đầu, giấy phép lao động sẽ không còn giá trị hợp lệ.
Doanh nghiệp tuyển dụng không đúng ngành nghề đã đăng ký
- Doanh nghiệp xin giấy phép lao động cho một vị trí nhất định nhưng sau đó bố trí người lao động làm công việc khác không đúng với chức danh đăng ký.
- Điều này có thể dẫn đến vi phạm quy định lao động và khiến giấy phép lao động bị thu hồi.
Cách tránh sai lầm
Mô tả công việc trong đơn xin giấy phép lao động phải phù hợp với hợp đồng lao động
- Khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần đảm bảo mô tả công việc khớp với vị trí thực tế của người lao động.
- Nội dung trên hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, giấy phép kinh doanh của công ty phải thống nhất với thông tin trên giấy phép lao động.
Nếu có thay đổi vị trí, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động
- Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi về chức danh hoặc vị trí làm việc của người lao động, cần làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động để cập nhật thông tin mới.
- Hồ sơ xin cấp lại cần bao gồm:
-
-
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động.
- Giấy phép lao động cũ.
- Quyết định điều chuyển hoặc thay đổi vị trí công việc.
-
Lưu ý quan trọng:
- Không tự ý bố trí lao động nước ngoài vào vị trí khác mà không thực hiện thủ tục cập nhật giấy phép lao động.
- Kiểm tra kỹ nội dung đăng ký trong giấy phép lao động để tránh vi phạm quy định, gây ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp và người lao động.
Việc đăng ký đúng mục đích công việc ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
5. Sử dụng giấy phép lao động cũ khi đã thay đổi công ty hoặc vị trí làm việc
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Giấy phép lao động tại Việt Nam chỉ có hiệu lực đối với doanh nghiệp và vị trí công việc đã đăng ký ban đầu. Tuy nhiên, nhiều người lao động nước ngoài và doanh nghiệp chưa hiểu rõ quy định này, dẫn đến các sai sót như:
Người lao động chuyển công ty nhưng vẫn dùng giấy phép lao động cũ
- Khi người lao động nước ngoài chuyển sang làm việc tại một công ty khác, giấy phép lao động được cấp bởi doanh nghiệp cũ không còn giá trị pháp lý.
- Nếu tiếp tục sử dụng giấy phép lao động cũ mà không làm thủ tục cấp lại, người lao động sẽ bị xem là làm việc không có giấy phép hợp lệ, có thể bị xử phạt và trục xuất.
Thay đổi vị trí công việc nhưng không thông báo với cơ quan cấp phép
- Nếu người lao động vẫn làm việc tại công ty cũ nhưng thay đổi chức danh, vị trí hoặc địa điểm làm việc, giấy phép lao động cũng không còn hợp lệ.
- Theo Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, trường hợp thay đổi nội dung trên giấy phép lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động.
Cách tránh sai lầm
Khi chuyển công ty hoặc thay đổi vị trí làm việc, cần xin cấp lại giấy phép lao động
- Nếu người lao động chuyển sang công ty mới, doanh nghiệp mới phải tiến hành xin giấy phép lao động mới theo đúng quy trình.
- Nếu chỉ thay đổi vị trí công việc trong cùng một công ty, cần làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động để cập nhật thông tin mới.
Giấy phép lao động chỉ hợp lệ tại doanh nghiệp đã xin cấp phép ban đầu
- Mỗi giấy phép lao động chỉ gắn liền với một doanh nghiệp và một vị trí cụ thể.
- Khi thay đổi công ty, người lao động không thể sử dụng giấy phép lao động cũ mà cần làm thủ tục xin cấp mới.
Lưu ý quan trọng
- Không tiếp tục sử dụng giấy phép lao động cũ nếu đã chuyển công ty.
- Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin trên giấy phép lao động của nhân sự nước ngoài để đảm bảo phù hợp với thực tế.
- Việc cấp lại giấy phép lao động phải được thực hiện ngay sau khi có thay đổi, tránh trường hợp người lao động làm việc không hợp pháp và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Tuân thủ đúng quy định về cấp lại hoặc xin mới giấy phép lao động khi có sự thay đổi về doanh nghiệp hoặc vị trí làm việc sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động đảm bảo tính hợp pháp, tránh vi phạm pháp luật lao động tại Việt Nam.
