Bạn đang gặp khó khăn trong việc báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm? Hay bạn chưa nắm rõ những thay đổi trong thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định mới nhất năm 2025 – 2026?
Việc nắm rõ quy định mới về báo cáo tình hình sử dụng lao động là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tránh bị xử phạt lên đến hàng chục triệu đồng, đồng thời giúp thuận lợi hơn khi thực hiện thủ tục cấp mới, gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn pháp luật về lao động cho hơn 100.000 doanh nghiệp, Luật HCC hướng dẫn bạn chi tiết 3 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhất hiện nay. Đừng để sai sót nhỏ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp!
Liên hệ ngay hotline 0906271359 để được luật sư Công ty Luật HCC tư vấn miễn phí!
Nội dung chính
I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là văn bản bắt buộc doanh nghiệp, tổ chức phải nộp định kỳ cho cơ quan quản lý nhà nước để thông báo về số lượng, cơ cấu và tình trạng lao động đang làm việc, đặc biệt là lao động nước ngoài. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình biến động lao động của doanh nghiệp như: tuyển dụng mới, nghỉ việc, thay đổi vị trí công tác hoặc lao động hết hạn hợp đồng.
Tầm quan trọng của báo cáo tình hình sử dụng lao động:
- Giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành, tránh bị xử phạt hành chính, với mức phạt từ 5 triệu đồng đến 30 triệu đồng (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Là điều kiện bắt buộc để thực hiện các thủ tục như gia hạn giấy phép lao động, cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Căn cứ pháp lý mới nhất về báo cáo tình hình sử dụng lao động:
- Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, quy định về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về quản lý tình hình sử dụng lao động trong nước.
Thời hạn báo cáo doanh nghiệp cần nhớ:
Báo cáo định kỳ:
- 6 tháng đầu năm: trước ngày 05 tháng 07 hàng năm.
- 6 tháng cuối năm: trước ngày 05 tháng 01 của năm tiếp theo.
Báo cáo đột xuất: khi có biến động lớn về nhân sự như tăng, giảm lao động, tuyển mới hoặc thôi việc của người lao động nước ngoài.
👉 Xem thêm: Quy định pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng lao động
Lưu ý quan trọng:
Việc nộp báo cáo trễ hạn hoặc sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các thủ tục hành chính khác, đặc biệt là khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động hoặc cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc, đúng hạn và chính xác.
II. Hướng dẫn chi tiết 3 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mới nhất 2025 – 2026)
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online (trực tuyến)
Ưu điểm nổi bật:
- Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Thực hiện mọi thao tác trực tuyến chỉ trong vài phút, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
- Dễ theo dõi và tra cứu: Hồ sơ lưu trữ online, thuận tiện tra cứu khi cần.
- Giảm thiểu rủi ro mất hồ sơ: Không còn nỗi lo thất lạc tài liệu giấy tờ, tăng tính an toàn và chính xác.
Hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động:
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn, chọn đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, tại mục “Dịch vụ công”, chọn tính năng “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu theo đúng yêu cầu pháp luật:
- Mẫu số 01/PLI- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP: Áp dụng cho doanh nghiệp báo cáo lao động trong nước.
- Mẫu số 07 PLI- Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: Dành riêng cho báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm).
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin thật kỹ trước khi gửi để tránh sai sót, chỉnh sửa kịp thời nếu có lỗi.
Bước 5: Nhấn nút gửi hồ sơ online và nhận xác nhận điện tử ngay sau khi gửi thành công.
Lưu ý khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động online:
- Khuyến nghị nộp hồ sơ trước hạn từ 3 đến 5 ngày để tránh nghẽn hệ thống vào ngày cuối.
- Luôn lưu giữ xác nhận điện tử để làm bằng chứng chứng minh việc đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm pháp lý.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động
2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp tại Sở lao động- Thương binh và xã hội
Ưu điểm của hình thức báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp:
- Phù hợp với doanh nghiệp không quen thao tác trực tuyến: Các doanh nghiệp chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công hoặc không sử dụng chữ ký số có thể lựa chọn cách này.
- Hỗ trợ trực tiếp từ cán bộ phụ trách: Khi nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý, doanh nghiệp có thể được hướng dẫn cụ thể, giảm thiểu sai sót.
Hướng dẫn chi tiết quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp:
🔹 Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
- Mẫu số 01/PLI: Dành cho doanh nghiệp báo cáo lao động trong nước.
- Mẫu số 07/PLI: Áp dụng với báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm).
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu cần).
- Các giấy tờ bổ sung khác theo yêu cầu của từng địa phương.
🔹 Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
- Doanh nghiệp mang hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính để nộp trực tiếp.
- Một số địa phương có thể yêu cầu nộp hồ sơ tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện.
🔹 Bước 3: Nhận biên nhận xác nhận đã nộp
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ cấp giấy biên nhận, xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ báo cáo theo quy định.
🔹 Bước 4: Theo dõi kết quả xử lý
- Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận để kiểm tra tình trạng hồ sơ hoặc chuẩn bị bổ sung tài liệu nếu được yêu cầu.
Lưu ý quan trọng khi báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp:
✅ Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo đầy đủ và chính xác thông tin để tránh mất thời gian chỉnh sửa.
✅ Giữ lại giấy biên nhận để làm bằng chứng nộp hồ sơ đúng hạn, phòng trường hợp cơ quan quản lý cần xác nhận.
✅ Nộp hồ sơ đúng hạn (trước ngày 05/07 và 05/01 mỗi năm).
👉 Xem thêm: [Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất]
3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động qua đường bưu điện
Ưu điểm của hình thức báo cáo tình hình sử dụng lao động qua bưu điện:
- Thuận tiện, linh hoạt: Doanh nghiệp không cần đến trực tiếp cơ quan quản lý mà vẫn đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ báo cáo.