6. Không gia hạn giấy phép lao động trước khi hết hạn
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm, sau khi hết hạn, nếu người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp phải gia hạn giấy phép lao động đúng thời gian quy định. Tuy nhiên, nhiều trường hợp doanh nghiệp và người lao động gặp phải các lỗi phổ biến sau:
Doanh nghiệp không gia hạn giấy phép lao động đúng thời gian
- Doanh nghiệp không theo dõi thời gian hết hạn của giấy phép lao động, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình gia hạn.
- Khi giấy phép lao động hết hạn mà không gia hạn kịp thời, người lao động bị xem là làm việc trái phép, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Người lao động không theo dõi thời hạn giấy phép lao động, gây gián đoạn công việc
- Nhiều người lao động nước ngoài không chủ động kiểm tra thời hạn giấy phép lao động.
- Nếu quá hạn mà chưa kịp làm thủ tục gia hạn, người lao động có thể bị xử phạt hành chính hoặc buộc rời khỏi Việt Nam, ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ và doanh nghiệp.
Cách tránh sai lầm
Gia hạn giấy phép lao động ít nhất 45 ngày trước khi hết hạn
- Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải được nộp trước ít nhất 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- Việc nộp hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp có thời gian bổ sung nếu cần thiết, tránh bị từ chối do thiếu giấy tờ.
Nếu giấy phép đã hết hạn, phải thực hiện thủ tục xin cấp mới từ đầu
- Nếu doanh nghiệp không gia hạn kịp thời và giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.
- Quy trình xin cấp mới mất nhiều thời gian hơn so với gia hạn, bao gồm cả việc xin lại văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp nên có hệ thống theo dõi thời hạn giấy phép lao động để đảm bảo thực hiện gia hạn đúng thời gian quy định.
- Tránh trường hợp người lao động tiếp tục làm việc khi giấy phép lao động đã hết hạn, điều này có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc trục xuất khỏi Việt Nam.
- Quá thời hạn gia hạn, doanh nghiệp buộc phải xin cấp mới giấy phép lao động, gây mất thời gian và phát sinh thêm chi phí.
Bằng cách chủ động gia hạn trước 45 ngày, doanh nghiệp có thể tránh gián đoạn công việc, đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì môi trường lao động hợp pháp cho người lao động nước ngoài.
7. Người lao động vào Việt Nam sai loại visa
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Một trong những điều kiện bắt buộc để xin giấy phép lao động là người lao động nước ngoài phải nhập cảnh vào Việt Nam bằng đúng loại visa phù hợp. Tuy nhiên, nhiều trường hợp doanh nghiệp và người lao động mắc phải các lỗi sau:
Người lao động vào Việt Nam bằng visa du lịch (DL) hoặc visa doanh nghiệp (DN) nhưng lại xin giấy phép lao động
- Nhiều lao động nước ngoài nhập cảnh bằng visa DL (du lịch) hoặc DN (doanh nghiệp) với mục đích tạm trú, sau đó mới nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
- Tuy nhiên, visa DL và DN không đủ điều kiện để xin giấy phép lao động. Nếu sử dụng các loại visa này, hồ sơ sẽ bị từ chối.
Không chuyển đổi sang visa đúng loại trước khi nộp hồ sơ
- Một số trường hợp người lao động nước ngoài có nhu cầu xin giấy phép lao động nhưng vẫn giữ nguyên visa DN hoặc DL mà không thực hiện thủ tục chuyển đổi sang visa đúng loại.
- Theo quy định, nếu nhập cảnh sai loại visa, cần làm thủ tục chuyển đổi sang visa lao động hợp lệ trước khi tiến hành xin giấy phép lao động.
Cách tránh sai lầm
Người lao động nước ngoài phải nhập cảnh bằng visa LĐ1 hoặc LĐ2 trước khi xin giấy phép lao động
- Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có hai loại visa lao động hợp lệ để xin giấy phép lao động:
-
- Visa LĐ1: Dành cho người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động.
- Visa LĐ2: Dành cho người lao động nước ngoài thuộc diện bắt buộc phải có giấy phép lao động.
-
- Người lao động nước ngoài cần được doanh nghiệp bảo lãnh để xin visa LĐ1 hoặc LĐ2 ngay từ đầu trước khi nhập cảnh Việt Nam.
Nếu nhập cảnh bằng visa sai loại, cần thực hiện thủ tục chuyển đổi visa trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
- Nếu người lao động đã vào Việt Nam bằng visa DL, DN hoặc visa không phù hợp, cần thực hiện thủ tục chuyển đổi sang visa LĐ1 hoặc LĐ2 trước khi tiến hành xin giấy phép lao động.
- Việc chuyển đổi visa phải được thực hiện thông qua Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp cần kiểm tra loại visa của người lao động ngay từ đầu để tránh sai sót.
- Nếu người lao động nhập cảnh bằng visa sai loại, phải làm thủ tục chuyển đổi trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động để tránh bị từ chối.
- Việc sử dụng sai loại visa có thể khiến người lao động bị xử phạt hoặc bị buộc xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Để đảm bảo quá trình xin giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chủ động hướng dẫn người lao động nhập cảnh bằng đúng loại visa ngay từ đầu hoặc thực hiện chuyển đổi visa kịp thời nếu cần.
8. Không nộp hợp đồng lao động sau khi được cấp giấy phép lao động
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm ký kết hợp đồng lao động và gửi lên cơ quan cấp phép để hoàn tất thủ tục. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mắc phải các lỗi sau:
Doanh nghiệp không gửi hợp đồng lao động lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) sau khi nhận giấy phép lao động
- Theo quy định, sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài và gửi bản sao hợp đồng lên Sở LĐTBXH nơi cấp giấy phép lao động.
- Việc không thực hiện đúng quy trình có thể dẫn đến giấy phép lao động bị thu hồi hoặc không được gia hạn.
Vi phạm Điều 11, Nghị định 152/2020/NĐ-CP
- Theo Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, trong vòng 5 ngày làm việc sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài.
- Sau đó, hợp đồng lao động phải được gửi lên cơ quan cấp phép để xác nhận. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và giấy phép lao động có thể bị thu hồi.
Cách tránh sai lầm
Ký hợp đồng lao động trong 5 ngày làm việc sau khi được cấp giấy phép lao động
- Ngay sau khi nhận giấy phép lao động, doanh nghiệp cần nhanh chóng ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động nước ngoài.
- Hợp đồng phải phù hợp với nội dung đăng ký trong giấy phép lao động, bao gồm:
-
-
- Chức danh công việc
- Mô tả công việc
- Địa điểm làm việc
- Thời hạn hợp đồng
-
Nộp hợp đồng lên cơ quan cấp phép để hoàn tất thủ tục
- Doanh nghiệp phải nộp bản sao hợp đồng lao động đã ký lên Sở LĐTBXH nơi cấp giấy phép lao động để xác nhận.
- Đây là bước bắt buộc để đảm bảo giấy phép lao động có hiệu lực và tránh vi phạm pháp luật.
Lưu ý quan trọng
- Hợp đồng lao động phải có nội dung phù hợp với giấy phép lao động, nếu có sự khác biệt, giấy phép lao động có thể bị thu hồi.
- Không ký hợp đồng hoặc không nộp hợp đồng lao động đúng thời hạn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và gây ảnh hưởng đến việc gia hạn giấy phép lao động.
- Nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc nộp hợp đồng, cần nhanh chóng bổ sung để tránh rủi ro pháp lý.
Việc tuân thủ quy định về ký kết và nộp hợp đồng lao động sau khi được cấp giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động duy trì tính hợp pháp, tránh các vấn đề phát sinh liên quan đến giấy phép lao động.
9. Không làm thủ tục miễn giấy phép lao động khi thuộc diện miễn trừ
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Không phải tất cả người lao động nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động, nhưng ngay cả những trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký và xin xác nhận miễn giấy phép lao động. Những lỗi phổ biến gồm:
Người lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động nhưng không đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH)
- Nhiều doanh nghiệp và người lao động hiểu sai quy định, cho rằng nếu thuộc diện miễn giấy phép lao động thì không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào.
- Tuy nhiên, theo quy định, dù được miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ đăng ký và xin văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động.
Không có văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động
- Nếu không có văn bản xác nhận, người lao động nước ngoài vẫn bị coi là làm việc trái phép, có thể bị xử phạt và buộc xuất cảnh khỏi Việt Nam.
- Cơ quan chức năng có quyền kiểm tra và yêu cầu xuất trình văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động. Nếu không có, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định.
Cách tránh sai lầm
Nếu thuộc diện miễn giấy phép lao động, phải nộp hồ sơ xác nhận miễn trước khi làm việc
- Theo Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ít nhất 10 ngày trước khi dự kiến bắt đầu làm việc.
- Hồ sơ được nộp tại Sở LĐTBXH nơi người lao động làm việc.
Hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động gồm:
- Công văn đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động (theo Mẫu số 09/PLI).
- Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động, tùy từng trường hợp cụ thể (ví dụ: hợp đồng lao động với cơ quan nhà nước, giấy phép hoạt động đối với chuyên gia tư vấn, v.v.).