- Chủ động về thời gian: Có thể chuẩn bị hồ sơ trước và gửi đi sớm, tránh tình trạng quá tải vào ngày cận hạn nộp.
Hướng dẫn chi tiết quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động qua bưu điện:
🔹 Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định
- Mẫu số 01/PLI: Dành cho doanh nghiệp báo cáo lao động trong nước.
- Mẫu số 07/PLI: Dành riêng cho báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm).
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu có yêu cầu).
- Các tài liệu bổ sung khác theo quy định của địa phương.
🔹 Bước 2: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện
- Sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm để đảm bảo hồ sơ được giao đúng địa chỉ và đúng hạn.
- Gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Ghi rõ thông tin người nhận, đơn vị tiếp nhận, mục đích gửi hồ sơ để tránh thất lạc.
🔹 Bước 3: Lưu giữ biên nhận bưu điện
- Sau khi gửi, doanh nghiệp cần lưu lại biên nhận bưu điện làm bằng chứng đã nộp đúng hạn.
- Biên nhận này rất quan trọng trong trường hợp cần đối chứng hoặc khi cơ quan quản lý chưa nhận được hồ sơ.
Lưu ý quan trọng khi báo cáo qua bưu điện:
✅ Nộp hồ sơ trước hạn ít nhất 5 ngày, đảm bảo hồ sơ đến cơ quan quản lý đúng thời hạn.
✅ Ghi chính xác địa chỉ và bộ phận tiếp nhận để tránh hồ sơ bị chuyển nhầm hoặc thất lạc.
✅ Chọn dịch vụ chuyển phát nhanh có bảo đảm, tránh tình trạng hồ sơ bị mất hoặc đến muộn.
✅ Chủ động liên hệ với cơ quan quản lý sau khi gửi để xác nhận họ đã nhận được báo cáo.
👉 Xem thêm: [Những lưu ý khi báo cáo tình hình sử dụng lao động qua bưu điện]
III. Tại sao nên chọn dịch vụ tư vấn báo cáo tình hình sử dụng lao động của Công ty Luật HCC?
1. Kinh nghiệm và uy tín thực tế
- Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn lao động và pháp lý doanh nghiệp, hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Đã tư vấn thành công cho hơn 100.000 doanh nghiệp từ các tập đoàn lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM và nhiều tỉnh thành khác.
- Tỷ lệ hài lòng của khách hàng lên đến 98%, nhờ quy trình tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.
2. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn tại Công ty Luật HCC
✅ Tư vấn chi tiết, đầy đủ, đúng quy định pháp luật, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện báo cáo chính xác và hợp lệ.
✅ Giảm tối đa rủi ro xử phạt hành chính: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt có thể từ 5 – 30 triệu đồng nếu không thực hiện hoặc báo cáo sai quy định.
✅ Tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, không lo lắng về thủ tục hành chính.
3. Case Study thực tế – Giải pháp hiệu quả từ Luật HCC
Công ty TNHH Samsung Engineering Việt Nam – Khắc phục sự cố báo cáo tình hình sử dụng lao động kịp thời, tránh phạt 30 triệu đồng
📍 Doanh nghiệp: Công ty TNHH Samsung Engineering Việt Nam
📍 Địa chỉ: Tòa nhà Bitexco Financial Tower, Quận 1, TP.HCM
📍 Ngành nghề: Dịch vụ tư vấn kỹ thuật, xây dựng & vận hành nhà máy công nghiệp
📍 Người liên hệ: Ông Lê Hoàng Nam – Trưởng phòng nhân sự
Vấn đề gặp phải:
Samsung Engineering Việt Nam sử dụng hơn 50 lao động nước ngoài trong các dự án kỹ thuật tại Việt Nam. Tuy nhiên, do thay đổi nhân sự nội bộ, bộ phận hành chính đã quên thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài 6 tháng cuối năm, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt lên đến 30 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Giải pháp từ Công ty Luật HCC:
Ngay khi nhận được yêu cầu từ ông Lê Hoàng Nam, đội ngũ luật sư HCC đã nhanh chóng:
✅ Xác minh hồ sơ lao động nước ngoài trong hệ thống của công ty để đảm bảo tính chính xác.
✅ Hoàn thành gấp báo cáo theo đúng Mẫu số 07/PLI, đảm bảo đầy đủ thông tin về lao động nước ngoài.
✅ Tư vấn & hướng dẫn doanh nghiệp nộp báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công, rút ngắn thời gian xử lý.
✅ Làm việc trực tiếp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM, hỗ trợ doanh nghiệp giải trình lý do chậm nộp.
✅ Đề xuất phương án xử lý phù hợp, giúp doanh nghiệp tránh hoàn toàn mức phạt hành chính, đồng thời thiết lập quy trình báo cáo định kỳ chuyên nghiệp hơn.
Kết quả đạt được:
📌 Hoàn thành báo cáo đúng hạn, tránh hoàn toàn nguy cơ bị xử phạt.
📌 Thiết lập hệ thống báo cáo tự động, tránh bỏ sót trong các kỳ tiếp theo.
📌 Hỗ trợ công ty thuận lợi trong việc gia hạn giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài.
Bạn cũng đang gặp vấn đề tương tự?
Hãy để Công ty Luật HCC hỗ trợ bạn thực hiện dịch vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.
- 📞 Hotline: 0906271359
- 📧 Email: congtyluat.hcc@gmail.com
- 🌐 Website: Công ty Luật HCC
Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ đầy đủ quy định, tránh rủi ro xử phạt hành chính!