- Bản sao hộ chiếu (có công chứng).
- Ảnh 4x6cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
Lưu ý quan trọng
- Không phải tất cả lao động nước ngoài đều cần giấy phép lao động, nhưng tất cả đều phải có văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động nếu thuộc diện miễn trừ.
- Không nộp hồ sơ xác nhận miễn giấy phép lao động trước khi làm việc có thể dẫn đến vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt hành chính.
- Văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động có thời hạn nhất định, nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thời hạn này, cần thực hiện thủ tục xin xác nhận lại.
Thực hiện đúng quy trình xác nhận miễn giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo tính hợp pháp khi làm việc tại Việt Nam.
10. Sử dụng giấy phép lao động giả hoặc do tổ chức không hợp pháp cấp
Những khó khăn khi vướng mắc khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Do quy trình xin giấy phép lao động có nhiều bước phức tạp và mất thời gian, một số doanh nghiệp và người lao động nước ngoài đã tìm đến các dịch vụ không uy tín hoặc bên trung gian không có thẩm quyền, dẫn đến việc sử dụng giấy phép lao động giả hoặc không hợp lệ. Các lỗi phổ biến gồm:
Sử dụng giấy phép lao động giả hoặc do tổ chức không hợp pháp cấp
- Một số cá nhân/tổ chức mạo danh cơ quan cấp phép, cung cấp giấy phép lao động giả không do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Bộ LĐTBXH) cấp.
- Người lao động sử dụng giấy phép lao động giả sẽ bị coi là làm việc trái phép và có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.
Tin tưởng vào dịch vụ kém uy tín, dẫn đến giấy phép lao động không hợp lệ
- Một số dịch vụ hứa hẹn cấp giấy phép lao động nhanh chóng mà không cần hồ sơ đầy đủ.
- Giấy phép lao động được cấp trong những trường hợp này thường không có số hiệu hợp lệ hoặc không có dấu mộc xác nhận của cơ quan cấp phép, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi bị phát hiện trong quá trình kiểm tra.
Cách tránh sai lầm
Chỉ nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
- Giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam chỉ do hai cơ quan có thẩm quyền cấp:
-
- Sở LĐTBXH tỉnh, thành phố nơi người lao động nước ngoài làm việc.
- Bộ LĐTBXH đối với các trường hợp đặc biệt.
-
- Doanh nghiệp hoặc người lao động phải tự kiểm tra thông tin và chỉ nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan này.
Kiểm tra kỹ giấy phép lao động sau khi nhận để đảm bảo có dấu mộc và số hiệu hợp lệ
- Một giấy phép lao động hợp lệ phải có các đặc điểm sau:
-
- Số hiệu do Sở LĐTBXH hoặc Bộ LĐTBXH cấp.
- Dấu mộc tròn đỏ của cơ quan cấp phép.
- Chữ ký của đại diện cơ quan có thẩm quyền.
-
- Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin giấy phép lao động tại cơ quan cấp phép để xác minh tính hợp pháp.
Lưu ý quan trọng
- Không nên tin vào các dịch vụ hứa hẹn cấp giấy phép lao động nhanh chóng mà không cần hồ sơ đầy đủ.
- Người lao động sử dụng giấy phép lao động giả có thể bị xử phạt, trục xuất khỏi Việt Nam, doanh nghiệp sử dụng lao động không hợp pháp cũng có thể bị phạt nặng.
- Luôn kiểm tra kỹ thông tin trên giấy phép lao động sau khi nhận để đảm bảo hợp lệ.
Việc sử dụng giấy phép lao động hợp pháp, được cấp đúng quy trình không chỉ giúp người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý.
Kết luận
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là một quy trình phức tạp, yêu cầu tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Những sai lầm phổ biến như không xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, thiếu hồ sơ, không đáp ứng điều kiện chuyên môn, xin giấy phép không đúng mục đích, sử dụng giấy phép lao động cũ, không gia hạn đúng thời hạn, nhập cảnh sai loại visa, không nộp hợp đồng lao động, không làm thủ tục miễn giấy phép khi thuộc diện miễn trừ, hoặc sử dụng giấy phép giả có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp phép, đình chỉ công việc hoặc bị xử phạt hành chính.
Để tránh các sai sót không đáng có, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, đảm bảo thực hiện đúng quy trình từ bước xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đến khi hoàn tất thủ tục nộp hợp đồng lao động. Tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu pháp lý không chỉ giúp người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
